Karta pracy to dokument rejestrujący czas przepracowany przez pracownika w danym okresie. Stanowi praktyczną formę prowadzenia ewidencji czasu pracy, która jest obowiązkiem pracodawcy i podstawą prawidłowego ustalenia wynagrodzenia.
Czym jest karta pracy?
Karta pracy to dokument rejestrujący czas przepracowany przez pracownika. W praktyce kadrowej jest jedną z form prowadzenia ewidencji czasu pracy — obowiązku, który Kodeks nakłada na pracodawcę do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń.
Zakres zapisów wyznacza cel ewidencji. Poza godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy karta powinna wskazywać godziny nadliczbowe wraz z tytułem ich powstania, pracę w porze nocnej, dyżury oraz nieobecności z podaniem ich rodzaju.
Tytuł nadgodzin ma znaczenie rozliczeniowe. Za przekroczenie normy dobowej w dniu roboczym przysługuje dodatek pięćdziesięcioprocentowy, natomiast za pracę w niedzielę, święto i w porze nocnej — stuprocentowy. Bez tej informacji karta nie pozwala ustalić właściwej stawki.
Ograniczenie dotyczy części dotyczącej absencji. Odnotowuje się fakt i rodzaj nieobecności, ale nie jej przyczynę medyczną — informacja o jednostce chorobowej należy do danych szczególnej kategorii i wykracza poza zakres niezbędny do rozliczenia czasu pracy.
Podstawa prawna
- art. 149 § 1 Kodeks pracy Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Zobacz w ISAP
- art. 149 § 2 Kodeks pracy W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w postaci papierowej lub elektronicznej. Zobacz w ISAP
- art. 151¹ § 1 Kodeks pracy Prawidłowe naliczenie dodatku za godziny nadliczbowe wymaga rzetelnych danych o czasie faktycznie przepracowanym. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
Co zawiera karta pracy
| Element | Zakres | Uwaga |
|---|---|---|
| Godziny pracy | rozpoczęcie i zakończenie | podstawa rozliczenia |
| Godziny nadliczbowe | liczba i tytuł | wpływa na dodatek 50% lub 100% |
| Praca w porze nocnej | liczba godzin | dodatek za porę nocną |
| Nieobecności | rodzaj i wymiar | bez jednostki chorobowej |
| Dyżury | czas i miejsce pełnienia | odrębne zasady rozliczenia |
Jak to wygląda w praktyce
Pracownik przepracował w miesiącu 168 godzin nominalnych oraz 12 godzin ponad normę dobową.
W karcie: godziny nominalne oraz 12 godzin nadliczbowych z podaniem dat.
Skutek: dodatek 50% za przekroczenie normy dobowej w dniu roboczym.
Karta pracy bez wskazania tytułu nadgodzin nie pozwala ustalić właściwej stawki dodatku, bo za pracę w niedzielę, święto i porze nocnej przysługuje 100%, a nie 50%.
W części dotyczącej nieobecności odnotowuje się wyłącznie fakt i rodzaj absencji. Wpisanie jednostki chorobowej wykracza poza dopuszczalny zakres przetwarzanych danych.
Najczęściej zadawane pytania
Obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy. Karta pracy stanowi jedną z jej praktycznych form — przepisy nie narzucają konkretnego wzoru dokumentu.
Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nadliczbowe wraz z tytułem, pracę w porze nocnej, dyżury oraz nieobecności z podaniem ich rodzaju.
Bo od niego zależy stawka dodatku — 50% za przekroczenie normy dobowej w dniu roboczym, 100% za pracę w niedzielę, święto i w porze nocnej.
Nie. Odnotowuje się wyłącznie fakt i rodzaj nieobecności. Informacja o stanie zdrowia należy do danych szczególnej kategorii.
Tak. Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy pracownikowi na jego żądanie.
Pracowników objętych zadaniowym czasem pracy, zarządzających zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę nocną.
Tak. Dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy można prowadzić w postaci papierowej albo elektronicznej.