E-Doręczenia - jak założyć adres dla Twojej firmy?

Od 1 kwietnia 2025 roku każda firma zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będzie zobowiązana do posiadania adresu do e-Doręczeń. Oznacza to, że wszystkie pisma urzędowe będą przesyłane elektronicznie, a każda firma musi mieć odpowiednia skrzynkę do odbioru tej korespondencji. Aby pomóc Ci w szybkim i łatwym założeniu takiego adresu, przygotowaliśmy szczegółową instrukcję krok po kroku.

Kogo dotyczy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w tym spółek z o.o., spółek akcyjnych, komandytowych oraz innych jednostek organizacyjnych figurujących w KRS. Jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG) wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) nie podlegają temu obowiązkowi, ale mogą skorzystać z systemu dobrowolnie.

Obowiązek dla nowo rejestrowanych firm

Od 1 kwietnia 2025 roku każda nowo powstająca firma rejestrowana w KRS będzie musiała posiadać aktywny adres do e-Doręczeń już na etapie rejestracji. Brak jego utworzenia może opóźnić formalności związane z wpisem do KRS i rozpoczęciem działalności.

Adres e-Doręczeń a zawieszenie działalności

Firmy, które zawieszą działalność w KRS, nadal będą posiadać przypisany adres do e-Doręczeń. Oznacza to, że mimo formalnego zawieszenia działalności, organy administracji publicznej wciąż mogą kierować na ten adres oficjalną korespondencję. Skrzynka pozostaje aktywna do momentu likwidacji lub wykreślenia podmiotu z rejestru.

Konsekwencje braku adresu do e-Doręczeń

Brak aktywowanego adresu do e-Doręczeń po 1 kwietnia 2025 roku może skutkować problemami w odbiorze ważnych pism urzędowych, co z kolei może prowadzić do opóźnień w realizacji obowiązków administracyjnych, podatkowych czy sądowych. Warto również pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami doręczenie elektroniczne uznaje się za skuteczne nawet wtedy, gdy adresat nie odebrał wiadomości – co oznacza, że nieodczytana korespondencja nie zwalnia z obowiązku jej realizacji.

Rezygnacja z adresu do e-Doręczeń

Adres do e-Doręczeń jest przypisany do podmiotu na stałe i nie można z niego zrezygnować, dopóki firma widnieje w rejestrze KRS. W przypadku likwidacji działalności adres jest automatycznie usuwany wraz z wykreśleniem podmiotu z rejestru. Jeśli firma przechodzi proces przekształcenia, konieczna może być aktualizacja danych adresu e-Doręczeń zgodnie z nowym statusem prawnym organizacji.

Jak założyć adres do e-doręczeń? Krok po kroku.

Zaloguj się do serwisu Biznes.gov.pl:

• Wejdź na stronę Biznes.gov.pl i zaloguj się, korzystając z profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowaneg

Wypełnij wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń:

• Po zalogowaniu wybierz opcję "Załatw online" dotyczącą utworzenia adresu do e-Doręczeń.
• Uzupełnij dane firmy, takie jak numer KRS oraz adres do korespondencji.
• Wskaż administratora skrzynki (osobę odpowiedzialną za zarządzanie skrzynką), podając jej imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL (lub Identyfikator Europejski).

Dołącz pełnomocnictwo (jeśli wymagane):

• Jeśli osoba składająca wniosek nie ma uprawnień do reprezentowania firmy wynikających z KRS, należy dołączyć elektronicznie podpisane pełnomocnictwo oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej (17 zł).

Podpisz wniosek:

• Wniosek musi być podpisany elektronicznie przez osoby uprawnione do reprezentacji firmy lub pełnomocnika. Możesz użyć do tego profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego, e-dowodu lub pieczęci elektronicznej.

Złóż wniosek i oczekuj na potwierdzenie:

• Po złożeniu wniosku otrzymasz na podany adres e-mail potwierdzenie jego złożenia.
• Po pozytywnej weryfikacji wniosku otrzymasz instrukcję dotyczącą aktywacji adresu do e-Doręczeń.

Aktywuj skrzynkę do e-Doręczeń:

• Zaloguj się do serwisu mObywatel.gov.pl.
• Przejdź do zakładki "Twoje skrzynki" i kliknij "Aktywuj skrzynkę" przy odpowiedniej pozycji.
• Podaj adres e-mail do powiadomień i zaakceptuj regulamin świadczenia usług przez Operatora Wyznaczonego.
• Kliknij "Aktywuj".

Wpisanie adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE):

Po aktywacji skrzynki, adres do e-Doręczeń zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a użytkownik otrzyma potwierdzenie na swoją skrzynkę e-Doręczeń

Pamiętaj, że od momentu wpisania adresu do BAE, urzędy będą kierować korespondencję do Twojej firmy wyłącznie elektronicznie na ten adres. Dbaj o terminowość i bezpieczeństwo swoich działań – to krok w stronę cyfryzacji i nowoczesnego zarządzania firmą.

Najczęściej zadawane pytania:

1. Co to jest adres do e-Doręczeń?

Adres do e-Doręczeń to specjalny, elektroniczny adres, na który będą kierowane wszystkie pisma urzędowe. Od 1 kwietnia 2025 roku każda firma zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) będzie zobowiązana do posiadania takiego adresu, aby otrzymywać korespondencję urzędową drogą elektroniczną.

2. Kiedy muszę założyć adres do e-Doręczeń?

Każda firma musi mieć aktywowany adres do e-Doręczeń najpóźniej do 1 kwietnia 2025 roku. Po tej dacie urzędowe pisma będą wysyłane tylko na ten adres, więc brak jego utworzenia może spowodować trudności w odbiorze ważnych dokumentów.

4. Kto jest odpowiedzialny za zarządzanie skrzynką e-Doręczeń?

Administrator skrzynki e-Doręczeń to osoba odpowiedzialna za jej obsługę. Podczas składania wniosku należy wskazać administratora, podając jego imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer PESEL (lub identyfikator europejski).

5. Co jeśli nie mam pełnomocnika do reprezentowania firmy w KRS?

Jeśli osoba składająca wniosek nie ma uprawnień do reprezentowania firmy, konieczne jest dołączenie pełnomocnictwa oraz dowodu uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł. Pełnomocnictwo musi być podpisane elektronicznie.

7. Czy muszę posiadać podpis kwalifikowany do złożenia wniosku?

Nie jest to konieczne. Wniosek możesz podpisać za pomocą profilu zaufanego, e-dowodu lub podpisu kwalifikowanego. Podpis kwalifikowany jest alternatywą, ale nie obowiązkową.

8. Czy mogę sprawdzić, czy mój adres e-Doręczeń jest aktywowany?

Tak, możesz sprawdzić status swojej skrzynki e-Doręczeń w serwisie mObywatel.gov.pl w zakładce „Twoje skrzynki”. Znajdziesz tam informacje o jej statusie oraz o ewentualnych koniecznych działaniach.

9. Czy mogę zmienić administratora skrzynki e-Doręczeń?

Tak, możesz zmienić administratora skrzynki e-Doręczeń. W tym celu należy zaktualizować dane w systemie, logując się na platformie Biznes.gov.pl i dokonując odpowiednich zmian.

10. Co się stanie, jeśli nie założę adresu do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku?

Jeśli firma nie utworzy adresu do e-Doręczeń do 1 kwietnia 2025 roku, urzędowa korespondencja nie będzie mogła być dostarczona. Może to prowadzić do opóźnień w otrzymywaniu ważnych pism urzędowych, co może skutkować problemami z realizacją obowiązków prawnych czy podatkowych.