Dokumentacja kadrowa to zbiór dokumentów związanych ze stosunkiem pracy: akta osobowe, ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa i karty wynagrodzeń. Przechowuje się ją przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 2019 roku.
Czym jest dokumentacja kadrowa?
Dokumentacja kadrowa obejmuje szerszy zakres niż same akta osobowe. Poza teczką z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia konkretnej osoby składają się na nią ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa oraz karty wypłaconego wynagrodzenia.
Podział ma znaczenie praktyczne. Akta osobowe dzielą się na pięć części od A do E i dokumentują przebieg zatrudnienia. Pozostałe elementy prowadzi się odrębnie, ponieważ służą innym celom i podlegają odmiennym zasadom udostępniania.
Okres przechowywania dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Wcześniejsze umowy objęte są okresem pięćdziesięcioletnim, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny skracający ten termin.
Pracownik i były pracownik mają prawo żądać wydania kopii całości albo części dokumentacji. Pracodawca odpowiada też za takie jej zabezpieczenie, by zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność przez cały okres przechowywania.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zobacz pełny przepis
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Zobacz pełny przepis
- art. 94⁷ Kodeks pracy Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika. Zobacz w ISAP
- art. 281 § 1 pkt 7 Kodeks pracy Nieprowadzenie dokumentacji albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 4 sierpnia 2026
Elementy dokumentacji kadrowej
| Element | Zakres | Gdzie |
|---|---|---|
| Akta osobowe | części A–E | odrębna teczka pracownika |
| Ewidencja czasu pracy | godziny, nadgodziny, nieobecności | poza aktami osobowymi |
| Dokumentacja urlopowa | wnioski, plan urlopów | poza aktami osobowymi |
| Karty wynagrodzeń | wypłacone wynagrodzenie i świadczenia | poza aktami osobowymi |
| Okres przechowywania | 10 lat po zatrudnieniu | umowy od 1 stycznia 2019 r. |
Jak to wygląda w praktyce
Były pracownik prosi o kopię swojej dokumentacji kadrowej trzy lata po odejściu.
Obowiązek: wydanie kopii całości lub części dokumentacji — art. 94⁷ k.p.
Dostępność: dokumentacja musi być przechowywana 10 lat po zakończeniu zatrudnienia.
Prawo wglądu przysługuje także byłym pracownikom. Dokumentację wydaje się w postaci papierowej lub elektronicznej, w zależności od tego, w jakiej jest prowadzona.
Typowy błąd to trzymanie wszystkiego w aktach osobowych. Ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa i karty wynagrodzeń stanowią odrębne części dokumentacji i prowadzi się je poza teczką osobową.
Najczęściej zadawane pytania
Akta osobowe w częściach A–E, ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową oraz karty wypłaconego wynagrodzenia. Ostatnie trzy prowadzi się poza teczką osobową.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał — dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku.
Tak. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika oraz byłego pracownika, w postaci papierowej albo elektronicznej.
Nie. Stanowi odrębną część dokumentacji pracowniczej, prowadzoną poza teczką osobową, podobnie jak dokumentacja urlopowa i karty wynagrodzeń.
Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność.
Odpowiedzialność za wykroczenie zagrożone karą grzywny. Dotyczy to zarówno nieprowadzenia dokumentacji, jak i przechowywania jej w warunkach grożących uszkodzeniem.
Poinformować pracowników o zmianie i umożliwić odbiór poprzedniej wersji. Obowiązek dotyczy zarówno przejścia z papieru na postać elektroniczną, jak i odwrotnie.