Karta płacowa to dokument ewidencjonujący wypłacone pracownikowi wynagrodzenie i inne świadczenia w danym roku. Stanowi część dokumentacji pracowniczej prowadzonej poza aktami osobowymi i przechowywanej przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia.
Czym jest karta płacowa?
Karta płacowa ewidencjonuje wynagrodzenie i inne świadczenia wypłacone pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Stanowi odrębną część dokumentacji pracowniczej, prowadzoną obok akt osobowych, ewidencji czasu pracy i dokumentacji urlopowej.
Jej znaczenie ujawnia się po latach. Pozwala odtworzyć historię wynagrodzeń niezależnie od systemu płacowego, który w międzyczasie mógł zostać wymieniony, i stanowi podstawę wystawiania zaświadczeń o zarobkach na potrzeby emerytalne czy kredytowe.
Okres przechowywania odpowiada pozostałej dokumentacji pracowniczej: przez czas zatrudnienia i dziesięć lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku. Starsze umowy objęte są okresem pięćdziesięcioletnim, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny.
Kartę można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej. W obu przypadkach obowiązuje wymóg zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność przez cały okres przechowywania.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy — karty wypłaconego wynagrodzenia stanowią jej odrębną część. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację przechowuje się w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność. Zobacz w ISAP
- art. 85 § 2 Kodeks pracy Termin wypłaty wynagrodzenia — do 10 dnia następnego miesiąca — wyznacza rytm zapisów w karcie. Zobacz pełny przepis
- art. 94⁷ Kodeks pracy Pracownik i były pracownik mogą żądać wydania kopii dokumentacji pracowniczej, w tym karty płacowej. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
Karta płacowa w dokumentacji
| Cecha | Zasada | Podstawa |
|---|---|---|
| Miejsce przechowywania | poza aktami osobowymi | rozporządzenie o dokumentacji |
| Zakres | wypłacone wynagrodzenie i świadczenia | art. 94 pkt 9a k.p. |
| Okres przechowywania | 10 lat po zatrudnieniu | umowy od 1.01.2019 r. |
| Prawo wglądu | pracownik i były pracownik | art. 94⁷ k.p. |
| Postać | papierowa lub elektroniczna | art. 94 pkt 9a k.p. |
Jak to wygląda w praktyce
Były pracownik potrzebuje zaświadczenia o zarobkach sprzed czterech lat do celów emerytalnych.
Źródło danych: karta płacowa z tamtego okresu.
Dostępność: dokumentacja przechowywana 10 lat po zakończeniu zatrudnienia.
To praktyczna funkcja karty płacowej — pozwala odtworzyć historię wynagrodzeń bez sięgania do systemu płacowego, który mógł w międzyczasie zostać wymieniony.
Kartę prowadzi się poza aktami osobowymi. Typowym błędem jest wpinanie jej do teczki pracownika razem z umową i aneksami, co miesza dwie odrębne części dokumentacji.
Najczęściej zadawane pytania
Dokumentem ewidencjonującym wynagrodzenie i inne świadczenia wypłacone pracownikowi w danym roku. Stanowi odrębną część dokumentacji pracowniczej.
Nie. Prowadzi się ją poza aktami osobowymi, podobnie jak ewidencję czasu pracy i dokumentację urlopową. To trzy odrębne części dokumentacji pracowniczej.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku. Wcześniejsze umowy podlegają okresowi 50-letniemu.
Do wystawiania zaświadczeń o zarobkach na potrzeby emerytalne, rentowe czy kredytowe oraz do odtworzenia historii wynagrodzeń niezależnie od używanego systemu płacowego.
Tak, na równi z postacią papierową. Wymagane jest zabezpieczenie gwarantujące poufność, integralność, kompletność i dostępność przez cały okres przechowywania.
Tak. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika oraz byłego pracownika.
Karta jest dokumentem ewidencyjnym obejmującym cały rok i przechowywanym przez dekadę. Pasek to bieżąca informacja dla pracownika o rozliczeniu jednego okresu.