Arkusz ewidencji czasu pracy to dokument rejestrujący przepracowane godziny konkretnego pracownika w danym okresie. Prowadzi się go odrębnie dla każdej osoby i przechowuje poza aktami osobowymi przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego zakończeniu.
Czym jest arkusz ewidencji czasu pracy?
Arkusz ewidencji czasu pracy to praktyczna postać dokumentu, którego prowadzenie nakazuje Kodeks pracy. Rejestruje przebieg pracy konkretnej osoby w danym okresie i stanowi podstawę naliczenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń.
Zakres danych określa rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej i jest szerszy, niż się zwykle zakłada. Poza liczbą godzin z oznaczeniem początku i końca pracy trzeba odnotować nadgodziny, pracę w porze nocnej, dyżury wraz z miejscem ich pełnienia, dni wolne ze wskazaniem tytułu oraz nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione.
Dwie zasady bywają pomijane. Po pierwsze, ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika — zbiorczy arkusz dla całego działu nie spełnia tego wymogu i dodatkowo ujawnia nieobecności wszystkich osób. Po drugie, przechowuje się ją poza aktami osobowymi, jako osobną część dokumentacji.
Do arkusza nie wpisuje się jednostki chorobowej ani przyczyny zwolnienia lekarskiego. To dane o stanie zdrowia, których pracodawca nie może przetwarzać w tym dokumencie — odnotowuje się wyłącznie sam fakt i rodzaj nieobecności.
Podstawa prawna
- art. 149 § 1 Kodeks pracy Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Zobacz pełny przepis
- art. 149 § 2 Kodeks pracy Godzin pracy nie ewidencjonuje się wobec pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy, zarządzających zakładem oraz otrzymujących ryczałt. Zobacz pełny przepis
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności i dostępności. Zobacz w ISAP
- art. 281 § 1 pkt 6 Kodeks pracy Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
Zawartość arkusza ewidencji
| Element | Wymagany | Uwaga |
|---|---|---|
| Liczba godzin z godziną rozpoczęcia i zakończenia | tak | podstawa naliczenia wynagrodzenia |
| Godziny nadliczbowe | tak | z rozbiciem na dobowe i średniotygodniowe |
| Praca w porze nocnej | tak | podstawa dodatku nocnego |
| Dyżury z miejscem pełnienia | tak | — |
| Dni wolne z oznaczeniem tytułu | tak | np. wolne za pracę w niedzielę |
| Nieobecności | tak | bez jednostki chorobowej |
Jak to wygląda w praktyce
Firma prowadzi jeden zbiorczy arkusz dla całego działu, z nazwiskami w kolumnach.
Problem: ewidencję prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika.
Drugi problem: arkusz zbiorczy ujawnia nieobecności całego zespołu — ryzyko RODO.
Arkusz przechowuje się poza aktami osobowymi, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania jest ten sam co dla akt: zatrudnienie plus 10 lat dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
Forma pozostaje dowolna — papier, arkusz kalkulacyjny czy system kadrowy. Liczy się kompletność danych i możliwość odtworzenia zapisu na żądanie pracownika lub inspektora pracy.
Najczęściej zadawane pytania
Tak. Ewidencję czasu pracy prowadzi się odrębnie dla każdego zatrudnionego. Zbiorczy arkusz dla całego działu nie spełnia wymogu i dodatkowo ujawnia nieobecności innych osób.
Liczbę przepracowanych godzin wraz z godziną rozpoczęcia i zakończenia, nadgodziny, pracę w porze nocnej, dyżury z miejscem pełnienia, dni wolne z tytułem oraz nieobecności.
Poza aktami osobowymi, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania to czas zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
Tak. Przepisy nie narzucają formy — dopuszczalny jest papier, arkusz kalkulacyjny i system kadrowy. Liczy się kompletność danych oraz możliwość ich odtworzenia na żądanie.
Nie. Odnotowuje się sam fakt i rodzaj nieobecności, ale nie jednostkę chorobową. Informacja o chorobie to dana szczególnej kategorii, której nie wolno przetwarzać w tym dokumencie.
Tak. Pracodawca udostępnia ewidencję czasu pracy na żądanie pracownika. Dotyczy to całości zapisu stanowiącego podstawę wyliczenia jego wynagrodzenia.
Pracowników w zadaniowym systemie czasu pracy, osoby zarządzające zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymujące ryczałt. Sam arkusz zakłada się jednak dla wszystkich — odnotowuje się w nim nieobecności i urlopy.