Delegacja - główne zasady

Prowadząc firmę, często pojawia się konieczność podróży służbowej do ważnego klienta czy w celu negocjacji biznesowych. Sam właściciel nie jest w stanie być wszędzie i nadzorować każdy proces w swoim biznesie (a nawet nie powinien), więc wysyła swoich pracowników w delegację. Ale jak zrobić to prawidłowo, w zgodzie z najnowszymi przepisami Kodeksu Pracy? Poznaj podstawowe zasady podróży służbowych.

Podróż służbowa a oddelegowanie

Zarówno pracownicy, jak i pracodawcy mają często problem z rozróżnieniem podróży służbowej od oddelegowania. Podróż służbowa to podróż, która odbywa się na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub miejsce pracy. Z kolei oddelegowanie to sytuacja, w której przedsiębiorca wysyła pracownika do wykonywania pracy do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę. Oddelegowanie wiąże się z koniecznością podpisania aneksu do umowy. Każda ze stron powinna być świadoma różnic pomiędzy tymi pojęciami, ponieważ z każdym z nich wiążą się inne skutki prawne oraz przywileje. Przed delegacją pracowniczą warto złożyć pisemne polecenie wyjazdu służbowego – co prawda nie jest one wymagane, ale dobrze zadbać o to, aby na linii pracodawca-pracownik nie pojawiały się żadne niedomówienia.

Jak wyliczyć wysokość diet krajowych? 

Od 1 stycznia 2023 r. zmieniła się stawka diety krajowej – obecnie jest to 45 zł za dobę, przy czym:

• od 8 do 12 godzin podróży służbowej przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł,
• powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta, czyli 45 zł.

Jeśli delegacja trwa dłużej niż jedną dobę, za każdą kolejną rozpoczętą pracownikowi przysługuje:

• do 8 godzin – połowa diety, czyli 22,50 zł,
• powyżej 8 godzin – cała dieta, czyli 45 zł.

Kwotę diety zmniejsza się o zapewnione bezpłatne wyżywienie, odpowiednio: 

• za śniadanie – 25% diety,
• za obiad – 50% diety,
• za kolację – 25% diety.

Zmieniła się również kwota na ryczałt za nocleg oraz przejazdy miejscowe (ryczałt obowiązuje w sytuacji, gdy pracownik nie dokumentuje delegacji rachunkami i innymi potwierdzeniami): za nocleg wynosi 67,50 zł, a za dojazdy komunikacją miejscową – 9 zł. 

Warto dodać, w listopadzie tego roku planowane jest zwiększenie diet zagranicznych, dlatego należy sprawdzać najnowsze rozporządzenia prawne.

Jak rozliczyć delegację?

Gdy dany pracownik już powróci z delegacji, powinien podjąć następujące kroki, czyli:

• wypełnić dokument, w którym przedstawia podstawowe dane związane z podróżą, m.in. swoje dane osobowe, cel, miejsce, datę wyjazdu i powrotu, poniesione koszty,
• ukazać dokumenty, które potwierdzają poniesione wydatki, czyli paragony, faktury, rachunki, bilety, potwierdzenia przelewów,
• jeśli pracownik nie jest w stanie udokumentować kosztów, składa odpowiednie oświadczenie, w którym podaje powód braku wyżej wymienionych dokumentów.

W dokładnym wyliczeniu czasu pracy w delegacji pomaga elektroniczny system ewidencji czasu pracy. Posiadając mobilny rejestrator, można zaznaczyć godziny pracy poza biurem, a lokalizator GPS zarejestruje dokładne miejsce pobytu. 

Kiedy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?

Co do zasady, polecenie wyjazdu na delegację jest poleceniem służbowym, czyli pracownik powinien je spełnić. Jeśli odmawia udziału w wyjeździe służbowym, powinien liczyć się z poważnymi konsekwencjami zawodowymi, nawet ze zwolnieniem dyscyplinarnym. Oczywiście wiele zależy od pracodawcy, który nie musi wyciągać tak dalece idących konsekwencji, ale warto pamiętać o tym, że ma do tego prawo. Pracownik musi wyrazić zgodę na delegację służbową w dwóch przypadkach – podczas ciąży kobiety oraz gdy jest on osobą opiekującą się dzieckiem do lat czterech.