Weronika Skurpel •
Delegacja - główne zasady
Wysyłanie pracowników w delegację to powszechna praktyka w biznesie, szczególnie w czasach, gdy współpraca z klientami czy partnerami biznesowymi często wymaga osobistego spotkania. Warto jednak wiedzieć, jakie zasady regulują ten proces, aby uniknąć nieporozumień i nieprawidłowości. W artykule omówimy najważniejsze aspekty związane z delegacją pracowników, w tym przepisy prawne, wyliczanie diet oraz zasady rozliczania wydatków.
Różnica między delegacją a oddelegowaniem
Delegacja to podróż służbowa, która jest organizowana na polecenie pracodawcy i odbywa się w celach związanych z wykonywaniem pracy. W odróżnieniu od oddelegowania, które zakłada przeniesienie pracownika do innej miejscowości na dłuższy czas, delegacja ma charakter krótkoterminowy. W obydwu przypadkach istotne jest przygotowanie stosownego dokumentu, który będzie potwierdzeniem wyjazdu służbowego. Rygorystyczne przestrzeganie zasad dotyczących dokumentacji pomoże uniknąć niejasności związanych z rozliczeniami.
Wysokość diet w delegacji
Od 1 stycznia 2023 r. obowiązuje nowa kwota diety krajowej, która wynosi 45 zł za dobę. Wysokość diety uzależniona jest od długości podróży:
- Podczas podróży trwającej od 8 do 12 godzin przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł.
- Powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta – 45 zł.
Jeżeli delegacja trwa dłużej niż doba, to za każdą kolejną rozpoczętą dobę przysługują:
- do 8 godzin – połowa diety, czyli 22,50 zł,
- powyżej 8 godzin – cała dieta, czyli 45 zł.
Diety mogą być zmniejszone o wartość zapewnionego wyżywienia, co także warto mieć na uwadze przy planowaniu kosztów delegacji.
Rozliczenie kosztów delegacji
Po powrocie z delegacji, pracownik powinien postarać się o właściwe dokumentowanie poniesionych wydatków. Ważne kroki to:
- wypełnienie formularza delegacyjnego z danymi osobowymi, celem podróży oraz datami wyjazdu i powrotu,
- zbieranie dowodów wydatków, takich jak paragony, faktury, bilety czy potwierdzenia przelewów,
- jeśli napotka na trudności w dokumentowaniu wydatków, powinien złożyć stosowne oświadczenie wyjaśniające tę sytuację.
Dzięki zastosowaniu elektronicznych systemów ewidencji czasu pracy, proces ten może przebiegać znacznie sprawniej, co pozwoli na pełne odnalezienie śladów delegacji oraz ewentualne zautomatyzowanie procesu rozliczeń.
Pracownik a odmowa wyjazdu służbowego
Podczas gdy polecenie wyjazdu w delegację generalnie jest obowiązkowe do wykonania, pracownik ma prawo do odmowy w pewnych okolicznościach. Może to dotyczyć sytuacji, gdy jego zdrowie, warunki osobiste (np. opieka nad dzieckiem) oraz inne powody uniemożliwiają wyjazd. W takich przypadkach istotne jest, aby pracownik poinformował pracodawcę wcześniej oraz, w miarę możliwości, uzasadnił swoją decyzję.
Podsumowanie
Zrozumienie zasad delegacji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania pracownikami oraz budżetem firmy. Dzięki odpowiedniemu planowaniu, znajomości przepisów oraz właściwemu rozliczaniu wydatków, zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą cieszyć się korzyściami płynącymi z podróży służbowych. Kluczowe jest jednoznaczne określenie zasad przed wysłaniem pracownika w delegację oraz dbałość o dokumentację potwierdzającą wydatki.
