Offboarding

W skrócie

Offboarding to proces zakończenia współpracy z pracownikiem: rozliczenie zadań, zwrot mienia, przekazanie obowiązków oraz obowiązki formalne. Świadectwo pracy wydaje się w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, bez wniosku pracownika.

Czym jest offboarding?

Offboarding obejmuje wszystkie czynności związane z zakończeniem współpracy z pracownikiem. Dzieli się na dwie warstwy: obowiązki wynikające z przepisów oraz działania organizacyjne, które przepisów nie dotyczą, ale decydują o kosztach odejścia.

Warstwa formalna obejmuje wydanie świadectwa pracy w dniu ustania stosunku pracy, wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz rozliczenie należnego wynagrodzenia. Świadectwo wydaje się z urzędu, bez wniosku pracownika.

Warstwa organizacyjna obejmuje zwrot mienia, odebranie dostępów do systemów oraz przekazanie obowiązków. Ostatni element bywa zaniedbywany najczęściej, mimo że to on generuje największy koszt — wiedza o nietypowych sprawach i nieformalnych kontaktach odchodzi razem z pracownikiem.

Osobne miejsce zajmuje rozmowa końcowa. Jest dobrowolna, ale przy odejściach dobrowolnych dostarcza informacji o rzeczywistych przyczynach rotacji, których badanie satysfakcji zwykle nie ujawnia.

Podstawa prawna

  • art. 97 § 1 Kodeks pracy W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Zobacz pełny przepis
  • art. 171 § 1 Kodeks pracy W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zobacz w ISAP
  • art. 94 pkt 9a Kodeks pracy Dokumentację pracowniczą przechowuje się także po ustaniu zatrudnienia, zgodnie z przepisami o okresach przechowywania. Zobacz w ISAP
  • art. 94 pkt 5 Kodeks pracy Rozliczenie końcowe obejmuje wypłatę należnego wynagrodzenia i innych świadczeń w prawidłowej wysokości. Zobacz w ISAP

Stan prawny na 6 sierpnia 2026

Offboarding — obowiązki i działania

ElementCharakterTermin
Świadectwo pracyobowiązkowew dniu ustania stosunku pracy
Ekwiwalent za urlopobowiązkowy przy niewykorzystanym urlopierozliczenie końcowe
Rozliczenie wynagrodzeniaobowiązkowezgodnie z terminem wypłaty
Zwrot mienia i dostępóworganizacyjnyprzed ostatnim dniem
Przekazanie obowiązkóworganizacyjnynajczęściej pomijany
Exit interviewdobrowolnyprzed odejściem

Jak to wygląda w praktyce

Pracownik odchodzi z końcem miesiąca, ma 9 dni niewykorzystanego urlopu.

Świadectwo pracy: w dniu ustania stosunku pracy.

Urlop: ekwiwalent za 9 dni, jeśli nie zostanie wykorzystany.

Dostępy do systemów: odebrane najpóźniej ostatniego dnia.

Element najczęściej zaniedbywany to przekazanie obowiązków. Wiedza o nietypowych sprawach i kontaktach odchodzi razem z pracownikiem, jeżeli nie zostanie spisana albo przekazana następcy.

Odbieranie dostępów warto powiązać z datą ustania stosunku pracy w systemie kadrowym, bo ręczna procedura bywa realizowana z opóźnieniem.

Najczęściej zadawane pytania

W dniu ustania stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni.

Nie. Obowiązek powstaje z mocy przepisu w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, niezależnie od wniosku pracownika.

Przysługuje ekwiwalent pieniężny za urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Przekazanie obowiązków. Wiedza o nietypowych sprawach i nieformalnych kontaktach odchodzi razem z pracownikiem, jeśli nie zostanie przekazana następcy.

Najpóźniej ostatniego dnia zatrudnienia. Warto powiązać tę czynność z datą ustania stosunku pracy w systemie kadrowym, aby uniknąć opóźnień.

Nie. Jest dobrowolna, ale przy odejściach z inicjatywy pracownika dostarcza informacji o przyczynach rotacji trudnych do uchwycenia w badaniu satysfakcji.

Przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy — dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku.

Powiązane pojęcia

Przejdź do pełnej listy pojęć