Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach potwierdza fakt zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia. Kodeks pracy nie określa jego wzoru ani terminu wydania — w odróżnieniu od świadectwa pracy, które jest instytucją ustawową.
Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach?
Zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach potwierdza fakt pozostawania w zatrudnieniu oraz wysokość osiąganego wynagrodzenia. Wydaje się je zwykle na potrzeby instytucji finansowych, organów wypłacających świadczenia albo wynajmujących.
W odróżnieniu od świadectwa pracy nie jest instytucją uregulowaną w Kodeksie pracy. Nie ma narzuconego wzoru ani ustawowego terminu wydania, choć w praktyce traktuje się je jako element bieżącej obsługi pracownika.
Treść zaświadczenia zależy od celu, w jakim jest wydawane. Obowiązuje przy tym ograniczenie do danych niezbędnych — zaświadczenie nie powinno zawierać informacji wykraczających poza potrzebę instytucji, do której trafia.
Warto odróżniać je od świadectwa pracy. Świadectwo wydaje się z mocy przepisu w dniu ustania stosunku pracy, bez wniosku pracownika, i dokumentuje przebieg zatrudnienia, a nie bieżącą wysokość wynagrodzenia.
Podstawa prawna
- art. 97 § 1 Kodeks pracy W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca wydaje świadectwo pracy — to odrębna instytucja od zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Zobacz pełny przepis
- art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Dane potrzebne do wystawienia zaświadczenia pochodzą z dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę. Zobacz w ISAP
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Zakres danych ujmowanych w zaświadczeniu pozostaje ograniczony do niezbędnych do celu, w jakim jest wydawane. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację i wydawane na jej podstawie zaświadczenia przechowuje się z zachowaniem poufności. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 10 sierpnia 2026
Zaświadczenie a świadectwo pracy
| Cecha | Zaświadczenie | Świadectwo pracy |
|---|---|---|
| Podstawa ustawowa | brak | art. 97 § 1 k.p. |
| Moment wydania | w trakcie zatrudnienia, na wniosek | w dniu ustania stosunku pracy |
| Wzór | brak narzuconego | określony w przepisach |
| Treść | zatrudnienie i wynagrodzenie | przebieg zatrudnienia |
| Cel | kredyt, świadczenia, najem | dokumentowanie zatrudnienia |
| Zakres danych | niezbędny do celu | określony przepisami |
Jak to wygląda w praktyce
Pracownik prosi o zaświadczenie na potrzeby wniosku kredytowego.
Zakres: fakt zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, wysokość wynagrodzenia.
Ograniczenie: dane niezbędne do celu, w jakim zaświadczenie jest wydawane.
Instytucja finansowa może wskazać własny formularz — Kodeks pracy nie narzuca wzoru, więc jego wypełnienie jest dopuszczalne w granicach niezbędnego zakresu.
Zaświadczenia nie należy mylić ze świadectwem pracy. To drugie wydaje się z mocy przepisu w dniu ustania stosunku pracy, bez wniosku pracownika.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Nie ma narzuconego wzoru ani ustawowego terminu wydania — w odróżnieniu od świadectwa pracy, które jest instytucją kodeksową.
Fakt zatrudnienia, rodzaj umowy, zajmowane stanowisko oraz wysokość wynagrodzenia — w zakresie niezbędnym do celu, w jakim jest wydawane.
Tak. Kodeks nie narzuca wzoru, więc wypełnienie formularza banku czy urzędu jest dopuszczalne w granicach niezbędnego zakresu danych.
Świadectwo wydaje się z mocy przepisu w dniu ustania stosunku pracy i dokumentuje jego przebieg. Zaświadczenie dotyczy bieżącego zatrudnienia i zarobków.
Nie wynika to wprost z Kodeksu pracy, ale odmowa bez uzasadnienia bywa trudna do obrony, skoro dane pochodzą z prowadzonej obowiązkowo dokumentacji.
Przepisy go nie określają. Warto ustalić wewnętrznie termin realizacji, bo brak jasnej zasady generuje zgłoszenia ponaglające.
Z dokumentacji pracowniczej i listy płac prowadzonych przez pracodawcę — nie wymaga to zbierania nowych informacji o pracowniku.