RODO w dziale kadr sprowadza się do trzech zasad: zbierać tylko dane z katalogu ustawowego, ograniczyć dostęp do dokumentacji i usuwać dane po upływie okresu przechowywania. Największe ryzyko dotyczy danych o zdrowiu.
Czym jest RODO w dziale kadr?
Ochrona danych osobowych w dziale kadr opiera się na trzech praktycznych zasadach: ograniczeniu zakresu zbieranych informacji, kontroli dostępu do dokumentacji oraz przestrzeganiu okresów przechowywania.
Pierwsza wynika wprost z Kodeksu pracy, który określa katalog danych, jakich pracodawca może żądać od kandydata i od pracownika. Numer PESEL i adres zamieszkania można zbierać dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Największe ryzyko koncentruje się na danych szczególnych kategorii. Orzeczenia lekarskie i informacje o stanie zdrowia wymagają odrębnej podstawy przetwarzania oraz wąskiego kręgu dostępu — nie powinny krążyć ogólnym obiegiem dokumentów kadrowych.
Częstym błędem jest zbieranie zgód na dane, które przysługują z mocy przepisu. Tworzy to pozorną podstawę przetwarzania i zaciemnia rzeczywisty zakres, a przy tym brak zgody nie może rodzić żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika.
Podstawa prawna
- art. 22¹ § 1 Kodeks pracy Od kandydata pracodawca żąda imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych, a wykształcenia i przebiegu zatrudnienia — gdy jest to niezbędne dla stanowiska. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹ § 3 Kodeks pracy Adresu zamieszkania i numeru PESEL pracodawca żąda dopiero po nawiązaniu stosunku pracy. Zobacz pełny przepis
- art. 22¹b § 1 Kodeks pracy Dane szczególnych kategorii, w tym dotyczące zdrowia i biometryczne, przetwarza się wyłącznie na odrębnej podstawie. Zobacz w ISAP
- art. 94 pkt 9b Kodeks pracy Dokumentację pracowniczą przechowuje się w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Zobacz w ISAP
- art. 22¹a § 2 Kodeks pracy Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania pracownika ani kandydata. Zobacz w ISAP
Stan prawny na 7 sierpnia 2026
Trzy obszary ryzyka
| Obszar | Typowe uchybienie | Środek |
|---|---|---|
| Zakres danych | PESEL i adres w rekrutacji | przegląd formularzy |
| Dane o zdrowiu | orzeczenia w obiegu ogólnym | odrębny obieg |
| Dostęp | całe akta dla całego działu | uprawnienia wg ról |
| Retencja | aplikacje przechowywane latami | automatyczne usuwanie |
| Zgody | zbierane „na wszelki wypadek” | podstawa z przepisu |
Jak to wygląda w praktyce
Audyt sprawdza trzy elementy w dziale kadr.
Formularz rekrutacyjny: czy nie żąda PESEL i adresu.
Orzeczenia lekarskie: czy mają odrębny obieg i wąski dostęp.
Baza kandydatów: czy działa automatyczne usuwanie.
Te trzy punkty wychwytują większość rzeczywistych uchybień, bo dotyczą procesów o dużym wolumenie i powtarzalnym charakterze.
Częstym błędem jest też zbieranie zgód na dane, które i tak przysługują z mocy przepisu — tworzy to pozorną podstawę i zaciemnia rzeczywisty zakres przetwarzania.
Najczęściej zadawane pytania
Od kandydata — imienia, nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych. Numeru PESEL i adresu zamieszkania dopiero po nawiązaniu stosunku pracy.
Jako dane szczególnej kategorii — wymagają odrębnej podstawy przetwarzania, odrębnego obiegu i wąskiego kręgu dostępu.
Nie. Dane z katalogu ustawowego przetwarza się na podstawie przepisu, a zbędna zgoda tworzy pozorną podstawę i zaciemnia rzeczywisty zakres.
Przypisując uprawnienia do ról i kategorii spraw, zamiast udostępniać całość akt każdemu pracownikowi działu.
Przez okres zatrudnienia i 10 lat po jego zakończeniu dla umów zawartych od 1 stycznia 2019 roku.
Usunąć, chyba że kandydat wyraził odrębną zgodę na przyszłe nabory. Usuwanie powinno działać automatycznie w systemie.
Nic — brak zgody ani jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania ani powodować negatywnych konsekwencji.