Formularz rekrutacyjny to ustandaryzowany zestaw pytań kierowanych do kandydatów. Jego zakres wyznacza katalog danych dopuszczalnych na etapie rekrutacji, a od grudnia 2025 roku obowiązuje dodatkowo zakaz pytania o wysokość wcześniejszego wynagrodzenia.
Czym jest formularz rekrutacyjny?
Formularz rekrutacyjny standaryzuje zbieranie informacji o kandydatach i pozwala porównywać aplikacje według tych samych kryteriów. Jego konstrukcja jest jednak przede wszystkim kwestią zgodności, bo określa zakres danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę.
Katalog danych dopuszczalnych na etapie rekrutacji obejmuje imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia — tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju, co pracodawca powinien umieć uzasadnić.
Numer PESEL i adres zamieszkania wykraczają poza ten katalog. Pracodawca może ich żądać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy, więc obecność takich pól w formularzu aplikacyjnym jest błędem konfiguracyjnym, a nie kwestią wygody.
Od grudnia 2025 roku doszło ograniczenie dotyczące wynagrodzenia. Pytanie o wysokość zarobków u poprzedniego pracodawcy jest zakazane, natomiast pole z oczekiwaniami płacowymi kandydata pozostaje dopuszczalne. Oba bywają mylone przy przenoszeniu starszych szablonów.
Podstawa prawna
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz — gdy niezbędne dla stanowiska — wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania, numeru PESEL oraz danych o szczególnych uprawnieniach pracodawca żąda dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
- art. 18³a § 1 Kodeks pracy Kandydaci powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania stosunku pracy, w tym co do kryteriów stosowanych w formularzu. Zobacz w ISAP
- obowiązuje od 24.12.2025 Ustawa o jawności wynagrodzeń Pracodawca podaje przedział wynagrodzenia w ogłoszeniu i nie może pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia u poprzedniego pracodawcy. Zobacz pełny przepis
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
Pola formularza — co wolno
| Pole | Etap rekrutacji | Uwaga |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko | tak | katalog podstawowy |
| Data urodzenia | tak | nie mylić z PESEL |
| E-mail, telefon | tak | dane kontaktowe |
| Wykształcenie | gdy niezbędne dla stanowiska | uzasadnienie po stronie pracodawcy |
| PESEL, adres | nie | dopiero po zatrudnieniu |
| Obecne wynagrodzenie | zakazane | od 24.12.2025 |
| Zdjęcie | niewymagane | zbędne dla oceny kwalifikacji |
Jak to wygląda w praktyce
Firma projektuje formularz z ośmioma polami obowiązkowymi.
Zgodne: imię, nazwisko, data urodzenia, e-mail, telefon, wykształcenie kierunkowe.
Do usunięcia: PESEL, pytanie o obecne zarobki.
Pole z oczekiwaniami płacowymi bywa mylone z pytaniem o zarobki obecne. Pierwsze pozostaje dopuszczalne, drugie jest zakazane od grudnia 2025 roku.
Warto też oddzielić pola obowiązkowe od nieobowiązkowych. Wymóg podania zdjęcia albo daty rozpoczęcia poprzedniej pracy rzadko ma uzasadnienie w ocenie kwalifikacji, a rozszerza zakres przetwarzanych danych.
Najczęściej zadawane pytania
Imię i nazwisko, datę urodzenia oraz dane kontaktowe. Wykształcenie, kwalifikacje i przebieg zatrudnienia — tylko gdy są niezbędne dla danego stanowiska.
Nie na etapie rekrutacji. Numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Nie, od 24 grudnia 2025 roku jest to zakazane. Dopuszczalne pozostaje pytanie o oczekiwania płacowe kandydata.
Zdjęcie nie jest potrzebne do oceny kwalifikacji i rozszerza zakres przetwarzanych danych. Wymaganie go jako pola obowiązkowego trudno uzasadnić.
Wskazując, że jest niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju — na przykład przy stanowiskach wymagających uprawnień lub kwalifikacji formalnych.
Dane z katalogu ustawowego przetwarza się na podstawie przepisu, bez zgody. Zgoda jest potrzebna przy danych dodatkowych oraz przy zachowaniu aplikacji na przyszłe rekrutacje.
Przez czas trwania rekrutacji, a dłużej tylko za odrębną zgodą kandydata. System rekrutacyjny powinien usuwać rekordy automatycznie po tym okresie.