Ewidencja nieobecności to część ewidencji czasu pracy rejestrująca dni, w których pracownik nie świadczył pracy, wraz z rodzajem nieobecności. Zapisuje się sam fakt i tytuł — urlop, choroba, opieka — ale nigdy jednostki chorobowej, która jest daną szczególnej kategorii.
Czym jest ewidencja nieobecności?
Ewidencja nieobecności nie jest odrębnym dokumentem, lecz elementem ewidencji czasu pracy. Rejestruje dni, w których pracownik nie świadczył pracy, oraz tytuł tej nieobecności — urlop wypoczynkowy, chorobę, opiekę nad członkiem rodziny czy zwolnienie okolicznościowe.
Zapis pełni dwie funkcje. Po pierwsze rozliczeniową: usprawiedliwiona nieobecność obniża wymiar czasu pracy o godziny przypadające do przepracowania w tym okresie, co jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia okresu rozliczeniowego. Po drugie dowodową — pozwala wykazać, że nieobecność miała podstawę.
Granicę wyznacza ochrona danych. W ewidencji odnotowuje się rodzaj nieobecności, ale nie jej przyczynę medyczną. Jednostka chorobowa, opis dolegliwości czy kod choroby to dane szczególnej kategorii, których pracodawca nie może przetwarzać w tym dokumencie.
Nieobecność nieusprawiedliwiona również podlega ewidencjonowaniu. Stanowi podstawę utraty wynagrodzenia za ten czas, a przy powtarzalności — dokumentację przydatną w postępowaniu porządkowym lub przy rozwiązaniu umowy.
Podstawa prawna
- art. 149 § 1 Kodeks pracy Ewidencja czasu pracy obejmuje nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, służąc prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Pracodawca może żądać od pracownika wyłącznie danych wskazanych w przepisie — zakres ewidencji nie może wykraczać poza rodzaj nieobecności. Zobacz w ISAP
- art. 130 § 3 Kodeks pracy Wymiar czasu pracy obniża się o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności przypadających do przepracowania zgodnie z rozkładem. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację pracowniczą przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności i dostępności. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
Co zapisuje się w ewidencji nieobecności
| Element | Zapis | Uwaga |
|---|---|---|
| Rodzaj nieobecności | tak | urlop, choroba, opieka, okolicznościowy |
| Okres nieobecności | tak | daty i liczba godzin |
| Jednostka chorobowa | nie | dana szczególnej kategorii |
| Numer zwolnienia lekarskiego | dopuszczalny | dla rozliczenia z ZUS |
| Nieobecność nieusprawiedliwiona | tak | podstawa utraty wynagrodzenia |
Jak to wygląda w praktyce
Pracownik przebywa 5 dni na zwolnieniu lekarskim. Kadry uzupełniają ewidencję.
Zapis prawidłowy: „niezdolność do pracy", daty, liczba godzin.
Zapis niedopuszczalny: nazwa choroby, kod jednostki chorobowej, opis dolegliwości.
Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne przy audytach RODO. Informacja o stanie zdrowia należy do danych szczególnej kategorii, więc jej przetwarzanie wymaga odrębnej podstawy, której ewidencja czasu pracy nie daje.
Nieobecność usprawiedliwiona obniża wymiar czasu pracy o godziny, które pracownik miał w tym czasie przepracować. Bez rzetelnej ewidencji rozliczenie okresu rozliczeniowego jest niemożliwe.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. To element ewidencji czasu pracy prowadzonej odrębnie dla każdego pracownika. Rejestruje dni bez świadczenia pracy wraz z tytułem nieobecności.
Nie. Odnotowuje się rodzaj nieobecności, na przykład niezdolność do pracy, ale nie jednostkę chorobową. To dana szczególnej kategorii, której pracodawca nie może przetwarzać w tym dokumencie.
Usprawiedliwiona nieobecność obniża wymiar o liczbę godzin, które pracownik miał w tym czasie przepracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Tak. Stanowi podstawę utraty wynagrodzenia za ten czas, a przy powtarzalności — dokumentację przydatną w postępowaniu porządkowym lub przy rozwiązaniu umowy.
Tak, numer e-ZLA jest potrzebny do rozliczenia z ZUS i nie ujawnia sam w sobie informacji o stanie zdrowia. Inaczej niż kod jednostki chorobowej, którego zapisywać nie wolno.
Tak samo jak całą ewidencję czasu pracy — przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
Osoby, którym jest to niezbędne do realizacji zadań — dział kadr i bezpośredni przełożony. Szeroki dostęp bywa kwestionowany, bo nieobecności pośrednio ujawniają informacje o zdrowiu.