Monitorowanie czasu pracy to bieżące śledzenie, kiedy i jak długo pracownicy wykonują obowiązki. Wynika z obowiązku prowadzenia ewidencji, ale gdy wykracza poza rozliczenie godzin — na przykład obejmuje lokalizację czy aktywność na komputerze — wymaga opisania celu i zakresu w regulaminie pracy.
Czym jest monitorowanie czasu pracy?
Monitorowanie czasu pracy obejmuje dwa różne działania, które w praktyce się zlewają. Pierwsze to rejestracja godzin niezbędna do prowadzenia ewidencji — wynika wprost z Kodeksu pracy i nie wymaga dodatkowych formalności. Drugie to kontrola sposobu wykonywania pracy, która podlega przepisom o monitoringu.
Granica jest praktyczna: dopóki system zapisuje, kiedy pracownik zaczął i skończył pracę, mieści się w obowiązku ewidencyjnym. Gdy zaczyna zbierać dane o lokalizacji, aktywności na komputerze czy obrazie z kamer, wchodzi w obszar monitoringu.
Monitoring wymaga celu mieszczącego się w katalogu ustawowym — zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji albo zachowania tajemnicy informacji. Cele, zakres i sposób zastosowania trzeba opisać w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub obwieszczeniu.
Obowiązuje też procedura informacyjna. Pracowników zawiadamia się nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, a osoby nowo zatrudniane — przed dopuszczeniem do pracy. Same pomieszczenia objęte monitoringiem wizyjnym należy oznaczyć w sposób widoczny.
Podstawa prawna
art. 149 § 1Kodeks pracyPracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia — to podstawowy tytuł do zbierania danych o czasie pracy.
Zobacz pełny przepis
art. 22² § 1Kodeks pracyMonitoring jest dopuszczalny, gdy jest niezbędny dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy informacji.
Zobacz w ISAP
art. 22² § 6Kodeks pracyCele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym, regulaminie pracy albo obwieszczeniu.
Zobacz w ISAP
art. 22¹ § 1Kodeks pracyZakres danych zbieranych od pracownika ogranicza się do wskazanych w przepisie — rozszerzenie wymaga odrębnej podstawy.
Zobacz w ISAP
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
Rejestracja czasu a monitoring
Działanie
Podstawa
Wymóg formalny
Rejestracja wejść i wyjść
obowiązek ewidencji
art. 149 § 1 k.p.
Ewidencja godzin i nadgodzin
obowiązek ewidencji
art. 149 § 1 k.p.
Lokalizacja pracownika w terenie
monitoring
zapis w regulaminie, art. 22² k.p.
Monitoring aktywności na komputerze
monitoring
zapis w regulaminie, poinformowanie
Kamery w zakładzie
monitoring wizyjny
cele i zakres w regulaminie
Jak to wygląda w praktyce
Firma wdraża aplikację rejestrującą czas pracy przedstawicieli handlowych wraz z lokalizacją GPS.
Rejestracja godzin: mieści się w obowiązku ewidencji — art. 149 § 1 k.p.
Lokalizacja: wykracza poza rozliczenie czasu → wymaga zapisu w regulaminie i poinformowania pracowników.
Granica przebiega w miejscu, w którym dane przestają służyć rozliczeniu godzin, a zaczynają kontroli sposobu wykonywania pracy. Wtedy uruchamiają się wymogi dotyczące monitoringu.
Pracowników trzeba poinformować o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, a nowo zatrudnionych — przed dopuszczeniem do pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Nie. Zapis wejść i wyjść służy prowadzeniu ewidencji czasu pracy i wynika wprost z Kodeksu pracy. Monitoringiem staje się dopiero zbieranie danych o sposobie wykonywania pracy.
Tak, jeżeli jest to uzasadnione charakterem pracy, a cel i zakres opisano w regulaminie pracy. Pracowników trzeba poinformować, a zakres danych ograniczyć do niezbędnego minimum.
Nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Osoby nowo zatrudniane informuje się przed dopuszczeniem do pracy, a pomieszczenia objęte monitoringiem oznacza widocznie.
Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Co do zasady nie. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek ani palarni, chyba że jest to niezbędne dla realizacji celu ustawowego i nie narusza godności pracowników.
Monitoring wprowadzony zgodnie z przepisami nie wymaga zgody pracownika. Inaczej jest przy danych biometrycznych, gdzie zgoda jest konieczna, a pracodawca musi zapewnić alternatywę.
Nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Wtedy termin ulega przedłużeniu do prawomocnego zakończenia sprawy.
Rynek pracy w 2026 roku przechodzi jedną z najgłębszych transformacji w historii, napędzaną przez rozwój sztucznej inteligencji, automatyzację procesów biurowych oraz globalne trendy ekologiczne. Zmiany te zacierają granice między tradycyjnymi profesjami, promując specjalizacje hybrydowe i stawiając nowe wymagania działom HR. Jakie zawody gwarantują dziś najwyższe zarobki, gdzie brakuje rąk do pracy według „Barometru zawodów”, a które sektory czeka redukcja etatów? W tym artykule eksperci RCPonline analizują kluczowe makrotrendy i sprawdzają, jak nowoczesne technologie automatyzacji kadr pomagają organizacjom zarządzać kapitałem ludzkim w erze cyfrowej rewolucji.
Zoptymalizuj zarządzanie czasem pracy w placówkach medycznych. RCPonline ułatwia ewidencję godzin, planowanie grafików i zapewnia zgodność z przepisami.
Dowiedz się, jakie są kluczowe różnice między nadgodzinami a kompensatami w polskim Kodeksie pracy. Zrozumienie tych zasad pozwoli lepiej zarządzać czasem pracy oraz chronić swoje prawa jako pracownik.
Zasadą jest, że to pracodawca decyduje o tym, czy zleci pracownikowi pracę w godzinach nadliczbowych. Jednak, czy pracownik nie może sam podjąć decyzji o pozostaniu po godzinach? O tym i nie tylko przeczytasz w niniejszym artykule.
Katarzyna Grzązek
