Kwestionariusz osobowy to formularz służący zebraniu danych, których pracodawca może żądać od kandydata lub pracownika. Zakres tych danych jest ściśle określony w Kodeksie pracy i różni się na etapie rekrutacji oraz po nawiązaniu stosunku pracy.
Kwestionariusz osobowy porządkuje zbieranie danych o kandydacie i pracowniku. Jego treść nie jest jednak dowolna — Kodeks pracy określa zamknięty katalog informacji, których pracodawca może żądać, i różnicuje go w zależności od etapu.
Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz — gdy jest to niezbędne dla danego stanowiska — wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Zastrzeżenie o niezbędności ma znaczenie: przy stanowisku niewymagającym określonego wykształcenia pytanie o nie bywa nieuzasadnione.
Po nawiązaniu stosunku pracy katalog się rozszerza o adres zamieszkania, numer PESEL oraz dane niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień, na przykład dane dzieci przy uprawnieniach rodzicielskich.
Dane spoza katalogu można przetwarzać wyłącznie za zgodą osoby, przy czym zgoda musi być dobrowolna. Uzależnienie przebiegu rekrutacji od jej udzielenia podważa dobrowolność i tym samym ważność podstawy przetwarzania.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Dane | Kandydat | Pracownik |
|---|---|---|
| Imię, nazwisko, data urodzenia | tak | tak |
| Dane kontaktowe | tak | tak |
| Wykształcenie i kwalifikacje | tak, gdy niezbędne dla stanowiska | tak |
| Przebieg zatrudnienia | tak, gdy niezbędne dla stanowiska | tak |
| Adres zamieszkania | nie | tak |
| PESEL | nie | tak |
| Dane dzieci | nie | tak, przy korzystaniu z uprawnień |
Rekruter prosi kandydata o podanie numeru PESEL i adresu zamieszkania już na etapie aplikacji.
Ocena: wykracza poza zakres z art. 22¹ § 1 k.p.
Dopuszczalne dopiero: po nawiązaniu stosunku pracy — art. 22¹ § 3 k.p.
Podział na dwa etapy jest w praktyce najczęściej pomijany. Gotowe wzory kwestionariuszy bywają wspólne dla kandydata i pracownika, co prowadzi do zbierania danych przedwcześnie.
Dane wykraczające poza katalog ustawowy można przetwarzać wyłącznie za zgodą osoby, i to pod warunkiem, że ich podanie jest dobrowolne. Zgoda wymuszona przebiegiem rekrutacji nie spełnia tego warunku.
Imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych oraz — gdy jest to niezbędne dla stanowiska — wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
Dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Na etapie rekrutacji PESEL i adres zamieszkania wykraczają poza katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata.
Nie w zakresie ogólnym. Dane o rodzinie można zbierać wyłącznie wtedy, gdy są niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień, na przykład rodzicielskich.
Zdjęcie nie mieści się w katalogu ustawowym, więc jego podanie jest dobrowolne. Uzależnianie rozpatrzenia aplikacji od dołączenia fotografii bywa kwestionowane.
Kwestionariusz kandydata w części A akt osobowych, a kwestionariusz pracownika w części B. Oba stanowią element dokumentacji pracowniczej.
Tak, i zgoda musi być dobrowolna. Uzależnienie przebiegu rekrutacji od jej udzielenia podważa dobrowolność, a tym samym ważność podstawy przetwarzania danych.
Pracownik powinien informować o zmianie danych mających wpływ na uprawnienia i obowiązki, na przykład adresu czy danych dzieci. Aktualizację dokumentuje się w części B akt.
Szymon Mojsak
Umowa, badania, BHP, ZUS, akta osobowe i PPK — cały proces zatrudnienia uporządkowany według terminów, z gotowymi wzorami dokumentów do pobrania.
Czytaj dalej →