Rejestrator czasu pracy to urządzenie zapisujące wejścia i wyjścia pracowników. Jego wdrożenie wymaga ustalenia zasad w regulaminie i poinformowania pracowników 2 tygodnie wcześniej, a sam zapis nie zastępuje ewidencji czasu pracy.
Rejestrator czasu pracy to urządzenie zapisujące momenty wejścia i wyjścia pracowników — czytnik kart, terminal albo aplikacja. Wdrożenie bywa traktowane jako projekt techniczny, choć wiąże się z wymogami formalnymi.
Systemy tego rodzaju mieszczą się w kategorii innych form monitoringu, do których stosuje się odpowiednio przepisy o jego wprowadzaniu. Zasady ustala się w regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a pracowników informuje nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem.
Sam zapis nie zastępuje ewidencji czasu pracy. Ewidencja obejmuje szerszy zakres: godziny nadliczbowe wraz z tytułem ich powstania, dyżury oraz rodzaj nieobecności — a obowiązek jej prowadzenia pozostaje niezależny od zastosowanego urządzenia.
Odrębne wymogi dotyczą rejestracji biometrycznej. Przetwarzanie danych biometrycznych wymaga odrębnej podstawy, a ponieważ zgoda musi być dobrowolna, konieczne jest zapewnienie metody alternatywnej dla osób, które jej nie udzielą.
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
| Krok | Wymóg | Podstawa |
|---|---|---|
| Ustalenie zasad | regulamin pracy albo obwieszczenie | art. 22² § 6 k.p. |
| Informacja dla pracowników | min. 2 tygodnie przed | art. 22² § 7 k.p. |
| Nowy pracownik | informacja przed dopuszczeniem do pracy | art. 22² § 8 k.p. |
| Ewidencja czasu pracy | nadal obowiązkowa | art. 149 § 1 k.p. |
| Rejestracja biometryczna | odrębna podstawa + alternatywa | art. 22¹b § 1 k.p. |
Firma instaluje czytniki kart przy wejściu do zakładu.
Przed uruchomieniem: zasady w regulaminie, informacja 2 tygodnie wcześniej.
Zapis wejść: materiał pomocniczy, nie ewidencja czasu pracy.
Ewidencja obejmuje szerszy zakres: godziny nadliczbowe z tytułem, dyżury, rodzaj nieobecności. Sam zapis wejść i wyjść tego nie zastępuje.
Gdyby rejestracja miała opierać się na odcisku palca, wchodzi dodatkowy wymóg — odrębna podstawa przetwarzania danych biometrycznych oraz metoda alternatywna dla osób, które nie wyrażą zgody.
Tak. Zasady ustala się w regulaminie pracy albo obwieszczeniu, a pracowników informuje nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem.
Nie. Ewidencja obejmuje szerszy zakres — godziny nadliczbowe z tytułem, dyżury oraz rodzaj nieobecności.
Wymaga odrębnej podstawy przetwarzania danych biometrycznych oraz zapewnienia metody alternatywnej dla osób, które nie wyrażą zgody.
Przed dopuszczeniem go do pracy, przekazując informację o celach, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu.
Do celów wskazanych w regulaminie. Wykorzystanie danych do celów nieujętych w tym dokumencie wykracza poza dopuszczalny zakres.
Stanowi materiał dowodowy, ale rozstrzygająca jest ewidencja czasu pracy, prowadzona przez pracodawcę do celów ustalenia wynagrodzenia.
Przez okres niezbędny do celu, dla którego je zebrano. Dane stanowiące część dokumentacji pracowniczej podlegają odrębnym okresom przechowywania.
Sandra Nowak
Wybór odpowiedniego systemu rejestracji czasu pracy to klucz do efektywnego zarządzania zespołem. Przeczytaj, jak różnią się czytniki QR i NFC, aby dopasować rozwiązanie idealne do specyfiki Twojej firmy.
Czytaj dalej →