ATS to system informatyczny do zarządzania procesem rekrutacji: gromadzi aplikacje, prowadzi kandydatów przez kolejne etapy i przechowuje dokumentację naboru. Przetwarza dane osobowe, więc podlega ograniczeniom co do zakresu zbieranych informacji i okresu ich przechowywania.
Czym jest Applicant Tracking System (ATS)?
Applicant Tracking System obsługuje rekrutację od publikacji ogłoszenia po decyzję o zatrudnieniu. Gromadzi aplikacje z różnych źródeł, prowadzi kandydatów przez zdefiniowane etapy, przechowuje notatki z rozmów i generuje raporty o skuteczności naboru.
Ponieważ system przetwarza dane osobowe kandydatów, jego konfiguracja jest kwestią zgodności, nie tylko wygody. Formularz aplikacyjny nie powinien wymagać danych spoza katalogu przewidzianego dla etapu rekrutacji — numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Od grudnia 2025 roku doszły wymagania wynikające z jawności wynagrodzeń. Ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia, a pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków. Szablony ogłoszeń i formularze w starszych konfiguracjach zwykle wymagają korekty.
Trzeci obszar to retencja. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody kandydata, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu, zamiast pozostawiać to ręcznym decyzjom rekruterów.
Podstawa prawna
art. 22¹ § 1Kodeks pracyOd kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz — gdy niezbędne dla stanowiska — wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia.
Zobacz pełny przepis
art. 22¹ § 3Kodeks pracyAdresu zamieszkania i numeru PESEL pracodawca żąda dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Zobacz pełny przepis
art. 18³a § 1Kodeks pracyKandydaci powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania stosunku pracy, co obejmuje kryteria stosowane w systemie rekrutacyjnym.
Zobacz w ISAP
obowiązek od 24.12.2025Ustawa o jawności wynagrodzeńW ogłoszeniu o pracę należy podać przedział wynagrodzenia, a pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wcześniejszego wynagrodzenia.
Zobacz pełny przepis
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
ATS a wymagania prawne
Obszar
Wymóg
Podstawa
Formularz aplikacyjny
tylko dane z katalogu dla kandydata
art. 22¹ § 1 k.p.
PESEL, adres
dopiero po zatrudnieniu
art. 22¹ § 3 k.p.
Widełki płacowe
obowiązkowe w ogłoszeniu
ustawa o jawności wynagrodzeń
Pytanie o poprzednie zarobki
zakazane
ustawa o jawności wynagrodzeń
Baza kandydatów
zgoda na przyszłe rekrutacje
RODO
Jak to wygląda w praktyce
Firma konfiguruje formularz aplikacyjny w ATS jako pola obowiązkowe.
Dopuszczalne: imię, nazwisko, data urodzenia, e-mail, telefon, wykształcenie istotne dla stanowiska.
Niedopuszczalne: PESEL, adres zamieszkania, pytanie o obecne wynagrodzenie.
Ostatnie pole bywa standardem w konfiguracjach sprzed grudnia 2025 roku. Od wejścia w życie przepisów o jawności wynagrodzeń pytanie o wcześniejsze zarobki jest zakazane, a szablony ogłoszeń wymagają podania widełek.
Osobna kwestia to baza kandydatów. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu.
Najczęściej zadawane pytania
Imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia — tylko gdy są niezbędne dla danego stanowiska.
Nie na etapie rekrutacji. Numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Tak, od 24 grudnia 2025 roku ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia. Zakazane jest też pytanie kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków.
Przez czas trwania rekrutacji, a dłużej tylko za odrębną zgodą na udział w przyszłych naborach. System powinien usuwać rekordy automatycznie po tym okresie.
Filtrowanie po obiektywnych wymaganiach formalnych jest dopuszczalne. Kryteria nie mogą jednak prowadzić do nierównego traktowania, a decyzje w pełni automatyczne wymagają szczególnej ostrożności.
Zwykle tak. Po decyzji o zatrudnieniu dane kandydata przenoszone są do systemu kadrowego, co eliminuje ponowne wprowadzanie tych samych informacji.
Dane o skuteczności źródeł naboru, czasie trwania etapów i kosztach rekrutacji. To materiał do wyliczenia wskaźnika kosztu pozyskania pracownika.
Nadchodzący rok 2027 przyniesie głębokie reformy w polskim systemie podatkowym, które bezpośrednio wpłyną na budżety pracowników, koszty pracodawców oraz rentowność osób samozatrudnionych. Kluczowe zmiany obejmują wprowadzenie nowej stawki pośredniej PIT, drastyczne obniżenie limitu przychodów dla ryczałtowców oraz zaostrzenie kryteriów ulgi IP Box. Przeczytaj nasz kompleksowy przewodnik i dowiedz się, jak skutecznie przygotować swój biznes i finanse osobiste na nadchodzące modyfikacje.
Czy „Zwalniam Cię” wysłane na WhatsAppie lub wypowiedzenie umowy przesłane w zwykłym mailu ma moc prawną? W dobie cyfrowej rewolucji granica między szybką komunikacją a formalnym rozwiązaniem współpracy stała się wyjątkowo cienka. Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą kończącym współpracę, czy pracownikiem planującym odejście – błąd w formie oświadczenia może stać się „tykającą bombą” przed Sądem Pracy. Dowiedz się, kiedy e-mail chroni Twoje interesy, a kiedy jest jedynie prawnie wadliwym skrawkiem cyfrowego kodu.
Tylko 5% firm ma w pełni działający dashboard HR (Deloitte 2025), a polska rotacja zatrzymała się na poziomie 19%. KPI w HR to dziś nie luksus dla korporacji, ale podstawa zarządzania zespołem. Sprawdź, które wskaźniki naprawdę mają znaczenie, jak je liczyć i jakie błędy popełniają najczęściej działy kadr przy ich wdrażaniu.
Tylko 5% firm ma w pełni działający dashboard HR (Deloitte 2025), a polska rotacja zatrzymała się na poziomie 19%. KPI w HR to dziś nie luksus dla korporacji, ale podstawa zarządzania zespołem. Sprawdź, które wskaźniki naprawdę mają znaczenie, jak je liczyć i jakie błędy popełniają najczęściej działy kadr przy ich wdrażaniu.
Sztuczna inteligencja to już nie tylko technologiczna ciekawostka – to codzienność działów kadr. Czy algorytmy mogą samodzielnie rekrutować, zwalniać i układać grafiki pracy dla setek osób? Sprawdź, dlaczego wdrożenia AI w wielu firmach przypominają "Ferrari na ręcznym", poznaj prawne pułapki (AI Act, RODO) i zobacz, jak inteligentna automatyzacja uwalnia bezcenny czas menedżerów!
Katarzyna Grzązek
