Jak prawidłowo rozliczyć czas pracy

Z pozoru może się wydawać, że rejestracja i rozliczanie czasu pracy (RCP) zatrudnionych w firmie osób to proste zadania. Niestety praktyka pokazuje coś zupełnie innego. Biorąc pod uwagę całą dokumentację pracowniczą, to właśnie w kwestii powyższej ewidencji pracodawcy popełniają najwięcej błędów. Z poniższego wpisu dowiesz się, jak rozliczyć swoich pracowników z przepracowanych godzin.

Rozliczanie czasu pracy - podstawowe informacje

Jego prawidłowa kontrola i rejestracja wymagają bardzo dokładnej znajomości przepisów. Absolutną podstawą jest zrozumienie takich pojęć jak czas pracy, wymiar czy przyjęty w firmie system jego rozliczenia.

Oprócz tego pracodawca musi prawidłowo określić m.in.:

• nadgodziny,
• godziny przepracowane w święta,
• dni wolne,
• ile odpoczynku należy się pracownikowi

i wiele więcej. Niestety przepisy są dość zawiłe, a formalności, o których trzeba pamiętać, jest dużo. Kontrolę wszystkich tych kwestii ułatwia elektroniczny system RCPonline. Automatyzuje on wiele procesów związanych z rejestracją i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów w rozliczaniu. Oprócz tego usprawnia funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakie są systemy czasu pracy?

W wielu przypadkach stosuje się najbardziej podstawową formę rozliczania czasu pracy. Zakłada ona, że pracownik spędzi w firmie nie więcej niż 8 godzin w ciągu doby, 5 dni w tygodniu. Kodeks Pracy wyróżnia jednak inne systemy, w tym m.in.:

• równoważny – pozwala na wydłużenie dobowego czasu pracy do 12,16 lub nawet 24 godzin, oczywiście przy spełnieniu odpowiednich warunków związanych z dniami wolnymi,
• zadaniowy – pracownik ma do wykonania określone zadania, ale bez ustalania dokładnych godzin ich realizacji,
• weekendowy – praca od piątku do niedzieli (dopuszcza się też święta), maksymalnie 12 godzin na dobę.

Rejestracja czasu pracy

Podstawowym dokumentem, który muszą przygotowywać wszyscy przedsiębiorcy zatrudniający ludzi, jest tzw. karta ewidencji czasu pracy. Pamiętaj, że nie zawsze trzeba wykazywać w niej każdą godzinę. Koniecznie zapoznaj się z art. 149 par. 1 i 2 Kodeksu Pracy. Dokładnie określono w nim, jak rozliczać np. pracowników zadaniowych lub ze zryczałtowanym wynagrodzeniem.

Gdzie można popełnić błędy?

Nie da się ukryć, że przepisy zmuszają do bardzo szczegółowego przygotowywania karty ewidencji czasu pracy. To, w połączeniu z zawiłością procesu jego rejestracji, sprzyja pojawianiu się licznych błędów w tej dokumentacji. Do tych najczęstszych należy zaliczyć:

• pomijanie rozliczenia wypracowanych nadgodzin,
• pomyłki w oznaczaniu rodzaju dni wolnych,
• niewpisywanie godzin za pracę np. w dni świąteczne.

Nierzadko powodem wystąpienia takich błędów jest czas, którego zawsze brakuje pracodawcom. W efekcie rejestracja bardzo często nie jest wykonywana na bieżąco. Zdarza się, że przedsiębiorcy zajmują się tym z ogromnym opóźnieniem. Część firm robi to niejako na zapas, a więc dosłownie prognozując.

Pamiętaj, że poprzez tego typu pomyłki narażasz się na wysokie kary! Pracodawca może dostać grzywnę w kwocie od tysiąca do nawet 30 000 złotych, jeśli np. bezpodstawnie zaniży pracownikowi wynagrodzenie.

Zaufaj specjalistom

Jak widzisz rejestrowanie i rozliczanie godzin i dni, w których pracownicy realizują swoje obowiązki zawodowe, może sprawić problemy. Z pomocą przychodzą jednak nowoczesne systemy online, w tym narzędzia naszej firmy. Dzięki elektronicznej ewidencji RCP znacząco usprawnisz ten proces. Narzędzia te ułatwiają kontrolę, automatyzują wiele procesów, a do tego niwelują ryzyko wystąpienia błędów. Możesz szybko i skutecznie rozliczyć czas za pracę każdej zatrudnionej osoby – poznaj ten system już dziś!