Akta osobowe to zbiór dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia, prowadzony obowiązkowo dla każdego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Dzielą się na pięć części od A do E, a przechowuje się je przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
Akta osobowe dokumentują przebieg zatrudnienia konkretnego pracownika. Obowiązek ich prowadzenia wynika wprost z Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia.
Struktura jest ściśle określona rozporządzeniem i obejmuje pięć części. W części A gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B — dotyczące przebiegu zatrudnienia, w części C — związane z jego ustaniem. Część D obejmuje odpowiedzialność porządkową, a część E dokumentację kontroli trzeźwości.
Część D wyróżnia się tym, że dokumenty się z niej usuwa. Po zatarciu kary porządkowej, czyli po roku nienagannej pracy, odpis zawiadomienia o ukaraniu podlega usunięciu. Dlatego część tę prowadzi się odrębnie dla każdej kary.
Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Starsze umowy objęte są okresem pięćdziesięcioletnim, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny skracający ten termin.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Część | Zawartość | Przykłady |
|---|---|---|
| A | dokumenty z ubiegania się o zatrudnienie | kwestionariusz kandydata, orzeczenie wstępne |
| B | przebieg zatrudnienia | umowa, aneksy, zakres obowiązków, szkolenia BHP |
| C | ustanie zatrudnienia | wypowiedzenie, świadectwo pracy |
| D | odpowiedzialność porządkowa | zawiadomienia o karach — usuwane po zatarciu |
| E | kontrola trzeźwości | dokumenty z badań, jeżeli prowadzone |
Pracownik otrzymał naganę w styczniu. Po roku nienagannej pracy pyta o usunięcie dokumentu.
Zatarcie kary: po roku — odpis zawiadomienia usuwa się z części D.
Pozostałe części: bez zmian — dokumenty z części B pozostają.
Część D jest jedyną, z której dokumenty usuwa się w trakcie zatrudnienia. Prowadzi się ją odrębnie dla każdej kary, żeby usunięcie jednej nie naruszyło pozostałych.
Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Wcześniejsze umowy podlegają 50-letniemu okresowi, o ile pracodawca nie złożył raportu informacyjnego do ZUS.
Z pięciu: A — ubieganie się o zatrudnienie, B — przebieg zatrudnienia, C — ustanie zatrudnienia, D — odpowiedzialność porządkowa, E — kontrola trzeźwości.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał — dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku. Starsze umowy podlegają okresowi 50-letniemu.
Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.
Odpisy zawiadomień o ukaraniu z części D — po zatarciu kary, czyli po roku nienagannej pracy. Pozostałe części pozostają nienaruszone przez cały okres przechowywania.
Tak. Pracodawca udostępnia dokumentację na wniosek pracownika, także byłego, oraz wydaje jej kopię w postaci papierowej lub elektronicznej.
Nie. Pracodawca może żądać wyłącznie danych wskazanych w przepisach i weryfikować je przez okazanie dokumentu. Przechowywanie kopii wykracza poza dopuszczalny zakres.
Poza aktami osobowymi, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Ten sam reżim obejmuje dokumenty urlopowe oraz karty wypłaconego wynagrodzenia.
Poradnik pracownikaCzym jest system HACCP, kogo obowiązuje, jakie jest 7 zasad i czego wymaga się od pracownika kuchni oraz sklepu spożywczego. Z podstawą prawną i kontrolą sanepidu.
Szymon Mojsak
PrzepisyKodeks pracy pozwala ukarać pracownika tylko upomnieniem, naganą albo karą pieniężną. Sprawdź, za co przysługuje każda z nich, jak policzyć limit kary i jakich terminów pilnować.
Szymon Mojsak
PrzepisyDowiedz się, co dokładnie wchodzi w skład akt osobowych, jak długo musisz je przechowywać i które dokumenty z 2019 r. możesz już legalnie wrzucić do niszczarki.
Katarzyna Grzązek
BiznesJDG może zatrudniać bez zmiany formy prawnej. Sprawdź koszt pierwszego pracownika, właściwe druki ZUS i dwa obowiązki, które poradniki wciąż opisują błędnie.
Szymon Mojsak
PrzepisyOd 8 lipca 2026 r. inspektor może skontrolować firmę zdalnie, a grzywny za naruszenie przepisów o czasie pracy wzrosły do 60 000 zł. Sprawdź, jak przygotować ewidencję.
Szymon Mojsak