Słowniczek HR

Akta osobowe

Wszystkie pojęcia
W skrócie

Akta osobowe to zbiór dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia, prowadzony obowiązkowo dla każdego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Dzielą się na pięć części od A do E, a przechowuje się je przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.

Czym są akta osobowe?

Akta osobowe dokumentują przebieg zatrudnienia konkretnego pracownika. Obowiązek ich prowadzenia wynika wprost z Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia.

Struktura jest ściśle określona rozporządzeniem i obejmuje pięć części. W części A gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B — dotyczące przebiegu zatrudnienia, w części C — związane z jego ustaniem. Część D obejmuje odpowiedzialność porządkową, a część E dokumentację kontroli trzeźwości.

Część D wyróżnia się tym, że dokumenty się z niej usuwa. Po zatarciu kary porządkowej, czyli po roku nienagannej pracy, odpis zawiadomienia o ukaraniu podlega usunięciu. Dlatego część tę prowadzi się odrębnie dla każdej kary.

Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Starsze umowy objęte są okresem pięćdziesięcioletnim, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny skracający ten termin.

Podstawa prawna

  • art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Pracodawca prowadzi i przechowuje w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zobacz pełny przepis
  • art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności — przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Pracodawca może żądać od pracownika wyłącznie danych wskazanych w przepisie — akta nie mogą zawierać informacji spoza tego katalogu. Zobacz w ISAP
  • art. 281 § 1 pkt 7 Kodeks pracy Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej albo pozostawienie jej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 3 sierpnia 2026

Części akt osobowych

CzęśćZawartośćPrzykłady
Adokumenty z ubiegania się o zatrudnieniekwestionariusz kandydata, orzeczenie wstępne
Bprzebieg zatrudnieniaumowa, aneksy, zakres obowiązków, szkolenia BHP
Custanie zatrudnieniawypowiedzenie, świadectwo pracy
Dodpowiedzialność porządkowazawiadomienia o karach — usuwane po zatarciu
Ekontrola trzeźwościdokumenty z badań, jeżeli prowadzone

Jak to wygląda w praktyce

Pracownik otrzymał naganę w styczniu. Po roku nienagannej pracy pyta o usunięcie dokumentu.

Zatarcie kary: po roku — odpis zawiadomienia usuwa się z części D.

Pozostałe części: bez zmian — dokumenty z części B pozostają.

Część D jest jedyną, z której dokumenty usuwa się w trakcie zatrudnienia. Prowadzi się ją odrębnie dla każdej kary, żeby usunięcie jednej nie naruszyło pozostałych.

Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Wcześniejsze umowy podlegają 50-letniemu okresowi, o ile pracodawca nie złożył raportu informacyjnego do ZUS.

Najczęściej zadawane pytania

Z pięciu: A — ubieganie się o zatrudnienie, B — przebieg zatrudnienia, C — ustanie zatrudnienia, D — odpowiedzialność porządkowa, E — kontrola trzeźwości.

Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał — dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku. Starsze umowy podlegają okresowi 50-letniemu.

Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.

Odpisy zawiadomień o ukaraniu z części D — po zatarciu kary, czyli po roku nienagannej pracy. Pozostałe części pozostają nienaruszone przez cały okres przechowywania.

Tak. Pracodawca udostępnia dokumentację na wniosek pracownika, także byłego, oraz wydaje jej kopię w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nie. Pracodawca może żądać wyłącznie danych wskazanych w przepisach i weryfikować je przez okazanie dokumentu. Przechowywanie kopii wykracza poza dopuszczalny zakres.

Poza aktami osobowymi, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Ten sam reżim obejmuje dokumenty urlopowe oraz karty wypłaconego wynagrodzenia.

Powiązane pojęcia

Przejdź do pełnej listy pojęć