List motywacyjny to dokument uzupełniający aplikację, w którym kandydat uzasadnia zainteresowanie stanowiskiem. Jego wymaganie jest dopuszczalne, ale nie może służyć pozyskiwaniu danych spoza katalogu dla etapu rekrutacji.
Czym jest list motywacyjny?
List motywacyjny uzupełnia aplikację o uzasadnienie zainteresowania stanowiskiem i wskazanie związku doświadczenia kandydata z wymaganiami roli. Jego wymaganie w procesie rekrutacji jest dopuszczalne.
Granicą jest zakres oczekiwanych informacji. Wymóg zamieszczenia w liście danych spoza katalogu przewidzianego dla etapu rekrutacji jest niedopuszczalny — dokument nie może służyć pozyskiwaniu okrężną drogą informacji, których pracodawca nie mógłby żądać wprost.
Gdy kandydat z własnej inicjatywy poda dane dodatkowe, podstawą ich przetwarzania jest jego zgoda. Brak takich informacji nie może jednak wpływać na ocenę aplikacji ani powodować negatywnych konsekwencji.
Ocena listu podlega tym samym regułom co pozostałe elementy selekcji: kryteria muszą być obiektywne i stosowane jednakowo, a dokument po zakończeniu naboru usuwa się razem z resztą aplikacji.
Podstawa prawna
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia i przebiegu zatrudnienia — gdy są niezbędne dla stanowiska. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹a § 1 Kodeks pracy Zgoda kandydata może stanowić podstawę przetwarzania innych danych niż wymienione w katalogu ustawowym. Zobacz w ISAP
- art. 18³a § 1 Kodeks pracy Kryteria oceny aplikacji podlegają zasadzie równego traktowania w zakresie nawiązania stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹a § 2 Kodeks pracy Brak zgody na przetwarzanie danych dodatkowych nie może powodować negatywnych konsekwencji dla kandydata. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 10 sierpnia 2026
List motywacyjny w procesie
| Zagadnienie | Zasada | Uwaga |
|---|---|---|
| Wymaganie listu | dopuszczalne | element aplikacji |
| Zakres treści | związany z wymaganiami stanowiska | art. 22¹ § 1 k.p. |
| Dane dodatkowe | z inicjatywy kandydata | art. 22¹a § 1 k.p. |
| Dane spoza katalogu | nie jako wymóg | zakaz pozyskiwania okrężną drogą |
| Ocena | kryteria jednakowe | art. 18³a § 1 k.p. |
| Retencja | jak przy pozostałych dokumentach | usunięcie po naborze |
Jak to wygląda w praktyce
Ogłoszenie wymaga listu motywacyjnego zawierającego informacje o sytuacji rodzinnej kandydata.
Status: wymóg niedopuszczalny — dane spoza katalogu dla etapu rekrutacji.
Dopuszczalne: uzasadnienie zainteresowania stanowiskiem i opis doświadczenia.
List motywacyjny nie może służyć pozyskiwaniu okrężną drogą informacji, których pracodawca nie mógłby żądać wprost.
Gdy kandydat sam poda dane dodatkowe, ich przetwarzanie opiera się na jego zgodzie — ale brak takich informacji nie może wpływać na ocenę aplikacji.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Wymaganie tego dokumentu w procesie rekrutacji jest dopuszczalne jako element aplikacji.
Danych spoza katalogu dla etapu rekrutacji — list nie może służyć pozyskiwaniu okrężną drogą informacji, których nie można żądać wprost.
Podstawą ich przetwarzania jest jego zgoda. Brak takich informacji nie może wpływać na ocenę aplikacji.
Według obiektywnych kryteriów odnoszących się do wymagań stanowiska, stosowanych jednakowo wobec wszystkich kandydatów.
Usunąć razem z resztą aplikacji, chyba że kandydat wyraził odrębną zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach.
Zależy od stanowiska. Przy rolach wymagających komunikacji pisemnej bywa użyteczną próbką, przy pozostałych często powiela treść życiorysu.
Może, jeżeli był wymaganym elementem aplikacji i wymóg ten zastosowano jednakowo wobec wszystkich kandydatów.