Dane osobowe pracownika to informacje, których pracodawca może żądać w związku z zatrudnieniem. Katalog jest zamknięty i różni się na etapie rekrutacji oraz po nawiązaniu stosunku pracy. Dane spoza katalogu wymagają zgody, która musi być dobrowolna.
Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać, jest w Kodeksie pracy określony wprost i podzielony na dwa etapy. Ograniczenie działa niezależnie od zgody — kandydat nie może skutecznie upoważnić do zbierania danych spoza katalogu, jeżeli ich podanie warunkuje udział w rekrutacji.
Na etapie rekrutacji pracodawca może żądać imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia — tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju.
Po nawiązaniu stosunku pracy katalog rozszerza się o adres zamieszkania, numer PESEL oraz dane niezbędne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień, na przykład dane dzieci przy uprawnieniach rodzicielskich.
Osobny reżim obejmuje dane szczególnych kategorii, w tym biometryczne i dotyczące zdrowia. Ich przetwarzanie wymaga zgody pracownika, a ponieważ zgoda musi być dobrowolna, pracodawca powinien zapewnić alternatywę dla osób, które jej nie udzielą.
Stan prawny na 6 sierpnia 2026
| Dane | Kandydat | Pracownik |
|---|---|---|
| Imię, nazwisko, data urodzenia | tak | tak |
| Dane kontaktowe | tak | tak |
| Wykształcenie i kwalifikacje | gdy niezbędne dla stanowiska | tak |
| Adres zamieszkania | nie | tak |
| PESEL | nie | tak |
| Dane dzieci | nie | przy korzystaniu z uprawnień |
| Dane biometryczne | tylko za zgodą | tylko za zgodą |
Pracodawca chce wprowadzić rejestrację czasu pracy odciskiem palca dla wszystkich pracowników.
Status danych: biometryczne — szczególna kategoria.
Wymóg: zgoda pracownika oraz alternatywna metoda dla osób, które jej nie udzielą.
Zgoda musi być dobrowolna, więc uzależnienie zatrudnienia albo wstępu do zakładu od jej udzielenia podważa jej ważność.
Podobnie działa granica przy rekrutacji. Pytanie o PESEL czy adres zamieszkania na etapie aplikacji wykracza poza katalog — te dane można zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych. Wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia — tylko gdy są niezbędne dla danego stanowiska.
Dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Na etapie rekrutacji PESEL i adres zamieszkania wykraczają poza dopuszczalny katalog danych.
Nie. Zgoda musi być dobrowolna, więc jeżeli podanie danych warunkuje udział w rekrutacji albo zatrudnienie, przestaje spełniać ten warunek i nie stanowi ważnej podstawy.
Wyłącznie za zgodą pracownika albo gdy jest to niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji. Konieczna jest też metoda alternatywna.
Nie. Dane może zweryfikować przez okazanie dokumentu, ale przechowywanie kopii wykracza poza zakres niezbędny do realizacji celu zatrudnienia.
Nie. Informacja o stanie zdrowia należy do danych szczególnej kategorii. W ewidencji odnotowuje się wyłącznie fakt i rodzaj nieobecności.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku, w ramach dokumentacji pracowniczej.
Weronika Skurpel
Jednym z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy zatrudniającego pracowników, jest dbanie i przestrzeganie przepisów BHP. Jeden z nich to skierowanie na badania pracownika do lekarza medycy pracy, w celu przeprowadzenia badań, które wykluczą przeciwwskazania do wykonywania obowiązków.
Czytaj dalej →
Weronika Skurpel
Chcesz zatrudnić w swojej firmie obywatela Ukrainy? Ze względu na wojnę trwającą na Ukrainie zostały wprowadzone szczególne przepisy, które ułatwiają obywatelom tego kraju legalny pobyt i pracę w Polsce.
Czytaj dalej →
Sandra Nowak
Odkryj, jak urlop ojcowski może wspierać Ciebie i Twoją rodzinę w pierwszych miesiącach życia dziecka. Poznaj swoje prawa i możliwości, aby aktywnie uczestniczyć w opiece i wesprzeć partnerkę.
Czytaj dalej →