Słowniczek HR

Zgoda na przetwarzanie danych

Wszystkie pojęcia
W skrócie

Zgoda to jedna z podstaw przetwarzania danych pracownika, potrzebna wyłącznie poza katalogiem ustawowym. Musi być dobrowolna, a jej brak nie może rodzić negatywnych konsekwencji — co ogranicza jej użyteczność w relacji pracodawca–pracownik.

Czym jest zgoda na przetwarzanie danych?

Zgoda jest jedną z podstaw przetwarzania danych osobowych w zatrudnieniu, ale nie podstawą główną. Dane wymienione w katalogu ustawowym pracodawca przetwarza na podstawie przepisu prawa — zgoda jest wtedy zbędna, a jej zbieranie tworzy pozorną podstawę.

Rzeczywiste zastosowanie zgody obejmuje dane spoza katalogu, przekazywane z inicjatywy pracownika lub kandydata, oraz dane szczególnych kategorii, w tym biometryczne i dotyczące zdrowia.

Kluczowe ograniczenie dotyczy skutków odmowy. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji dla pracownika czy kandydata.

Z tego wynika praktyczna słabość zgody w relacji pracowniczej. Jeżeli odmowa uniemożliwia wykonywanie pracy — jak przy rejestracji wejść wyłącznie metodą biometryczną — dobrowolność zgody staje się wątpliwa, więc konieczne jest zapewnienie realnej alternatywy.

Podstawa prawna

  • art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Pracodawca żąda od kandydata imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia i przebiegu zatrudnienia — gdy jest to niezbędne dla stanowiska. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania, numeru PESEL oraz danych niezbędnych ze względu na szczególne uprawnienia pracodawca żąda po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹a § 1 Kodeks pracy Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 22¹ § 1 i 3, z wyjątkiem danych, o których mowa w art. 10 RODO. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹a § 2 Kodeks pracy Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania, a w szczególności nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹b § 1 Kodeks pracy Dane szczególnych kategorii przetwarza się za zgodą, gdy przekazanie następuje z inicjatywy osoby, której dotyczą; dane biometryczne — także gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji. Zobacz pełny przepis

Stan prawny na 7 sierpnia 2026

Kiedy zgoda jest potrzebna

DanePodstawa przetwarzaniaZgoda
Katalog z art. 22¹przepis prawaniepotrzebna
Dane spoza kataloguzgoda z inicjatywy pracownikapotrzebna
Dane szczególnych kategoriizgoda z inicjatywy osobypotrzebna
Dane biometrycznezgoda albo kontrola dostępupotrzebna, z alternatywą
Baza kandydatów na przyszłośćzgodapotrzebna
Skutek braku zgodyzakaz negatywnych konsekwencjiart. 22¹a § 2 k.p.

Jak to wygląda w praktyce

Firma chce wprowadzić rejestrację czasu pracy odciskiem palca dla wszystkich pracowników.

Status danych: biometryczne — szczególna kategoria.

Wymóg: zgoda oraz metoda alternatywna dla osób, które jej nie udzielą.

Zakaz: jakiekolwiek negatywne konsekwencje braku zgody.

Uzależnienie wstępu do zakładu od udzielenia zgody podważa jej dobrowolność, a tym samym ważność podstawy przetwarzania.

Dane z katalogu ustawowego przetwarza się bez zgody. Zbieranie zgód „na wszelki wypadek” dla danych, które i tak przysługują z mocy przepisu, tworzy pozorną podstawę i zaciemnia rzeczywisty zakres.

Najczęściej zadawane pytania

Przy danych spoza katalogu ustawowego, przekazywanych z inicjatywy pracownika, oraz przy danych szczególnych kategorii, w tym biometrycznych i o zdrowiu.

Nie. Przetwarza się je na podstawie przepisu prawa, a zbieranie zgód na wszelki wypadek tworzy pozorną podstawę i zaciemnia rzeczywisty zakres.

Brak zgody ani jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji.

Przetwarzanie wymaga zgody albo niezbędności ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, a w praktyce także metody alternatywnej.

Bo musi być dobrowolna. Gdy odmowa uniemożliwia wykonywanie pracy, dobrowolność staje się wątpliwa, a wraz z nią ważność podstawy przetwarzania.

Tak, w każdym momencie. Wycofanie nie może rodzić negatywnych konsekwencji, a pracodawca powinien zaprzestać przetwarzania opartego na tej podstawie.

Tak. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wykracza poza cel bieżącego naboru i wymaga odrębnej zgody kandydata.

Przejdź do pełnej listy pojęć