Czym jest ewidencja czasu pracy?

Jednym z ważniejszych obowiązków każdego pracodawcy jest ewidencja czasu pracy. Prawidłowo prowadzona może wyraźnie usprawnić działanie firmy. Oprócz tego pozwala zoptymalizować koszty zatrudnienia i ułatwić wykonywanie obowiązków pracownikom z działu HR. Z tego artykułu dowiesz się, na czym polega taka rejestracja. Podpowiadamy również, na jakie rozwiązania możesz się zdecydować, aby ułatwić sobie to zadanie. Zapraszamy do lektury!

Rejestracja czasu pracy – czy jest obowiązkowa?

Na początek zajmiemy się kwestiami prawnymi. Prowadząc firmę, musisz pamiętać o tym, że masz obowiązek kontroli i ewidencjonowania czasu, w jakim wykonywana jest praca. Wynika to bezpośrednio z zapisów Kodeksu Pracy, a konkretniej z art. 149 par. 1 oraz 2. Wymóg ten obejmuje wszystkie firmy, nawet bardzo małe, w których np. pracuje tylko jedna osoba. Nie ma także znaczenia podstawa prawna zatrudnienia, a więc dotyczy to m.in. pracowników:

• na umowie,
• mianowanych,
• powołanych.

Co ważne, przepisy nie normują w żaden sposób okresu, w jakim należy rejestrować czas wykonywania obowiązków przez pracowników. Pracodawca musi to robić w sposób skuteczny i przejrzysty. Celem tej kontroli jest możliwość skrupulatnego wyliczenia wynagrodzenia, w tym związanego np. z nadgodzinami, czy pracą w okresie świąt.

Najlepszym rozwiązaniem może być elektroniczna rejestracja czasu. Specjalny system RCP ułatwi Ci monitoring i ewidencję, a do tego nie będzie uciążliwy dla pracowników.

Kiedy prowadzić rejestrację czasu pracy?

Odpowiedź na to pytanie jest prosta – zawsze! Zdecydowanie nie powinieneś bagatelizować kwestii kontroli czasu pracy osób zatrudnionych w firmie. Wynika to nie tylko z obowiązku prawnego. Rzetelnie podchodząc do monitoringu i ewidencji, możesz usprawnić działanie firmy i zoptymalizować koszty. Decydując się na korzystanie z nowoczesnego, elektronicznego systemu rejestrującego czas, szybko przekonasz się, że skrupulatna kontrola pracowników nie musi być trudna.

Zalety elektronicznego systemu rejestrującego czas pracy

Dzięki nowoczesnym, elektronicznym systemom RCP, zyskuje nie tylko pracodawca i jego firma, ale także pracownicy. Do najważniejszych zalet wynikających z ich stosowania należy zaliczyć:

• stały monitoring aktywności każdego zatrudnionego (również online),
• mnóstwo narzędzi ułatwiających i częściowo automatyzujących analizę danych,
• możliwość bardzo dokładnego kontrolowania np. długości przerw czy wyjazdów służbowych,
• automatyczne generowanie raportów z rejestrowanych danych (mogą być wysyłane online na skrzynkę e-mail),
• pracownicy mogą zalogować się do systemu zdalnie poprzez specjalną aplikację mobilną i nie tylko rejestrować czas pracy (w tym nadgodziny), ale i np. składać wnioski urlopowe,
• dostęp do narzędzia komentarzy (pracownicy mają możliwość dodania opisu, w którym np. wyjaśnią powód spóźnienia lub wcześniejszego wyjścia z pracy).

Jak działa elektroniczny system ewidencji czasu pracy?

Korzystanie z systemu RCP jest bardzo proste. Czas, w jakim wykonywana jest praca, można ewidencjonować nie tylko w budynku firmy (poprzez specjalne czytniki kart). To także bardzo wygodna rejestracja online, poprzez aplikację mobilną. Co bardzo ważne, wszystkie te dane wysyłane są na serwer dostawcy narzędzi. Dzięki temu jako pracodawca nie musisz ponosić kosztów związanych z jego utrzymaniem! Wystarczy dostęp do Internetu, aby mieć podgląd do danych z monitoringu czasu i rejestracji różnych zdarzeń.

RCP nie musi być trudne

Jak widzisz, kompleksowa i dokładna kontrola czasu poświęcanego na pracę może być bardzo prosta! Najlepszym rozwiązaniem jest elektroniczna rejestracja z wykorzystaniem nowoczesnego systemu RCPonline. Już teraz zapoznaj się z ofertą naszej firmy i zacznij korzystać z tych profesjonalnych narzędzi.