Baza danych kandydatów to zbiór aplikacji zachowanych na potrzeby przyszłych rekrutacji. Jej prowadzenie wymaga odrębnej zgody kandydata, ponieważ wykracza poza cel naboru, w którym dane zostały pierwotnie zebrane.
Czym jest baza danych kandydatów?
Baza danych kandydatów gromadzi aplikacje zachowane po zakończeniu rekrutacji, z myślą o przyszłych naborach. Rozwiązanie skraca czas obsadzania stanowisk, ale wymaga odrębnej podstawy przetwarzania.
Dane zebrane w konkretnym naborze przetwarza się w celu jego przeprowadzenia. Zachowanie ich na przyszłość wykracza poza ten cel, więc wymaga zgody kandydata wyrażonej odrębnie od samego zgłoszenia aplikacji.
Zakres danych pozostaje ten sam co przy rekrutacji: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe oraz — gdy niezbędne dla stanowiska — wykształcenie i przebieg zatrudnienia. Numer PESEL i adres zamieszkania pozostają poza katalogiem.
Element najczęściej zaniedbywany to retencja. Okres przechowywania powinien być określony, zakomunikowany kandydatowi i egzekwowany automatycznie przez system. Poleganie na ręcznym czyszczeniu bazy w praktyce zawodzi — rekordy pozostają latami, mimo że ich wartość rekrutacyjna szybko spada.
Podstawa prawna
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Zakres danych zbieranych od kandydata pozostaje ograniczony do katalogu przewidzianego dla etapu rekrutacji. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹a § 1 Kodeks pracy Przetwarzanie danych spoza katalogu ustawowego wymaga zgody osoby, której dotyczą, gdy ich przekazanie następuje z jej inicjatywy. Zobacz w ISAP
- art. 22¹a § 2 Kodeks pracy Brak zgody lub jej wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Zobacz w ISAP
- art. 18³a § 1 Kodeks pracy Wykorzystanie bazy w kolejnych rekrutacjach podlega zasadzie równego traktowania kandydatów. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
Baza kandydatów — zasady
| Zagadnienie | Zasada | Uwaga |
|---|---|---|
| Podstawa prowadzenia | odrębna zgoda kandydata | wykracza poza cel naboru |
| Zakres danych | katalog jak przy rekrutacji | bez PESEL i adresu |
| Okres przechowywania | określony i zakomunikowany | po nim usunięcie |
| Usuwanie | automatyczne po upływie okresu | nie ręczne decyzje |
| Wycofanie zgody | w każdym momencie | bez negatywnych konsekwencji |
Jak to wygląda w praktyce
Firma zachowuje 400 aplikacji z zeszłorocznych rekrutacji.
Warunek: odrębna zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach.
Bez zgody: dane należało usunąć po zakończeniu pierwotnego naboru.
Mechanizm: automatyczne usuwanie po zadeklarowanym okresie.
Poleganie na ręcznym czyszczeniu bazy zawodzi w praktyce — rekordy pozostają latami, bo nikomu nie przypisano tego zadania z terminem.
Warto też pamiętać o aktualności. Aplikacja sprzed dwóch lat opisuje kwalifikacje, które mogły się zmienić, więc wartość rekrutacyjna bazy szybko spada.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wykracza poza cel pierwotnego naboru i wymaga odrębnej zgody kandydata.
Te same co przy rekrutacji: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe oraz — gdy niezbędne dla stanowiska — wykształcenie i przebieg zatrudnienia.
Przez okres zadeklarowany kandydatowi w treści zgody. Po jego upływie dane należy usunąć.
Automatycznym mechanizmem w systemie rekrutacyjnym. Ręczne czyszczenie bazy zawodzi, bo rzadko przypisuje się je konkretnej osobie z terminem.
Tak, w każdym momencie i bez negatywnych konsekwencji. Po wycofaniu dane należy usunąć z bazy.
Skraca czas obsadzania stanowisk, ale wartość aplikacji szybko spada — dane sprzed dwóch lat opisują kwalifikacje, które mogły się już zmienić.
Tak. Kryteria wyboru kandydatów z bazy podlegają tej samej ocenie co w rekrutacji otwartej.