Urlop z powodu siły wyższej – jak reguluje go kodeks pracy?

W życiu zdarzają się sytuacje, których nie da się przewidzieć – nagła choroba dziecka, wypadek bliskiej osoby czy awaria w domu, która wymaga naszej natychmiastowej obecności. Co wtedy, gdy musimy z dnia na dzień zrezygnować z pracy, ale nie mamy już urlopu na żądanie?

Od 2023 roku w polskim Kodeksie pracy pojawiła się nowa możliwość – urlop z powodu siły wyższej. To rozwiązanie stworzone z myślą o takich właśnie sytuacjach. W tym artykule dowiesz się, kto może z niego skorzystać, ile dni przysługuje, jak go zgłosić i co powinien wiedzieć pracodawca. Jeśli pracujesz w kadrach lub po prostu chcesz znać swoje prawa – ten przewodnik jest dla Ciebie.

Czym jest urlop z powodu siły wyższej?

Urlop z powodu siły wyższej to nowy rodzaj zwolnienia od pracy, który pojawił się w polskim prawie pracy 26 kwietnia 2023 r. Został wprowadzony na mocy nowelizacji Kodeksu pracy i wynika z unijnej dyrektywy „work-life balance”. Zgodnie z przepisami, jest to krótkoterminowy urlop w pilnych, nieprzewidywalnych sytuacjach życiowych, w których natychmiastowa obecność pracownika w domu lub w innym miejscu jest konieczna. Mowa tu o sytuacjach nagłych, które nie wynikają z winy pracownika, a jednocześnie nie dają się odroczyć w czasie.

Przykłady takich zdarzeń to m.in.:

• nagła choroba lub wypadek członka rodziny,
• pilne sprawy opiekuńcze,
• awaria w domu wymagająca interwencji,
• inne nieprzewidziane sytuacje rodzinne lub osobiste, których nie dało się zaplanować.

To ważne: nie należy mylić tego urlopu z urlopem na żądanie, który również można wziąć bez wcześniejszego planowania – bo urlop z powodu siły wyższej rządzi się innymi zasadami, zarówno w zakresie zgłoszenia, jak i wynagrodzenia. Ten nowy typ urlopu jest dużym ułatwieniem dla pracowników, którzy do tej pory często musieli „kombinować” z nieplanowanymi nieobecnościami. Teraz wszystko można załatwić legalnie i zgodnie z przepisami – wystarczy znać swoje prawa.

Kiedy przysługuje urlop z powodu siły wyższej?

Urlop z powodu siły wyższej to rozwiązanie dla pracownika, który nie może stawić się w pracy z przyczyn nagłych i niezależnych od siebie. Przepisy jasno określają, komu i w jakich sytuacjach przysługuje takie wolne.

✅ Komu przysługuje?

Z tego urlopu może skorzystać każdy pracownik zatrudniony na umowę o pracę, bez względu na to, czy pracuje na cały etat, czy na jego część. Nie ma znaczenia staż pracy ani to, czy jest się pracownikiem biurowym, fizycznym czy zdalnym.

✅ Na ile dni można wziąć urlop?

W ciągu roku kalendarzowego przysługują 2 dni albo 16 godzin urlopu z powodu siły wyższej. Co ważne, pracownik sam decyduje, czy chce skorzystać z dni, czy z godzin – warto więc dostosować to do potrzeb danej sytuacji.

👉 Przykład: Jeśli nagła sytuacja wymaga jedynie kilku godzin nieobecności, nie trzeba brać całego dnia. Można zgłosić np. 4 godziny urlopu.

✅ W jakich sytuacjach można z niego skorzystać?

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu zdarzeń, ale w praktyce chodzi o wszelkie nagłe i nieplanowane sytuacje rodzinne lub osobiste, które wymagają natychmiastowej reakcji. Przykłady:

• choroba dziecka lub bliskiej osoby,
• pilna opieka nad członkiem rodziny,
• poważna awaria w domu (np. zalanie mieszkania),
• wypadek drogowy członka rodziny.

Jeśli dana sytuacja mogła być zaplanowana wcześniej (np. wizyta u lekarza), to nie kwalifikuje się jako siła wyższa.

Czy urlop z powodu siły wyższej jest płatny?

Tak, ale nie w pełnym wymiarze. Urlop z powodu siły wyższej jest częściowo płatny – pracownik zachowuje prawo do 50% wynagrodzenia.

To oznacza, że:

• za każdy dzień (lub godzinę) takiego urlopu otrzymasz połowę swojej standardowej pensji,
• reszta nie jest finansowana ani przez pracodawcę, ani przez ZUS.

Dla wielu osób może to być minus, ale warto pamiętać, że jest to legalna i usprawiedliwiona nieobecność, która nie wpływa negatywnie na sytuację pracowniczą ani nie wymaga wykorzystania innych dni urlopowych.

ℹ️ Co jeszcze warto wiedzieć:

• Urlop z siły wyższej nie wlicza się do urlopu wypoczynkowego – to osobna pula dni.
• Pracodawca nie ma prawa odmówić przyznania takiego urlopu, jeśli spełnione są przesłanki określone w przepisach.
• Nie trzeba później „odpracowywać” tych godzin ani ich oddawać.

Podsumowując: mimo że to tylko 50% wynagrodzenia, to uczciwe rozwiązanie na wypadek nagłych sytuacji życiowych, które zdarzają się każdemu. Zdecydowanie lepiej mieć te 2 dni niż improwizować nieobecność.

Jak zgłosić urlop z powodu siły wyższej?

Dobrą wiadomością dla pracowników jest to, że zgłoszenie urlopu z powodu siły wyższej jest bardzo proste – nie trzeba składać żadnych pisemnych wniosków z wyprzedzeniem ani dołączać zaświadczeń lekarskich czy dokumentów.

Jakie są zasady?

• Zgłaszasz urlop najpóźniej w dniu nieobecności – najlepiej jak najszybciej, np. rano przed rozpoczęciem pracy.
• Wystarczy telefon, SMS, e-mail albo zgłoszenie przez system kadrowo-płacowy (jeśli firma taki posiada).
• Nie musisz podawać szczegółowych informacji – wystarczy krótko wskazać, że chodzi o nagłą sytuację życiową (np. "nieobecność z powodu siły wyższej – choroba dziecka").

Co powinien zrobić pracodawca?

Pracodawca ma obowiązek:

• zaakceptować zgłoszenie urlopu z siły wyższej,
• wypłacić 50% wynagrodzenia za ten czas,
• odpowiednio udokumentować tę nieobecność w ewidencji czasu pracy.

Pamiętaj: nie można odmówić takiego urlopu, jeśli pracownik spełnia warunki jego przyznania. Nie trzeba też czekać na zgodę – wystarczy zawiadomienie. Warto jednak poinformować pracodawcę możliwie szybko – to buduje zaufanie i ułatwia organizację pracy w firmie.

Czy urlop z powodu siły wyższej wpływa na inne uprawnienia pracownicze?

To jedno z najczęstszych pytań, szczególnie wśród osób z działu kadr oraz pracowników korzystających z różnych form urlopów. Na szczęście odpowiedź jest prosta: urlop z powodu siły wyższej nie wpływa negatywnie na inne uprawnienia pracownicze.

Co to oznacza w praktyce?

• Nie pomniejsza wymiaru urlopu wypoczynkowego – to osobna pula dni wolnych.
• Nie wpływa na staż pracy, dodatki stażowe czy premię frekwencyjną (chyba że regulamin firmy stanowi inaczej).
• Nie powoduje utraty prawa do innych świadczeń (np. nagrody jubileuszowe, dodatki funkcyjne).

Urlop ten traktowany jest jako usprawiedliwiona nieobecność w pracy, podobnie jak zwolnienie lekarskie czy urlop okolicznościowy. Co więcej – jego wprowadzenie to wyraz troski o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Dla pracodawcy to również dobre rozwiązanie – zamiast nieobecności „na dziko”, jest konkretna podstawa prawna, ewidencja i procedura. Dzięki temu system kadrowy może działać sprawnie, a relacje w firmie pozostają zdrowe i przejrzyste.

Różnica między urlopem z powodu siły wyższej a urlopem na żądanie.

Urlop z powodu siły wyższej a inne typy nieobecności w pracy.

Najczęstsze pytania i mity

❓ Czy pracodawca może odmówić urlopu z powodu siły wyższej?

Nie. Jeśli zgłoszenie zostało dokonane zgodnie z przepisami, nie może odmówić.

❓ Czy trzeba udowadniać sytuację awaryjną?

Nie. Nie ma obowiązku dokumentowania sytuacji – wystarczy oświadczenie pracownika.

❓ Czy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok?

Nie. Urlop z powodu siły wyższej jest ważny tylko w danym roku kalendarzowym – niewykorzystany przepada.

❓ Czy można go łączyć z innym urlopem?

Tak. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby np. po dniu z siły wyższej rozpocząć urlop wypoczynkowy – o ile pozwalają na to warunki organizacyjne.

Zakończenie: Warto znać swoje prawa i możliwości

Nagłe życiowe sytuacje to coś, co może przydarzyć się każdemu. Urlop z powodu siły wyższej to proste i legalne rozwiązanie, które pozwala pracownikowi zareagować na kryzys bez stresu i konsekwencji zawodowych. Choć to tylko 2 dni lub 16 godzin w roku, może znacząco pomóc w trudnym momencie – i to bez konieczności sięgania po urlop wypoczynkowy czy ryzykowania nieusprawiedliwionej nieobecności.

W dobie cyfrowych systemów kadrowych – takich jak RCPonline – jego zgłoszenie i rozliczenie jest błyskawiczne. A dla firm? To gwarancja przejrzystości i zgodności z Kodeksem pracy.

🔔 Pamiętaj: jeśli zarządzasz zespołem lub kadrami – zadbaj o to, by pracownicy znali swoje uprawnienia i mogli z nich korzystać bez barier.