Analiza potrzeb szkoleniowych ustala lukę między wymaganymi a posiadanymi kompetencjami. Powinna obejmować także szkolenia obowiązkowe — BHP i badania — których terminy wyznaczają część budżetu niezależnie od priorytetów rozwojowych.
Czym jest analiza potrzeb szkoleniowych?
Analiza potrzeb szkoleniowych ustala różnicę między kompetencjami wymaganymi na stanowiskach a faktycznie posiadanymi przez pracowników. Wynik służy zaplanowaniu budżetu i kolejności działań rozwojowych.
Typowym błędem jest ograniczenie analizy do zgłoszeń od menedżerów. Pomija ona wtedy szkolenia obowiązkowe i uprawnienia formalne, których terminy wygaśnięcia wyznaczają część budżetu niezależnie od przyjętych priorytetów.
Analiza powinna więc zaczynać się od wymagań formalnych: szkoleń BHP, badań lekarskich i uprawnień warunkujących dopuszczenie do pracy. Dopiero pozostała kwota podlega swobodnemu planowaniu rozwojowemu.
Dla części rozwojowej punktem wyjścia jest zestawienie modelu kompetencyjnego, opisującego wymagania, z inwentaryzacją kompetencji pokazującą stan faktyczny. Różnica między nimi wskazuje rzeczywistą lukę, a nie tę odczuwaną.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 6 Kodeks pracy Pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zobacz pełny przepis
- art. 237³ § 2 Kodeks pracy Pracodawca zapewnia przeszkolenie pracownika w zakresie BHP przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzi szkolenia okresowe. Zobacz w ISAP
- art. 237³ § 1 Kodeks pracy Nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności. Zobacz w ISAP
- art. 18³a § 1 Kodeks pracy Dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje podlega zasadzie równego traktowania. Zobacz pełny przepis
Stan prawny na 10 sierpnia 2026
Zakres analizy potrzeb
| Kategoria | Charakter | Priorytet |
|---|---|---|
| Szkolenia BHP | obowiązkowe | terminy ustawowe |
| Uprawnienia formalne | warunek dopuszczenia do pracy | bezwzględny |
| Kompetencje regulacyjne | szybka dezaktualizacja | wysoki |
| Kompetencje narzędziowe | zależne od technologii | wysoki |
| Kompetencje miękkie | trwałe | średni |
| Źródło danych | model kompetencyjny i inwentaryzacja | — |
Jak to wygląda w praktyce
Firma planuje budżet szkoleniowy na podstawie zgłoszeń od menedżerów.
Pominięte: szkolenia BHP i uprawnienia wygasające w danym roku.
Skutek: część budżetu rozwojowego wypierana przez wydatki obowiązkowe.
Analiza potrzeb powinna zaczynać się od zestawienia wymagań formalnych z terminami ich wygaśnięcia — dopiero pozostała kwota podlega swobodnemu planowaniu.
Dla części rozwojowej punktem wyjścia jest porównanie wymagań z modelu kompetencyjnego ze stanem faktycznym z inwentaryzacji kompetencji.
Najczęściej zadawane pytania
Zarówno szkolenia obowiązkowe i uprawnienia formalne, jak i lukę kompetencyjną wynikającą z porównania wymagań ze stanem faktycznym.
Ograniczenie analizy do zgłoszeń menedżerów, przez co pomija się szkolenia obowiązkowe wypierające później budżet rozwojowy.
Od wymagań formalnych: szkoleń BHP, badań lekarskich i uprawnień warunkujących dopuszczenie do pracy, wraz z terminami ich wygaśnięcia.
Z zestawienia modelu kompetencyjnego, opisującego wymagania, z inwentaryzacją kompetencji pokazującą stan faktyczny.
Regulacyjne i narzędziowe — dezaktualizują się najszybciej wraz ze zmianami przepisów i technologii.
Kryteria muszą być obiektywne. Dostęp do szkoleń podnoszących kwalifikacje podlega zasadzie równego traktowania.
Zwykle raz w roku, przy planowaniu budżetu, oraz dodatkowo po istotnej zmianie technologii albo struktury organizacyjnej.