Rejestracja czasu pracy z lokalizacją GPS polega na zapisaniu współrzędnych telefonu w chwili, gdy pracownik odbija wejście lub wyjście w aplikacji mobilnej. Rozwiązanie najczęściej wybierają firmy z pracownikami w terenie, na budowach i w wielu placówkach, gdzie stały czytnik przy drzwiach nie ma sensu. Dane o położeniu są jednak danymi osobowymi, a ich zbieranie w pracy to forma monitoringu, którą reguluje art. 22³ Kodeksu pracy w związku z RODO.
W tym artykule wyjaśniamy, jak działa lokalizacja w aplikacjach do ewidencji czasu pracy, dla jakich firm ma sens i jakie warunki prawne trzeba spełnić przed jej uruchomieniem. Opisujemy też, co dokładnie zapisuje funkcja lokalizacji w RCPonline, czym różni się wariant BASIC od PREMIUM i co zrobić, gdy pracownik nie udostępni lokalizacji w telefonie.
W skrócie
Lokalizacja przy rejestracji czasu pracy to inna forma monitoringu w rozumieniu art. 22³ § 4 KP. Pracodawca może ją wprowadzić, jeśli jest konieczna do organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy lub do właściwego użytkowania narzędzi pracy. Cele, zakres i sposób monitoringu trzeba wpisać do regulaminu pracy, układu zbiorowego albo obwieszczenia i poinformować pracowników najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Zgoda pracownika nie jest podstawą takiego monitoringu, a dane trzeba ograniczyć do tego, co niezbędne (art. 5 RODO).
Podstawa prawna
- art. 22¹a, art. 22² § 6–10 i art. 22³ Kodeksu pracy — zgoda pracownika, zasady wprowadzania monitoringu, inne formy monitoringu (tekst jedn. Dz.U. 2026 poz. 1245)
- art. 5, 6, 13 i 35 rozporządzenia 2016/679 (RODO) — zasady przetwarzania, podstawy prawne, obowiązek informacyjny, ocena skutków
Stan prawny na: 5 listopada 2026 r.
Zapamiętaj:
- Lokalizacja pracownika to dane osobowe, a jej rejestrowanie w pracy to monitoring w rozumieniu art. 22³ § 4 KP.
- Cele, zakres i sposób monitoringu ustala się w regulaminie pracy, układzie zbiorowym albo obwieszczeniu, a pracowników informuje się co najmniej 2 tygodnie przed startem.
- Brak zgody pracownika na udostępnienie lokalizacji w telefonie nie może powodować negatywnych konsekwencji — trzeba zapewnić mu inną metodę rejestracji.
Jak działa lokalizacja w aplikacjach do rejestracji czasu pracy?
Smartfon określa położenie na podstawie sygnałów z satelitów nawigacyjnych. Odbiornik mierzy czas, w jakim sygnał dotarł z każdego satelity, i na tej podstawie wylicza odległość. Do wyznaczenia pozycji w trzech wymiarach potrzebuje sygnału z co najmniej czterech satelitów — trzy wyznaczają punkt, czwarty koryguje błąd zegara w telefonie. Wynikiem są współrzędne geograficzne: szerokość, długość i wysokość.
Telefony wspierają pomiar danymi z sieci komórkowej i Wi-Fi, dzięki czemu pozycja pojawia się szybciej, także w budynkach. Dokładność zależy od liczby widocznych satelitów, zabudowy, ukształtowania terenu i warunków atmosferycznych. W gęstej zabudowie miejskiej, w halach i w podziemnych parkingach błąd pomiaru rośnie, co warto uwzględnić przy ustalaniu obszaru, z którego pracownik ma się rejestrować.
Aplikacja do ewidencji czasu pracy nie musi śledzić telefonu przez cały dzień. W najprostszym modelu zapisuje współrzędne tylko w chwili zdarzenia — rozpoczęcia pracy, przerwy albo zakończenia pracy. Takie podejście daje odpowiedź na pytanie „skąd pracownik się zarejestrował”, a jednocześnie ogranicza ilość zbieranych danych.
Dla kogo rejestracja czasu pracy z lokalizacją?
Lokalizacja przy odbiciu jest przydatna tam, gdzie praca odbywa się w zmiennych miejscach albo w wielu placówkach. Najczęstsze zastosowania to:
- pracownicy mobilni — przedstawiciele handlowi, serwisanci, technicy, kurierzy, którzy zaczynają dzień u klienta, a nie w biurze;
- budownictwo — ekipy przemieszczające się między budowami, gdzie trzeba wiedzieć, ile godzin przepracowano na danym obiekcie;
- firmy wielooddziałowe — sieci sklepów, punktów usługowych i magazynów, gdzie pracownik może zaczynać zmianę w różnych miejscach;
- ochrona i usługi porządkowe — praca na obiektach klientów, rozliczana według miejsca wykonania;
- projekty realizowane u klientów — gdy czas pracy trzeba przypisać do konkretnej lokalizacji, żeby rozliczyć projekt.
Lokalizacja nie zastępuje ewidencji czasu pracy, tylko ją uzupełnia. Obowiązek prowadzenia ewidencji wynika z art. 149 KP i dotyczy wszystkich pracowników, niezależnie od tego, gdzie pracują. Jak zbudować ewidencję dla zespołu rozproszonego, opisaliśmy we wpisie o tym, czym jest ewidencja czasu pracy i jakie wymogi obowiązują w 2026 roku.
Lokalizacja a praca zdalna
Przy pracy zdalnej lokalizacja wymaga szczególnej ostrożności. Pracownik wykonuje pracę w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, najczęściej w swoim mieszkaniu, więc zapis współrzędnych oznacza w praktyce zapis adresu domowego przy każdym odbiciu. Taki zakres danych trudno uzasadnić celami z art. 22³ § 1 KP. Dla pracowników zdalnych zwykle wystarcza rejestracja przez przeglądarkę albo aplikację z wyłączoną lokalizacją. Rozwiązania dla takich zespołów opisuje strona praca zdalna i hybrydowa.
Lokalizacja pracownika a Kodeks pracy
Kodeks pracy wprost reguluje dwa rodzaje monitoringu: wizyjny (art. 22²) i poczty elektronicznej (art. 22³ § 1). Monitoring lokalizacji mieści się w art. 22³ § 4, który każe stosować te same zasady do innych form monitoringu, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów z § 1. Tymi celami są zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Z odesłania do art. 22² § 6–10 wynikają konkretne obowiązki pracodawcy:
- Ustal cele, zakres i sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli nie masz obowiązku tworzenia regulaminu (art. 22² § 6).
- Poinformuj pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty w firmie, najpóźniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7).
- Przekaż nowemu pracownikowi informacje o celach, zakresie i sposobie monitoringu w postaci papierowej lub elektronicznej przed dopuszczeniem go do pracy (art. 22² § 8).
- Spełnij obowiązek informacyjny z art. 13 RODO — przepisy KP go nie zastępują (art. 22² § 10).
Monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika (art. 22³ § 2). W praktyce oznacza to, że lokalizacja powinna być zbierana wyłącznie w czasie pracy i w związku z jej wykonywaniem. Zapisywanie położenia po godzinach, w czasie przerw na sprawy prywatne albo w dni wolne wykracza poza cele, które dopuszcza przepis. Szersze omówienie monitoringu w firmie znajdziesz w artykule o tym, co pracodawca może legalnie nagrywać.
RODO a dane lokalizacyjne pracowników
Współrzędne powiązane z konkretnym pracownikiem są danymi osobowymi, więc do ich przetwarzania stosuje się RODO. Najważniejsze są zasady z art. 5 ust. 1, które przekładają się na konkretne decyzje przy wdrożeniu.
| Zasada RODO | Co oznacza przy lokalizacji |
|---|---|
| Ograniczenie celu | Lokalizacja służy potwierdzeniu miejsca rejestracji czasu pracy albo rozliczeniu pracy w terenie — nie ocenie prywatnych zachowań pracownika. |
| Minimalizacja danych | Jeśli wystarczy punkt przy odbiciu, nie zbieraj trasy z całego dnia. |
| Ograniczenie przechowywania | Określ, jak długo przechowujesz dane lokalizacyjne, i usuwaj je po osiągnięciu celu. |
| Integralność i poufność | Dostęp do map i raportów lokalizacji powinny mieć tylko osoby, które tego potrzebują. |
| Przejrzystość | Pracownik wie, kiedy i po co zbierana jest jego lokalizacja (art. 13 RODO). |
Podstawą przetwarzania jest przepis prawa i interes pracodawcy, a nie zgoda. Art. 22¹a KP pozwala opierać się na zgodzie pracownika tylko przy danych spoza katalogu z art. 22¹ i zastrzega, że brak zgody albo jej wycofanie nie może prowadzić do niekorzystnego traktowania (§ 2). Przy systematycznym monitorowaniu lokalizacji dużej grupy pracowników warto przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych z art. 35 RODO, bo przepis wymaga jej wtedy, gdy przetwarzanie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą. Więcej o ochronie danych w systemach RCP przeczytasz we wpisie rejestracja czasu pracy online a RODO.
Jak działa lokalizacja w RCPonline?
W RCPonline lokalizacja jest funkcją aplikacji mobilnej na Androida i iOS. Funkcja ma dwa warianty, które różnią się zakresem zbieranych danych.
| Wariant | Co zapisuje | Jak wyznacza się obszar |
|---|---|---|
| Lokalizacja BASIC | punkt na mapie w chwili odbicia (rozpoczęcie, przerwa, zakończenie pracy) | obszar kołowy — punkt na mapie i promień |
| Lokalizacja PREMIUM | trasa pracownika w czasie pracy | obszary wielokątne, które lepiej oddają kształt budowy, hali albo osiedla |
Wariant BASIC odpowiada na pytanie, skąd pracownik zarejestrował zdarzenie. Administrator widzi na mapie miejsce odbicia i może sprawdzić, czy mieściło się ono w wyznaczonym obszarze, na przykład czy ekipa nie rozpoczęła pracy już w drodze na budowę. Wariant PREMIUM jest przeznaczony dla firm, które muszą odtworzyć przebieg pracy w terenie, i oznacza szerszy zakres danych. Dlatego przed jego włączeniem trzeba szczególnie starannie opisać cel w regulaminie pracy. Szczegóły obu wariantów opisuje strona rozwiązania mobilne i lokalizacja.
Lokalizacje można też powiązać z raportami czasu pracy. Firma definiuje swoje miejsca pracy, a raport pokazuje, ile czasu każdy pracownik przepracował w poszczególnych lokalizacjach. Ułatwia to rozliczanie projektów i kosztów obiektów.
Co, jeśli pracownik nie udostępni lokalizacji?
Aplikacja korzysta z lokalizacji dopiero po udzieleniu uprawnienia w systemie telefonu. Jeśli pracownik go nie udzieli, pracodawca nie może wyciągać z tego negatywnych konsekwencji i powinien zapewnić inną metodę rejestracji. RCPonline obsługuje kilka metod niezależnych od GPS: kody QR, NFC, czytniki, panel WWW, a także rejestrację przez e-mail i SMS z adresu albo numeru przypisanego do pracownika. Przegląd metod znajdziesz na stronie ewidencji czasu pracy.
Jak wdrożyć lokalizację zgodnie z przepisami — lista kontrolna
- Określ cel: potwierdzenie miejsca odbicia, rozliczenie pracy w terenie albo przypisanie czasu do obiektów.
- Wybierz najwęższy wariant, który realizuje cel — punkt przy odbiciu zamiast trasy, jeśli trasa nie jest potrzebna.
- Wpisz cele, zakres i sposób monitoringu do regulaminu pracy albo obwieszczenia.
- Poinformuj pracowników co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem i przygotuj klauzulę informacyjną z art. 13 RODO.
- Ustal okres przechowywania danych lokalizacyjnych i krąg osób z dostępem do map.
- Zapewnij alternatywną metodę rejestracji dla osób bez smartfona albo bez zgody na lokalizację.
- Przekazuj informacje o monitoringu każdemu nowemu pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy.
Podsumowanie
Lokalizacja przy rejestracji czasu pracy ułatwia ewidencję w firmach, w których praca nie odbywa się pod jednym adresem. Prawnie jest to monitoring z art. 22³ § 4 KP, więc wymaga wpisu do regulaminu pracy lub obwieszczenia, dwutygodniowego uprzedzenia pracowników i spełnienia obowiązków z RODO. Zakres danych powinien wynikać z celu: punkt przy odbiciu wystarcza do potwierdzenia miejsca rejestracji, trasa jest uzasadniona tylko tam, gdzie trzeba odtworzyć przebieg pracy w terenie.
- Opisz cel i zakres monitoringu w regulaminie pracy, zanim włączysz lokalizację w aplikacji.
- Zbieraj lokalizację tylko w czasie pracy i tylko w zakresie potrzebnym do celu.
- Zapewnij inną metodę rejestracji pracownikom, którzy nie udostępnią lokalizacji.
Szymon Mojsak
