Katarzyna Gęstwa •
W świetle przepisów, potwierdzanie przez pracowników obecności w pracy nie jest obowiązkowe, jednak wielu pracodawców decyduje się na prowadzenie list obecności, które przydają się w celu udowodnienia nieobecności pracownika w pracy. Nie każdy przedsiębiorca jednak zdaje sobie sprawę z tego, że istnieją także inne formy potwierdzania obecności w pracy.
Czy trzeba prowadzić listę obecności?
Decyzja dotycząca formy potwierdzania obecności w pracy leży po stronie pracodawcy.
Każdemu pracodawcy zależy na tym, aby dokumentacja była prowadzona rzetelnie, ze względu na aspekt finansowy. W przypadku konfliktu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą – zadaniem pracodawcy jest udowodnienie nieobecności pracownika w pracy. To głównie z tej przyczyny pracodawcy powinni starannie dobrać sposób rejestracji pracy pracowników.
Papierowa lista jako forma potwierdzania obecności w pracy – czy to najlepsze rozwiązanie?
Obecność często jest potwierdzana klasyczną metodą, którą jest tradycyjna papierowa lista obecności. Jednak ta metoda posiada wiele wad. Papierowa forma rejestracji czasu pracy umożliwia nierzetelnemu pracownikowi na szereg oszustw.
Możliwe jest, że pracownik, który był nieobecny w pracy podpisze listę obecności następnego dnia – w tej sytuacji taki dokument będzie świadczył o jego obecności w pracy. Oprócz oszustw, klasyczna dokumentacja jest narażona na wiele zdarzeń losowych takich jak rozlanie kawy na listę. Taka sytuacja może spowodować utracenie wszystkich danych i brak możliwości ich odzyskania.
Obowiązki pracodawcy
Ważny jednak jest fakt, że w przeciwieństwie do list obecności, które nie są obowiązkowe, prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkowe.
§ 8. punkt 1) Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, precyzuje kwestię tego co powinno się tam znajdować.
„Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy , a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w pracy.”
Elektroniczna ewidencja czasu pracy
Jak widać ewidencja zawiera wiele informacji i to właśnie na jej podstawie wypłacane są wynagrodzenia pracowników. Nie został jednak przyjęty przez Ustawodawcę jednolity wzór karty ewidencji czasu pracy. Nic zatem nie stoi na przeszkodzie, aby ewidencja czasu pracy w przedsiębiorstwie była elektroniczna.
Korzystanie z elektronicznej ewidencji czasu pracy czyli systemu RCP jest bardzo proste.
System rejestracji czasu pracy umożliwia ewidencjonowanie nie tylko czasu pracy, który jest wykonywany w budynku firmy.
To także bardzo wygodna rejestracja online, poprzez aplikację mobilną 'Rejestrator GPS'.
Wszystkie dane automatycznie zostają wysyłane do systemu.
Wystarczy zatem tylko dostęp do Internetu, aby mieć podgląd do danych z monitoringu czasu i rejestracji różnych zdarzeń pracowników.
