Opóźnione płatności to problem, który może dotknąć każdą firmę, niezależnie od jej rozmiaru czy branży. Niech nie zmyli Was myśl, że dotyczy to tylko małych przedsiębiorstw. W rzeczywistości, opóźnienia w regulowaniu faktur mogą stać się wyzwaniem nawet dla dużych korporacji. Nie tylko zagrażają płynności finansowej, ale także wpływają na relacje z klientami. Dlatego warto zrozumieć, jakie kroki można podjąć, aby zabezpieczyć się przed opóźnionymi płatnościami i utrzymać zdrowe relacje z klientami.

Luka płatnicza

(ang. "payment gap" lub "payment lag") to termin używany w kontekście finansów i rachunkowości do opisania opóźnień w płatnościach lub problemów z terminowym regulowaniem faktur przez klientów lub dłużników. Oznacza to, że firma lub osoba, która ma oczekiwać na zapłatę za dostarczone produkty lub usługi, nie otrzymuje jej w ustalonym terminie.

 Luka płatnicza może wynikać z różnych czynników, w tym:

1.      Problemy finansowe klientów: Klienci mogą mieć trudności finansowe, które uniemożliwiają im dokonanie płatności w terminie.

2.      Niezrozumienie lub konflikty dotyczące faktury: Czasami luka płatnicza może wynikać z niejasności lub nieporozumień dotyczących faktury, co prowadzi do opóźnień w płatności.

3.      Kwestie administracyjne: Niewłaściwe lub opóźnione przetwarzanie dokumentów lub problem z systemem księgowym może spowodować opóźnienia w dokonywaniu płatności.

4.      Brak środków na koncie: Klienci mogą nie mieć wystarczających środków na swoim koncie, aby dokonać płatności.

5.      Celowe opóźnienia: W niektórych przypadkach dłużnicy mogą celowo opóźniać płatności w celu uzyskania korzyści finansowych, na przykład wydłużenia okresu kredytowego.

Luka płatnicza może wpłynąć negatywnie na płynność finansową firmy, zwłaszcza jeśli firma jest mała lub średnia i ma ograniczone zasoby finansowe. Dlatego firmy starają się często stosować strategie zarządzania ryzykiem kredytowym i monitorować płatności, aby unikać poważnych problemów finansowych związanych z luką płatniczą.

Co mówi prawo?

Dyrektywa UE 2011/7/UE, znana również jako "Dyrektywa w sprawie zwalczania opóźnionych płatności w transakcjach handlowych", została przyjęta przez Unię Europejską w celu zwalczania problemu opóźnionych płatności w transakcjach handlowych pomiędzy przedsiębiorstwami oraz pomiędzy przedsiębiorstwami a organami sektora publicznego. Dyrektywa została opublikowana w lutym 2011 roku i miała na celu poprawę płynności finansowej firm oraz zwiększenie pewności prawnej w zakresie terminów płatności.

Główne założenia Dyrektywy 2011/7/UE obejmują:

Terminy płatności: Dyrektywa określa konkretne terminy płatności, które powinny być przestrzegane w transakcjach handlowych. Dla transakcji między firmami, standardowy termin wynosi 30 dni od otrzymania towarów lub usług, ale może być przedłużony do maksymalnie 60 dni w uzasadnionych przypadkach. W przypadku transakcji z organami sektora publicznego, termin płatności wynosi 30 dni, chyba że strony umownie uzgodnią inaczej.

Kary za opóźnienia: Dyrektywa nakłada obowiązek na dłużników (czyli osoby lub firmy, które opóźniają płatności) do zapłacenia odsetek za zwłokę i rekompensatę za koszty odzyskania długu, jeśli nie dokonają płatności w terminie. Stawki odsetek i rekompensat są określone w dyrektywie i zależą od stawek referencyjnych, takich jak stopa bazowa Europejskiego Banku Centralnego.

Zasady dowodzenia: Dyrektywa wprowadza zasady dowodzenia, co oznacza, że ​​jeśli dostawca chce ubiegać się o odsetki za zwłokę lub rekompensatę za koszty odzyskania długu, to dłużnik musi dostarczyć dowód, że nie jest odpowiedzialny za opóźnienie płatności.

Kodeks postępowania w sprawie opóźnień płatności: Dyrektywa zachęca do stosowania dobrych praktyk płatniczych, a także zachęca kraje członkowskie do wprowadzenia kodeksów postępowania w sprawie opóźnień płatności, które mogą pomóc w skróceniu terminów płatności i zwalczaniu praktyk nieuczciwej konkurencji.

Dyrektywa 2011/7/UE ma na celu ochronę dostawców i przedsiębiorstw przed opóźnionymi płatnościami oraz promowanie uczciwych praktyk płatniczych w Europie. Kraje członkowskie Unii Europejskiej były zobowiązane do jej implementacji w swoim prawodawstwie krajowym. W efekcie dyrektywa miała istotny wpływ na poprawę płynności finansowej i stabilności wielu firm działających w UE.

 Nikt nie lubi dopominać się o swoje...

Luka płatnicza może znacząco wpłynąć na relacje między firmą a jej klientami. Oto kilka sposobów, w jaki luka płatnicza może wpłynąć na te relacje:

Złe wrażenie: Nieterminowe płatności mogą stworzyć złe wrażenie u dostawcy lub firmy, która oczekuje na zapłatę. Dla dostawcy może to oznaczać, że klient nie traktuje go z należytym szacunkiem lub nie szanuje umowy handlowej.

Pogorszenie zaufania: Opóźnione płatności mogą obniżyć poziom zaufania między firmą a klientem. Jeśli klient nie płaci w terminie, dostawca może zaczynać wątpić w wiarygodność i zdolność klienta do spełniania swoich zobowiązań.

Napięcie w relacjach: Nieterminowe płatności mogą prowadzić do napięć i konfliktów w relacjach między firmą a klientem. Dostawca może czuć się zaniepokojony lub zirytowany opóźnieniami, podczas gdy klient może być zirytowany przypomnieniami i naciskiem na szybkie płatności.

Koszty dodatkowe: Jeśli dostawca musi podejmować dodatkowe kroki, aby odzyskać zaległe płatności, takie jak wysyłanie przypomnień lub angażowanie się w procesy windykacyjne, może to generować dodatkowe koszty zarówno w postaci czasu, jak i środków finansowych.

Zawężenie współpracy: W dłuższej perspektywie luka płatnicza może skutkować zawężeniem współpracy lub unikaniem dłużników. Dostawca może zdecydować się na ograniczenie dostaw lub ustalenie bardziej restrykcyjnych warunków handlowych w przypadku klientów, którzy systematycznie opóźniają płatności.

Ryzyko utraty klienta: Jeśli luka płatnicza staje się chroniczna i długotrwała, dostawca może rozważyć zakończenie współpracy z klientem, szczególnie jeśli inne dostępne opcje są bardziej stabilne finansowo.

 Aby zarządzać luką płatniczą i minimalizować negatywny wpływ na relacje z klientami, ważne jest, aby firma podejmowała odpowiednie kroki, takie jak skuteczne monitorowanie płatności, otwarta komunikacja z klientami w przypadku problemów finansowych oraz stosowanie polityki kredytowej i zasad płatności. Dobra komunikacja i elastyczność mogą pomóc w utrzymaniu pozytywnych relacji z klientami, nawet w przypadku wystąpienia luk płatniczych.

Dbaj o swoje interesy.

Zabezpieczenie się przed opóźnionymi płatnościami jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej i stabilności firmy. Oto kilka kroków, które można podjąć, aby zminimalizować ryzyko opóźnionych płatności:

Prawidłowa polityka kredytowa: Wprowadź jasną i skuteczną politykę kredytową dla klientów. Określ, jakie warunki płatności oferujesz, jaki jest termin płatności i czy oferujesz rabaty za wcześniejsze płatności. Upewnij się, że polityka jest dostępna i zrozumiała dla klientów.

Weryfikacja klientów: Przed nawiązaniem współpracy z nowymi klientami przeprowadź dokładną weryfikację ich wiarygodności finansowej. Skorzystaj z usług agencji ratingowych lub dostępnych publicznych źródeł informacji, aby ocenić ryzyko kredytowe.

Monitorowanie płatności: Bądź na bieżąco z płatnościami od klientów. Ustal proces monitorowania faktur i przypominaj klientom o zbliżającym się terminie płatności. Automatyzacja tego procesu może pomóc w zapobieganiu opóźnieniom.

Zastosowanie zaliczek: W przypadku większych zamówień lub długoterminowych umów rozważ wymaganie zaliczek od klientów przed rozpoczęciem dostaw lub świadczenia usług. Zaliczki mogą pomóc w zminimalizowaniu ryzyka utraty środków w przypadku opóźnionych płatności.

Negocjacje z klientem: W przypadku klientów, którzy mają trudności finansowe, podejdź do nich otwarcie i konstruktywnie. Rozważ negocjacje dotyczące rozłożenia płatności na raty lub dostosowania warunków umowy, aby dostosować je do sytuacji klienta.

Zautomatyzowane narzędzia finansowe: Wykorzystaj dostępne narzędzia finansowe i oprogramowanie do zarządzania finansami, które pomogą w monitorowaniu płatności i przypominaniu o terminach płatności.

Umowy pisemne: Upewnij się, że wszystkie umowy handlowe są rzetelnie spisane i zawierają klarowne warunki płatności oraz konsekwencje opóźnień.

Odzyskiwanie długów: Jeśli klient opóźnia płatności, zacznij proces odzyskiwania długu, zgodnie z obowiązującym prawem i umową zawartą między stronami. Możesz rozważyć korzystanie z usług firmy windykacyjnej lub prawnika w razie potrzeby.

Kredyt ubezpieczenia: Rozważ zakup kredytu ubezpieczeniowego (tzw. ubezpieczenie należności handlowych), które chroni przed opóźnieniami i niewypłacalnością klientów.

...

Zarządzanie płatnościami i zapewnienie płynności finansowej stanowi kluczową umiejętność dla każdej firmy. Opóźnione płatności mogą być wyzwaniem, ale także okazją do doskonalenia naszych praktyk i relacji z klientami. Pamiętajmy, że budowanie zaufania i elastyczność w działaniach to kluczowe elementy radzenia sobie z luką płatniczą.

 Dążenie do uczciwych praktyk płatniczych i otwartej komunikacji z klientami jest fundamentem trwałych relacji biznesowych. Ostatecznie, dbanie o terminowość płatności nie tylko pomaga w uniknięciu problemów finansowych, ale także przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy i wzmacniania jej pozycji na rynku. Warto zainwestować czas i wysiłek w rozwijanie skutecznych strategii zarządzania luką płatniczą, by nasza firma mogła kwitnąć w zmiennym świecie biznesu.