Zatrudnianie cudzoziemców 2026: nowe zasady i obowiązki firmy

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce przestało być niszą, a w 2026 roku stało się jednym z najczęściej zmieniających się obszarów prawa pracy. Według danych ZUS na koniec czerwca 2026 r. do ubezpieczeń zgłoszonych było 1,34 mln cudzoziemców, o 8,2 proc. więcej niż rok wcześniej, z czego 901 tys. to obywatele Ukrainy. W ciągu kilkunastu miesięcy nałożyły się na siebie trzy zmiany. Pierwszą była nowa ustawa o powierzaniu pracy cudzoziemcom z czerwca 2025 r., drugą wygaszenie specustawy ukraińskiej od 5 marca 2026 r., a trzecią rozporządzenie, które od 22 sierpnia 2026 r. zamknęło pracę w ruchu bezwizowym dla obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli.

Dla działu kadr oznacza to, że procedury sprzed dwóch lat w wielu punktach są już nieaktualne. Błąd formalny bywa przy tym traktowany jak nielegalne powierzenie pracy. W tym artykule wyjaśniamy, które przepisy obowiązują w 2026 roku i jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy oraz osobę z procedury oświadczeniowej. Opisujemy też zmianę z sierpnia, obowiązki pracodawcy przed pierwszym dniem pracy i kary za uchybienia.

Zapamiętaj:

• Oświadczenia o powierzeniu pracy i powiadomienia składa się wyłącznie elektronicznie w serwisie praca.gov.pl.
• Przy oświadczeniu kopię pisemnej umowy trzeba przekazać do urzędu pracy przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca.
• Obywatela Ukrainy z ochroną czasową zatrudnisz na powiadomieniu złożonym w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Od 22 sierpnia 2026 r. obywatele Gruzji, Kolumbii i Wenezueli nie mogą podjąć pracy na zezwoleniu, jeśli przebywają w Polsce w ruchu bezwizowym.
• Za nielegalne powierzenie pracy grozi grzywna od 3000 zł do 50 000 zł, liczona osobno za każdego cudzoziemca.

Jakie przepisy regulują zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku?

Podstawowym aktem jest ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2025 r. poz. 621). Weszła w życie 1 czerwca 2025 r. i zastąpiła wcześniejsze przepisy rozproszone w ustawie o promocji zatrudnienia. Na nią nakładają się akty wykonawcze oraz ustawa wygaszająca rozwiązania dla obywateli Ukrainy, dlatego przed każdą rekrutacją trzeba ustalić, który reżim dotyczy konkretnej osoby.

Jedną z najbardziej odczuwalnych zmian z 2025 r. było zniesienie testu rynku pracy, czyli informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku. Urząd może jednak odmówić wpisu oświadczenia lub wydania zezwolenia. Dzieje się tak m.in. wtedy, gdy pracodawca zalega ze składkami ZUS albo podatkami, był karany za naruszenia przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców lub jego działalność nie uzasadnia zatrudnienia.

Na jakiej podstawie cudzoziemiec może legalnie pracować w Polsce?

Legalność pracy cudzoziemca zawsze opiera się na dwóch elementach: legalnym pobycie, który uprawnia do wykonywania pracy, oraz właściwym dokumencie po stronie pracodawcy. Brak któregokolwiek z nich oznacza nielegalne powierzenie pracy, nawet jeśli pracownik ma podpisaną umowę i jest zgłoszony do ZUS.

Zasady procedury oświadczeniowej opisuje Wortal Publicznych Służb Zatrudnienia. Od 1 grudnia 2025 r. obejmuje ona już tylko cztery państwa. Jak wyjaśnia Zielona Linia, dla obywatela Gruzji urząd nie wpisze nowego oświadczenia, choć osoby z oświadczeniem zarejestrowanym przed tą datą mogą pracować do końca jego ważności.

Co zmieniło się od 22 sierpnia 2026 r. dla obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli?

Od 22 sierpnia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 31 lipca 2026 r. w sprawie wykazu państw, których obywatele z zezwoleniem na pracę nie mogą jej wykonywać w ruchu bezwizowym. Na liście znalazły się Wenezuela, Gruzja i Kolumbia. Obywatel tych państw, który ma zezwolenie na pracę, musi teraz przebywać w Polsce na podstawie wizy albo innego tytułu pobytowego wskazanego w art. 3 ust. 3 pkt 1–5 ustawy.

Skala zmiany jest większa, niż sugeruje krótka lista. Kolumbijczycy byli w ostatnim roku najszybciej rosnącą grupą cudzoziemców w ZUS. Ich liczba wzrosła o 32 proc., do 23,2 tys. osób, a w ubezpieczeniach było też 22,1 tys. obywateli Gruzji. Jak podaje Prawo.pl, resort uzasadnia zmianę potrzebą lepszej weryfikacji celu wjazdu i ograniczenia nadużyć. Podobne obowiązki wobec obywateli tych państw wprowadziło już 12 krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Rozporządzenie przewiduje przepis przejściowy. Osoba, która rozpoczęła pracę na zezwoleniu w ruchu bezwizowym przed 22 sierpnia 2026 r., może ją kontynuować na dotychczasowych zasadach do upływu okresu pobytu bezwizowego. Po tym terminie dalsza praca wymaga wizy albo zezwolenia pobytowego, więc sprawdź daty wjazdu takich pracowników i zaplanuj z wyprzedzeniem, kto musi zmienić podstawę pobytu.

Jak zatrudnić obywatela Ukrainy po wygaszeniu specustawy?

Od 5 marca 2026 r. obowiązuje ustawa z 23 stycznia 2026 r. o wygaszeniu rozwiązań wynikających z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Podstawą pobytu osób, które uciekły przed wojną, jest teraz ochrona czasowa wynikająca z decyzji Rady UE, przedłużona do 4 marca 2027 r. Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. pozostają skuteczne, więc pracodawca nie musi ich ponawiać tylko z powodu zmiany przepisów.

Powiadomienie powiatowego urzędu pracy

Zgodnie z informacją Zielonej Linii pracodawca powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy, a powiadomienie jest bezpłatne. Od 5 marca 2026 r. ten sam tryb dotyczy również innych cudzoziemców korzystających w Polsce z ochrony czasowej, nie tylko obywateli Ukrainy. W powiadomieniu podaje się m.in. rodzaj umowy, stanowisko, miejsce pracy, stawkę wynagrodzenia i wymiar czasu pracy.

Kiedy trzeba złożyć ponowne powiadomienie?

Nowe powiadomienie, również w terminie 7 dni, składasz przy zmianie rodzaju umowy lub stanowiska. Ten sam obowiązek powstaje, gdy obniżasz wymiar czasu pracy, liczbę godzin w tygodniu lub miesiącu albo wynagrodzenie. W praktyce najłatwiej przeoczyć zmianę etatu. Informacja o obniżeniu wymiaru powinna więc trafiać do osoby odpowiedzialnej za powiadomienia w momencie podpisania aneksu, a nie przy naliczaniu wypłaty.

Do kiedy działa ścieżka powiadomień?

Osoby objęte ochroną czasową mogą pracować na podstawie powiadomienia do 4 marca 2027 r. Obywatele Ukrainy przebywający legalnie, ale bez ochrony czasowej, korzystają z tej ścieżki przez 3 lata od wejścia ustawy w życie, czyli do 4 marca 2029 r. Według analizy Grant Thornton ochrona czasowa wygasa przy wyjeździe z Polski na ponad 30 dni. Osoby, które uzyskały PESEL UKR bez ważnego dokumentu podróży, musiały potwierdzić tożsamość w urzędzie gminy do 31 sierpnia 2026 r. Jeśli któryś z Twoich pracowników tego nie zrobił, jego status mógł się zmienić i trzeba go zweryfikować przed dalszym powierzaniem pracy.

Jak wygląda procedura oświadczeniowa krok po kroku?

Procedura oświadczeniowa pozostaje najszybszą drogą zatrudnienia obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy, którzy nie korzystają z ochrony czasowej. Od czerwca 2025 r. każdy jej etap odbywa się w systemie teleinformatycznym, a dokumenty złożone w innej formie urząd pozostawia bez rozpoznania.

1. Opłata — przed złożeniem oświadczenia wnosisz 400 zł, które co do zasady nie podlegają zwrotowi.
2. Złożenie oświadczenia — przez praca.gov.pl, dla pracy innej niż sezonowa i na okres nie dłuższy niż 24 miesiące.
3. Wpis do ewidencji — powiatowy urząd pracy sprawdza m.in. zaległości w ZUS i podatkach oraz to, czy oświadczenie nie ma charakteru pozornego.
4. Pisemna umowa i kopia dla urzędu — przed dopuszczeniem do pracy zawierasz umowę na piśmie, z tłumaczeniem na język zrozumiały dla cudzoziemca, i przekazujesz jej kopię organowi, który wpisał oświadczenie.
5. Informacja o podjęciu pracy — w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, a jeśli cudzoziemiec pracy nie podjął, w ciągu 14 dni.
6. Zgłoszenie do ubezpieczeń — w ciągu 7 dni, tak jak w przypadku każdego innego pracownika.

Zgłoszenie wcześniejszego zakończenia pracy powoduje wygaśnięcie oświadczenia z mocy prawa. Jeżeli ta sama osoba ma wrócić do firmy, podstawę zatrudnienia trzeba ustalić od nowa.

Jakie obowiązki ma pracodawca przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy?

Legalność zatrudnienia cudzoziemca ocenia się na podstawie dokumentów, które pracodawca powinien mieć w aktach jeszcze przed pierwszym dniem pracy. Okręgowy Inspektorat Pracy w Białymstoku wymienia wśród nich żądanie ważnego dokumentu pobytowego przed rozpoczęciem pracy i przechowywanie jego kopii przez cały okres zatrudnienia oraz kolejne dwa lata.

• Dokument pobytowy — sprawdź, czy tytuł pobytu uprawnia do pracy, i zachowaj kopię. Kopie dołącz do akt zgodnie z zasadami opisanymi w artykule o dokumentacji pracowniczej.
• Pisemna umowa — praca bez umowy na piśmie jest jedną z ustawowych postaci nielegalnego powierzenia pracy. Warunki muszą być zgodne z tymi, które wskazano w zezwoleniu, oświadczeniu lub powiadomieniu.
• Wynagrodzenie — nie niższe niż minimalne, które w 2026 r. wynosi 4806 zł brutto miesięcznie i 31,40 zł brutto za godzinę. Od stycznia 2027 r. kwoty wzrosną, co opisujemy w tekście o płacy minimalnej 2027.
• Stanowisko i wymiar — praca na innym stanowisku lub w innym wymiarze niż w dokumencie legalizującym to również nielegalne powierzenie pracy.

Cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę ma te same prawa co pracownik z polskim obywatelstwem. Obowiązuje go ta sama ewidencja czasu pracy, te same limity nadgodzin i odpoczynków. Rzetelna ewidencja jest tu podwójnie ważna, bo pozwala wychwycić moment, w którym faktyczny wymiar godzin rozjeżdża się z tym, który zgłoszono w urzędzie pracy. Elektroniczny system, taki jak RCPonline, pokazuje rzeczywiste godziny pracy każdej osoby i ułatwia sprawdzenie, czy zmiana grafiku nie wymaga ponownego powiadomienia.

Jakie kary grożą za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi?

Ustawa z 2025 r. wyraźnie podniosła sankcje. Według Zielonej Linii kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega grzywnie od 3000 zł do 50 000 zł. Wcześniej widełki wynosiły od 1000 zł do 30 000 zł. Kara nie jest liczona jednorazowo dla firmy, lecz rośnie proporcjonalnie do liczby osób zatrudnionych nielegalnie. Dane o mandatach i karach za umyślne naruszenia pochodzą z komunikatu PIP, a kwotę za brak powiadomienia podaje wspomniana analiza Grant Thornton.

Konsekwencje nie kończą się na grzywnie. Ukarany pracodawca musi liczyć się z odmową wpisu kolejnych oświadczeń i wydania zezwoleń, co przy firmie opartej na pracy cudzoziemców oznacza zatrzymanie rekrutacji. Jeżeli korzystasz z pracowników kierowanych przez agencję, poproś o potwierdzenie podstaw legalizacji ich pracy, a zasady takiej współpracy opisujemy w artykule o agencjach pracy tymczasowej.

Jakie zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców są zapowiadane?

Najbliższa twarda data to 4 marca 2027 r., kiedy zgodnie z obecną decyzją Rady UE kończy się ochrona czasowa dla obywateli Ukrainy. Do tego czasu pracodawcy zatrudniający osoby z PESEL UKR powinni ustalić, kto przejdzie na zezwolenie pobytowe. Trzeba też sprawdzić, kto skorzysta z okresu przejściowego do 2029 r., a kto będzie potrzebował nowej podstawy zatrudnienia.

Równolegle trwają prace nad nowelizacją ustawy z 2025 r. W wykazie prac legislacyjnych rządu projekt ma zostać przyjęty w III kwartale 2026 r. Przewiduje zwolnienie z obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę obywateli m.in. Australii, Kanady, Japonii, Korei Południowej, USA i Wielkiej Brytanii, co według autorów może dotyczyć maksymalnie 5–10 tys. spraw rocznie. W zamian pracodawcy mieliby elektronicznie powiadamiać urząd o warunkach pracy wszystkich cudzoziemców zwolnionych z zezwoleń. Projekt nie ma jeszcze daty wejścia w życie, więc na razie traktuj go jako zapowiedź, a nie obowiązujące prawo.

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w 2026 roku wymaga pilnowania kilku równoległych ścieżek. Są to powiadomienia dla osób z ochroną czasową, oświadczenia dla obywateli czterech państw i zezwolenia dla pozostałych. Zmiana z 22 sierpnia 2026 r. pokazała, że lista uprawnień może się zmienić rozporządzeniem w ciągu kilku tygodni. Przepis przejściowy chroni tylko osoby, które zaczęły pracę wcześniej.

Przed kolejną rekrutacją warto przejrzeć akta obecnych pracowników z zagranicy pod kątem trzech zasad:

• Dokumenty przed pierwszym dniem — tytuł pobytowy, pisemna umowa z tłumaczeniem i kopia umowy w urzędzie pracy muszą być gotowe, zanim cudzoziemiec zacznie pracę.
• Terminy 7 i 14 dni — powiadomienia o podjęciu pracy, niepodjęciu pracy i zmianie warunków mają krótkie terminy, a ich przekroczenie kosztuje.
• Daty graniczne — 4 marca 2027 r. dla ochrony czasowej, 4 marca 2029 r. dla okresu przejściowego i koniec pobytu bezwizowego dla obywateli Gruzji, Kolumbii i Wenezueli zatrudnionych przed 22 sierpnia 2026 r.