Applicant Tracking System (ATS)

W skrócie

ATS to system informatyczny do zarządzania procesem rekrutacji: gromadzi aplikacje, prowadzi kandydatów przez kolejne etapy i przechowuje dokumentację naboru. Przetwarza dane osobowe, więc podlega ograniczeniom co do zakresu zbieranych informacji i okresu ich przechowywania.

Czym jest Applicant Tracking System (ATS)?

Applicant Tracking System obsługuje rekrutację od publikacji ogłoszenia po decyzję o zatrudnieniu. Gromadzi aplikacje z różnych źródeł, prowadzi kandydatów przez zdefiniowane etapy, przechowuje notatki z rozmów i generuje raporty o skuteczności naboru.

Ponieważ system przetwarza dane osobowe kandydatów, jego konfiguracja jest kwestią zgodności, nie tylko wygody. Formularz aplikacyjny nie powinien wymagać danych spoza katalogu przewidzianego dla etapu rekrutacji — numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.

Od grudnia 2025 roku doszły wymagania wynikające z jawności wynagrodzeń. Ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia, a pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków. Szablony ogłoszeń i formularze w starszych konfiguracjach zwykle wymagają korekty.

Trzeci obszar to retencja. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody kandydata, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu, zamiast pozostawiać to ręcznym decyzjom rekruterów.

Podstawa prawna

  • art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz — gdy niezbędne dla stanowiska — wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia. Zobacz pełny przepis
  • art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania i numeru PESEL pracodawca żąda dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
  • art. 18³a § 1 Kodeks pracy Kandydaci powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania stosunku pracy, co obejmuje kryteria stosowane w systemie rekrutacyjnym. Zobacz w ISAP
  • obowiązek od 24.12.2025 Ustawa o jawności wynagrodzeń W ogłoszeniu o pracę należy podać przedział wynagrodzenia, a pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wcześniejszego wynagrodzenia. Zobacz pełny przepis

Stan prawny na 6 sierpnia 2026

ATS a wymagania prawne

ObszarWymógPodstawa
Formularz aplikacyjnytylko dane z katalogu dla kandydataart. 22¹ § 1 k.p.
PESEL, adresdopiero po zatrudnieniuart. 22¹ § 3 k.p.
Widełki płacoweobowiązkowe w ogłoszeniuustawa o jawności wynagrodzeń
Pytanie o poprzednie zarobkizakazaneustawa o jawności wynagrodzeń
Baza kandydatówzgoda na przyszłe rekrutacjeRODO

Jak to wygląda w praktyce

Firma konfiguruje formularz aplikacyjny w ATS jako pola obowiązkowe.

Dopuszczalne: imię, nazwisko, data urodzenia, e-mail, telefon, wykształcenie istotne dla stanowiska.

Niedopuszczalne: PESEL, adres zamieszkania, pytanie o obecne wynagrodzenie.

Ostatnie pole bywa standardem w konfiguracjach sprzed grudnia 2025 roku. Od wejścia w życie przepisów o jawności wynagrodzeń pytanie o wcześniejsze zarobki jest zakazane, a szablony ogłoszeń wymagają podania widełek.

Osobna kwestia to baza kandydatów. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu.

Najczęściej zadawane pytania

Imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia — tylko gdy są niezbędne dla danego stanowiska.

Nie na etapie rekrutacji. Numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.

Tak, od 24 grudnia 2025 roku ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia. Zakazane jest też pytanie kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków.

Przez czas trwania rekrutacji, a dłużej tylko za odrębną zgodą na udział w przyszłych naborach. System powinien usuwać rekordy automatycznie po tym okresie.

Filtrowanie po obiektywnych wymaganiach formalnych jest dopuszczalne. Kryteria nie mogą jednak prowadzić do nierównego traktowania, a decyzje w pełni automatyczne wymagają szczególnej ostrożności.

Zwykle tak. Po decyzji o zatrudnieniu dane kandydata przenoszone są do systemu kadrowego, co eliminuje ponowne wprowadzanie tych samych informacji.

Dane o skuteczności źródeł naboru, czasie trwania etapów i kosztach rekrutacji. To materiał do wyliczenia wskaźnika kosztu pozyskania pracownika.

Przejdź do pełnej listy pojęć