Capacity planning to planowanie zdolności zespołu do wykonania zadań: zestawienie dostępnych godzin z zapotrzebowaniem. W kontekście kadrowym ograniczają je normy czasu pracy, roczny limit nadgodzin i wymagane okresy odpoczynku.
Czym jest capacity planning?
Capacity planning polega na zestawieniu zdolności zespołu do wykonania pracy z przewidywanym zapotrzebowaniem. W obszarze kadrowym punktem wyjścia jest obowiązujący wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym pomnożony przez liczbę pracowników.
Od tej wartości odejmuje się przewidywaną absencję: urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności. Ich udział da się oszacować na podstawie danych historycznych z ewidencji, co czyni prognozę realistyczną, a nie życzeniową.
Nadgodziny stanowią rezerwę, ale ograniczoną i nieodnawialną. Roczny limit stu pięćdziesięciu godzin na pracownika wyczerpuje się wraz z wykorzystaniem, więc pokrycie szczytu w pierwszym półroczu zamyka tę możliwość w drugim.
Ograniczenia nie kończą się na sumie godzin. Normy odpoczynku dobowego i tygodniowego mogą blokować konkretną obsadę nawet wtedy, gdy limit godzinowy pozostaje niewyczerpany — dlatego plan wymaga weryfikacji także na poziomie układu zmian.
Podstawa prawna
- art. 129 § 1 Kodeks pracy Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zobacz w ISAP
- art. 151 § 3 Kodeks pracy Liczba godzin nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym dla pracownika. Zobacz pełny przepis
- art. 131 § 1 Kodeks pracy Tygodniowy czas pracy łącznie z godzinami nadliczbowymi nie może przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zobacz w ISAP
- art. 130 § 1 Kodeks pracy Obowiązujący wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym stanowi punkt wyjścia do obliczenia dostępnych zasobów godzinowych. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
Ograniczenia zdolności produkcyjnej zespołu
| Ograniczenie | Wartość | Podstawa |
|---|---|---|
| Norma dobowa | 8 godzin | art. 129 § 1 k.p. |
| Norma tygodniowa | przeciętnie 40 godzin | art. 129 § 1 k.p. |
| Z nadgodzinami | przeciętnie 48 godzin | art. 131 § 1 k.p. |
| Roczny limit nadgodzin | 150 godzin | art. 151 § 3 k.p. |
| Odpoczynek dobowy | min. 11 godzin | art. 132 § 1 k.p. |
| Absencja | obniża dostępność | dane z ewidencji |
Jak to wygląda w praktyce
Zespół 10-osobowy, miesiąc o wymiarze 168 godzin.
Zdolność nominalna: 10 × 168 = 1 680 godzin.
Po odjęciu absencji (ok. 6%): ok. 1 580 godzin.
Rezerwa nadgodzinowa: 150 h rocznie na osobę → ok. 125 h miesięcznie na zespół.
Rezerwa nadgodzinowa nie jest zasobem odnawialnym. Wykorzystana w pierwszym półroczu przestaje być dostępna w drugim, co bywa pomijane przy planowaniu szczytów sezonowych.
Osobnym ograniczeniem są normy odpoczynku, które mogą blokować obsadę nawet wtedy, gdy limit godzinowy pozostaje niewyczerpany.
Najczęściej zadawane pytania
Od obliczenia wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym pomnożonego przez liczbę pracowników, a następnie odjęcia przewidywanej absencji.
Z ewidencji czasu pracy za poprzednie okresy. Historyczny udział nieobecności czyni prognozę realistyczną zamiast życzeniowej.
W ograniczonym zakresie. Roczny limit 150 godzin na pracownika wyczerpuje się wraz z wykorzystaniem i nie odnawia w trakcie roku.
Przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym, łącznie z godzinami nadliczbowymi.
Nie. Normy odpoczynku dobowego i tygodniowego mogą blokować konkretny układ zmian nawet przy niewyczerpanym limicie godzinowym.
To sygnał niedoboru obsady, a nie zmienności popytu. Pokrywanie różnicy nadgodzinami jest droższe i ograniczone limitem rocznym.
Co najmniej przy każdym okresie rozliczeniowym, a przy wysokim udziale nadgodzin — miesięcznie, aby zdążyć zareagować przed wyczerpaniem limitu.