Sandra Nowak •
Wiele firm korzysta z systemów rejestracji czasu pracy online, które pozwalają na monitorowanie aktywności pracowników, zarządzanie projektami i generowanie raportów. Jednak takie systemy muszą być zgodne z przepisami o ochronie danych osobowych, czyli RODO. W tym artykule przedstawimy, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze i wdrażaniu takiego rozwiązania.
Co to jest rejestracja czasu pracy online?
Rejestracja czasu pracy online to sposób na śledzenie i dokumentowanie czasu poświęconego na wykonywanie zadań służbowych przez pracowników. Może to polegać na ręcznym wpisywaniu godzin pracy, automatycznym rejestrowaniu aktywności na komputerze lub urządzeniu mobilnym, a także na wykorzystaniu specjalnych urządzeń biometrycznych lub kart zbliżeniowych.
Rejestracja czasu pracy online ma wiele zalet, takich jak:
- poprawa efektywności i produktywności pracowników,
- lepsza kontrola nad kosztami i budżetami projektów,
- ułatwienie rozliczania czasu pracy i wypłaty wynagrodzeń,
- zwiększenie motywacji i zaangażowania pracowników,
- ułatwienie współpracy i komunikacji w zespołach.
Rejestracja czasu pracy online wiąże się również z pewnymi wyzwaniami, zwłaszcza w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Systemy rejestracji czasu pracy online gromadzą i przetwarzają różne informacje o pracownikach, takie jak:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- numer PESEL,
- numer konta bankowego,
- zdjęcie,
- odcisk palca lub inny identyfikator biometryczny,
- lokalizacja geograficzna,
- adres IP,
- czas spędzony na poszczególnych zadaniach.
Takie dane są uznawane za dane osobowe w rozumieniu RODO i podlegają szczególnej ochronie. Naruszenie RODO może skutkować wysokimi karami finansowymi, a także utratą zaufania i reputacji firmy.
Jak zapewnić zgodność z RODO przy rejestracji czasu pracy online?
Aby uniknąć naruszenia RODO przy rejestracji czasu pracy online, należy spełnić kilka warunków, takich jak:
- uzyskanie zgody pracowników na przetwarzanie ich danych osobowych w celu rejestracji czasu pracy online lub wykazanie innego uzasadnionego interesu firmy do tego celu,
- informowanie pracowników o celach, zakresie, sposobie i podstawie prawnej przetwarzania ich danych osobowych oraz o ich prawach w tym zakresie,
- ograniczanie zbierania i przetwarzania danych osobowych do niezbędnego minimum dla celu rejestracji czasu pracy online,
- zapewnianie bezpieczeństwa danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie, hasła, firewalle, antywirusy, szkolenia dla pracowników itp.,
- zawieranie umów z podmiotami trzecimi, które dostarczają lub obsługują systemy rejestracji czasu pracy online, w których określone są obowiązki i odpowiedzialności stron w zakresie ochrony danych osobowych,
- przestrzeganie zasady ograniczenia przechowywania danych osobowych i usuwanie ich po upływie określonego terminu lub osiągnięciu celu rejestracji czasu pracy online,
- respektowanie praw pracowników do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia lub sprzeciwu wobec przetwarzania.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu do rejestracji czasu pracy online?
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy system spełnia wymogi prawne dotyczące ochrony danych osobowych. W Polsce obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane dalej RODO. RODO nakłada na administratorów danych osobowych (czyli osoby lub podmioty, które decydują o celach i sposobach przetwarzania danych) szereg obowiązków, takich jak:
- informowanie osób, których dane są przetwarzane, o celach, podstawach prawnych i okresach przechowywania danych, a także o ich prawach do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu;
- uzyskiwanie zgody na przetwarzanie danych w przypadkach, gdy nie ma innej podstawy prawnej;
- zapewnianie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych poprzez stosowanie środków technicznych i organizacyjnych, takich jak szyfrowanie, hasła, zabezpieczenia fizyczne, szkolenia pracowników;
- zgłaszanie naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego (w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) i informowanie osób dotkniętych naruszeniem;
- zawieranie umów z podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu administratora (tzw. podmiotami przetwarzającymi), w których określa się zakres, cele i warunki przetwarzania danych;
- przestrzeganie zasad minimalizacji danych (przetwarzanie tylko tych danych, które są niezbędne do realizacji celu), celowości (przetwarzanie danych tylko w określonych i uzasadnionych celach) i ograniczenia przechowywania (nieprzechowywanie danych dłużej niż jest to konieczne).
Dlatego też przy wyborze systemu do rejestracji czasu pracy online należy upewnić się, że dostawca systemu spełnia te wymogi i gwarantuje nam pełną zgodność z RODO. Warto również sprawdzić opinie innych użytkowników systemu i dowiedzieć się, jak działa obsługa klienta i pomoc techniczna dostawcy.
Jak dbać o bezpieczeństwo danych na co dzień?
Wybór odpowiedniego systemu to jednak nie wszystko. Aby zapewnić bezpieczeństwo danych w systemie do rejestracji czasu pracy online, należy również pamiętać o kilku prostych zasadach:
- Nie udostępniaj swojego loginu i hasła do systemu nikomu, nawet osobom z Twojej firmy. Używaj silnych i unikalnych haseł, które zawierają litery, cyfry i znaki specjalne. Zmień hasło co jakiś czas i nie zapisuj go w przeglądarce lub na kartce przy komputerze.
- Nie loguj się do systemu z niezaufanych urządzeń lub sieci. Unikaj korzystania z systemu na publicznych komputerach lub w otwartych sieciach Wi-Fi. Jeśli musisz to zrobić, upewnij się, że wylogowujesz się po zakończeniu pracy i czyścisz historię przeglądarki.
- Nie klikaj w podejrzane linki lub załączniki w mailach, które mogą pochodzić od oszustów próbujących wykraść Twoje dane. Zawsze sprawdzaj nadawcę i treść wiadomości, a w razie wątpliwości skontaktuj się z dostawcą systemu lub administratorem danych w Twojej firmie.
- Zgłoś każdą sytuację, która może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa danych, np. utratę lub kradzież urządzenia, na którym logowałeś się do systemu, podejrzenie włamania do systemu lub konta, otrzymanie nieautoryzowanego żądania udostępnienia danych. Niezwłocznie zmień hasło i poinformuj o incydencie dostawcę systemu lub administratorem danych w Twojej firmie.
Rejestracja czasu pracy online to nowoczesne i efektywne narzędzie zarządzania zasobami ludzkimi, które może przynieść wiele korzyści dla firm i pracowników. Jednak należy pamiętać, że takie rozwiązanie wymaga zgodności z RODO i ochrony danych osobowych pracowników. Aby tego dokonać, należy spełnić kilka warunków, które opisaliśmy w tym artykule. W ten sposób można uniknąć nie tylko kary finansowej, ale także utraty zaufania i reputacji firmy.
