Akta osobowe to zbiór dokumentów dotyczących przebiegu zatrudnienia, prowadzony obowiązkowo dla każdego pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Dzielą się na pięć części od A do E, a przechowuje się je przez 10 lat od zakończenia zatrudnienia dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku.
Akta osobowe dokumentują przebieg zatrudnienia konkretnego pracownika. Obowiązek ich prowadzenia wynika wprost z Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia.
Struktura jest ściśle określona rozporządzeniem i obejmuje pięć części. W części A gromadzi się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w części B — dotyczące przebiegu zatrudnienia, w części C — związane z jego ustaniem. Część D obejmuje odpowiedzialność porządkową, a część E dokumentację kontroli trzeźwości.
Część D wyróżnia się tym, że dokumenty się z niej usuwa. Po zatarciu kary porządkowej, czyli po roku nienagannej pracy, odpis zawiadomienia o ukaraniu podlega usunięciu. Dlatego część tę prowadzi się odrębnie dla każdej kary.
Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi dziesięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Starsze umowy objęte są okresem pięćdziesięcioletnim, chyba że pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny skracający ten termin.
Stan prawny na 3 sierpnia 2026
| Część | Zawartość | Przykłady |
|---|---|---|
| A | dokumenty z ubiegania się o zatrudnienie | kwestionariusz kandydata, orzeczenie wstępne |
| B | przebieg zatrudnienia | umowa, aneksy, zakres obowiązków, szkolenia BHP |
| C | ustanie zatrudnienia | wypowiedzenie, świadectwo pracy |
| D | odpowiedzialność porządkowa | zawiadomienia o karach — usuwane po zatarciu |
| E | kontrola trzeźwości | dokumenty z badań, jeżeli prowadzone |
Pracownik otrzymał naganę w styczniu. Po roku nienagannej pracy pyta o usunięcie dokumentu.
Zatarcie kary: po roku — odpis zawiadomienia usuwa się z części D.
Pozostałe części: bez zmian — dokumenty z części B pozostają.
Część D jest jedyną, z której dokumenty usuwa się w trakcie zatrudnienia. Prowadzi się ją odrębnie dla każdej kary, żeby usunięcie jednej nie naruszyło pozostałych.
Okres przechowywania zależy od daty zawarcia umowy. Dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Wcześniejsze umowy podlegają 50-letniemu okresowi, o ile pracodawca nie złożył raportu informacyjnego do ZUS.
Z pięciu: A — ubieganie się o zatrudnienie, B — przebieg zatrudnienia, C — ustanie zatrudnienia, D — odpowiedzialność porządkowa, E — kontrola trzeźwości.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał — dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku. Starsze umowy podlegają okresowi 50-letniemu.
Tak. Przepisy dopuszczają postać papierową i elektroniczną, wymagając zabezpieczenia gwarantującego poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji.
Odpisy zawiadomień o ukaraniu z części D — po zatarciu kary, czyli po roku nienagannej pracy. Pozostałe części pozostają nienaruszone przez cały okres przechowywania.
Tak. Pracodawca udostępnia dokumentację na wniosek pracownika, także byłego, oraz wydaje jej kopię w postaci papierowej lub elektronicznej.
Nie. Pracodawca może żądać wyłącznie danych wskazanych w przepisach i weryfikować je przez okazanie dokumentu. Przechowywanie kopii wykracza poza dopuszczalny zakres.
Poza aktami osobowymi, jako odrębną część dokumentacji pracowniczej. Ten sam reżim obejmuje dokumenty urlopowe oraz karty wypłaconego wynagrodzenia.
Szymon Mojsak
JDG może zatrudniać bez zmiany formy prawnej. Sprawdź koszt pierwszego pracownika, właściwe druki ZUS i dwa obowiązki, które poradniki wciąż opisują błędnie.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Planujesz wcześniejszą emeryturę lub ubiegasz się o rekompensatę z tytułu pracy w trudnym środowisku? Zrozumienie różnic między pracą w szczególnych warunkach a zwykłymi warunkami szkodliwymi BHP to pierwszy krok do zabezpieczenia swojej przyszłości finansowej. W tym kompleksowym poradniku wyjaśniamy aktualne wymogi prawne, procedury ewidencjonowania dla pracodawców oraz skuteczne ścieżki odwoławcze przed sądem.
Czytaj dalej →
Szymon Mojsak
Umowa, badania, BHP, ZUS, akta osobowe i PPK — cały proces zatrudnienia uporządkowany według terminów, z gotowymi wzorami dokumentów do pobrania.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Dział płac, choć często utożsamiany z kadrami, pełni w strukturze nowoczesnej firmy zupełnie odrębną, niezwykle odpowiedzialną rolę. To właśnie specjaliści ds. payrollu dbają o terminowe i bezbłędne naliczanie wynagrodzeń, rzetelne rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym oraz zgodność procesów z dynamicznie zmieniającym się prawem pracy. Dowiedz się, jak skutecznie zorganizować pracę tego działu i dlaczego jego automatyzacja to klucz do bezpieczeństwa finansowego Twojego przedsiębiorstwa.
Czytaj dalej →
Katarzyna Grzązek
Nowoczesny dział HR to znacznie więcej niż tradycyjne sterty dokumentów pracowniczych – to strategiczny partner wspierający rozwój całej firmy. Sprawdź, jak dzielą się funkcje twardego i miękkiego HR oraz jak automatyzacja rutynowych zadań kadrowych pozwala uwolnić realny potencjał Twojego zespołu.
Czytaj dalej →