ATS to system informatyczny do zarządzania procesem rekrutacji: gromadzi aplikacje, prowadzi kandydatów przez kolejne etapy i przechowuje dokumentację naboru. Przetwarza dane osobowe, więc podlega ograniczeniom co do zakresu zbieranych informacji i okresu ich przechowywania.
Applicant Tracking System obsługuje rekrutację od publikacji ogłoszenia po decyzję o zatrudnieniu. Gromadzi aplikacje z różnych źródeł, prowadzi kandydatów przez zdefiniowane etapy, przechowuje notatki z rozmów i generuje raporty o skuteczności naboru.
Ponieważ system przetwarza dane osobowe kandydatów, jego konfiguracja jest kwestią zgodności, nie tylko wygody. Formularz aplikacyjny nie powinien wymagać danych spoza katalogu przewidzianego dla etapu rekrutacji — numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Od grudnia 2025 roku doszły wymagania wynikające z jawności wynagrodzeń. Ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia, a pracodawca nie może pytać kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków. Szablony ogłoszeń i formularze w starszych konfiguracjach zwykle wymagają korekty.
Trzeci obszar to retencja. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody kandydata, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu, zamiast pozostawiać to ręcznym decyzjom rekruterów.
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
| Obszar | Wymóg | Podstawa |
|---|---|---|
| Formularz aplikacyjny | tylko dane z katalogu dla kandydata | art. 22¹ § 1 k.p. |
| PESEL, adres | dopiero po zatrudnieniu | art. 22¹ § 3 k.p. |
| Widełki płacowe | obowiązkowe w ogłoszeniu | ustawa o jawności wynagrodzeń |
| Pytanie o poprzednie zarobki | zakazane | ustawa o jawności wynagrodzeń |
| Baza kandydatów | zgoda na przyszłe rekrutacje | RODO |
Firma konfiguruje formularz aplikacyjny w ATS jako pola obowiązkowe.
Dopuszczalne: imię, nazwisko, data urodzenia, e-mail, telefon, wykształcenie istotne dla stanowiska.
Niedopuszczalne: PESEL, adres zamieszkania, pytanie o obecne wynagrodzenie.
Ostatnie pole bywa standardem w konfiguracjach sprzed grudnia 2025 roku. Od wejścia w życie przepisów o jawności wynagrodzeń pytanie o wcześniejsze zarobki jest zakazane, a szablony ogłoszeń wymagają podania widełek.
Osobna kwestia to baza kandydatów. Zachowanie aplikacji na przyszłe rekrutacje wymaga odrębnej zgody, a system powinien automatycznie usuwać rekordy po upływie zadeklarowanego okresu.
Imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia — tylko gdy są niezbędne dla danego stanowiska.
Nie na etapie rekrutacji. Numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Tak, od 24 grudnia 2025 roku ogłoszenie musi zawierać przedział wynagrodzenia. Zakazane jest też pytanie kandydata o wysokość wcześniejszych zarobków.
Przez czas trwania rekrutacji, a dłużej tylko za odrębną zgodą na udział w przyszłych naborach. System powinien usuwać rekordy automatycznie po tym okresie.
Filtrowanie po obiektywnych wymaganiach formalnych jest dopuszczalne. Kryteria nie mogą jednak prowadzić do nierównego traktowania, a decyzje w pełni automatyczne wymagają szczególnej ostrożności.
Zwykle tak. Po decyzji o zatrudnieniu dane kandydata przenoszone są do systemu kadrowego, co eliminuje ponowne wprowadzanie tych samych informacji.
Dane o skuteczności źródeł naboru, czasie trwania etapów i kosztach rekrutacji. To materiał do wyliczenia wskaźnika kosztu pozyskania pracownika.
Szymon Mojsak
Faktura czy rachunek? Wyjaśniamy, kto musi wystawić fakturę w KSeF, kiedy wystarczy rachunek i co robi przedsiębiorca zwolniony z VAT na żądanie klienta.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Poznaj przepisy Kodeksu Pracy dotyczące spóźnień, konsekwencje dla pracowników oraz nowoczesne narzędzia, które pomogą skutecznie zarządzać czasem pracy.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Sztuczna inteligencja to już nie tylko technologiczna ciekawostka – to codzienność działów kadr. Czy algorytmy mogą samodzielnie rekrutować, zwalniać i układać grafiki pracy dla setek osób? Sprawdź, dlaczego wdrożenia AI w wielu firmach przypominają "Ferrari na ręcznym", poznaj prawne pułapki (AI Act, RODO) i zobacz, jak inteligentna automatyzacja uwalnia bezcenny czas menedżerów!
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Czy „Zwalniam Cię” wysłane na WhatsAppie lub wypowiedzenie umowy przesłane w zwykłym mailu ma moc prawną? W dobie cyfrowej rewolucji granica między szybką komunikacją a formalnym rozwiązaniem współpracy stała się wyjątkowo cienka. Niezależnie od tego, czy jesteś pracodawcą kończącym współpracę, czy pracownikiem planującym odejście – błąd w formie oświadczenia może stać się „tykającą bombą” przed Sądem Pracy. Dowiedz się, kiedy e-mail chroni Twoje interesy, a kiedy jest jedynie prawnie wadliwym skrawkiem cyfrowego kodu.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Tylko 5% firm ma w pełni działający dashboard HR (Deloitte 2025), a polska rotacja zatrzymała się na poziomie 19%. KPI w HR to dziś nie luksus dla korporacji, ale podstawa zarządzania zespołem. Sprawdź, które wskaźniki naprawdę mają znaczenie, jak je liczyć i jakie błędy popełniają najczęściej działy kadr przy ich wdrażaniu.
Czytaj dalej →