Dowód osobisty służy potwierdzeniu tożsamości i danych podanych przez pracownika. Pracodawca może żądać jego okazania, ale przechowywanie kopii wykracza poza zakres danych niezbędnych do celu zatrudnienia.
Czym jest dowód osobisty w procesie zatrudnienia?
Dowód osobisty pojawia się w procesie zatrudnienia jako narzędzie potwierdzenia tożsamości i prawidłowości danych podanych przez pracownika. Udostępnienie danych następuje bowiem w formie oświadczenia, a pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do potwierdzenia.
Granicą jest zakres niezbędności. Okazanie dokumentu i spisanie z niego danych mieszczących się w katalogu ustawowym jest dopuszczalne, natomiast sporządzanie i przechowywanie kopii wykracza poza cel, dla którego dane są przetwarzane.
Odrębną kwestią jest moment. Numer PESEL i adres zamieszkania pracodawca może zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy, więc weryfikacja tych danych na etapie rekrutacji jest przedwczesna.
Warto pamiętać, że dobrowolne przesłanie skanu przez kandydata nie tworzy podstawy do jego przechowywania. Otrzymanie danych nie zmienia zakresu, którego pracodawca może żądać — dokument taki należy usunąć, a nie dołączyć do dokumentacji rekrutacyjnej.
Podstawa prawna
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia i przebiegu zatrudnienia — gdy jest to niezbędne dla stanowiska. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania oraz numeru PESEL pracodawca żąda dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹ § 5 Kodeks pracy Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą; pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację pracowniczą przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
Dowód osobisty — co wolno
| Czynność | Dopuszczalna | Podstawa |
|---|---|---|
| Okazanie dokumentu | tak | potwierdzenie danych |
| Spisanie danych z katalogu | tak, w niezbędnym zakresie | art. 22¹ § 5 k.p. |
| Kopia lub skan w aktach | nie | poza zakresem niezbędnym |
| Żądanie PESEL od kandydata | nie | art. 22¹ § 3 k.p. |
| Żądanie PESEL po zatrudnieniu | tak | art. 22¹ § 3 k.p. |
Jak to wygląda w praktyce
Kandydat wysyła aplikację ze skanem dowodu osobistego, o który nikt nie prosił.
Reakcja prawidłowa: usunięcie skanu, nie dołączanie go do dokumentacji.
Dlaczego: dokument zawiera dane spoza katalogu dla etapu rekrutacji.
Otrzymanie danych nie tworzy podstawy do ich przetwarzania. Dobrowolne przesłanie przez kandydata nie zmienia zakresu, którego pracodawca może żądać i który może przechowywać.
Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca może potwierdzić dane przez okazanie dokumentu i spisać te z katalogu ustawowego — bez sporządzania kopii.
Najczęściej zadawane pytania
Tak, w zakresie niezbędnym do potwierdzenia danych podanych przez pracownika w oświadczeniu.
Nie. Sporządzanie i przechowywanie kopii wykracza poza zakres danych niezbędnych do celu zatrudnienia.
Dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Na etapie rekrutacji PESEL i adres zamieszkania pozostają poza dopuszczalnym katalogiem.
Usunąć. Dobrowolne przesłanie nie tworzy podstawy przetwarzania ani nie rozszerza zakresu danych, które pracodawca może przechowywać.
W formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może następnie żądać ich udokumentowania w niezbędnym zakresie.
Nie. Uprawnienia i kwalifikacje potwierdza się odrębnymi dokumentami, których zakres wynika z wymagań danego stanowiska.
Przechowując je w dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność, z dostępem ograniczonym do ról.