Krajowy System e-Faktur (KSeF) działa od 1 stycznia 2022 r. – początkowo jako rozwiązanie dobrowolne (ustawa z 29 października 2021 r., Dz.U. 2021 poz. 2076), a od 1 lutego 2026 r. jako obowiązkowe. Jest to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (art. 106nd ustawy o VAT), który służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System ten ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, a także zapewnienie większej przejrzystości i kontroli nad obrotem podatkowym.
Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest obowiązkowe dla podatników VAT (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT), którzy:
- mają siedzibę działalności gospodarczej w Polsce albo stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce uczestniczące w danej transakcji,
- wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub usług – dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT,
- sprzedają na rzecz innych przedsiębiorców i podmiotów (transakcje B2B i B2G), także w walutach obcych.
Obowiązek wszedł w życie etapami: od 1 lutego 2026 r. objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych. Do 31 grudnia 2026 r. faktury elektroniczne lub papierowe poza KSeF mogą jeszcze wystawiać podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, oraz faktury z kas rejestrujących (art. 145l–145n ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą z 5 sierpnia 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1203). Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.
Aktualizacja 12 października 2026 r.: poprawiono terminy i zakres obowiązku KSeF, zasady odbioru i przechowywania faktur oraz usunięto nieprawdziwe dane kontaktowe zgodnie z ustawą o VAT (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1263) i ustawą z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203).
Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy natomiast:
- faktur wystawianych przez podatników bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce (albo gdy stałe miejsce nie uczestniczy w transakcji),
- faktur na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) – tu KSeF można stosować dobrowolnie,
- faktur dokumentujących czynności rozliczane w procedurach szczególnych OSS i IOSS oraz faktur dla podatników korzystających z unijnego zwolnienia dla małych przedsiębiorstw (art. 113a ust. 1),
- dokumentów wskazanych w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 106s oraz paragonów fiskalnych, które nie są fakturami (art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT).
Od 1 stycznia 2022 r. do 31 stycznia 2026 r. korzystanie z KSeF było dobrowolne i nie wymagało zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Kary za niewystawienie faktury w KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.
Jakie są korzyści i obowiązki związane z KSeF?
Korzystanie z KSeF wiąże się zarówno z korzyściami, jak i obowiązkami dla podatników. Do najważniejszych korzyści należą:
- uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, dzięki możliwości wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem jednej platformy internetowej,
- oszczędność czasu i kosztów, dzięki eliminacji konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania faktur w formie papierowej,
- jednolity format faktury (struktura FA w formacie XML), który ułatwia automatyczne księgowanie,
- szybszy obieg dokumentów – faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF od razu po jej przyjęciu przez system,
- większa pewność i bezpieczeństwo obiegu dokumentów – faktura otrzymuje w KSeF numer identyfikujący i nie ginie w poczcie ani e-mailu,
- łatwiejsze sprawdzanie poprawności i zgodności faktur, dzięki możliwości weryfikacji faktur w systemie i otrzymywania potwierdzeń odbioru.
Do najważniejszych obowiązków należą:
- uwierzytelnianie w systemie (m.in. Profil Zaufany, kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczna, certyfikat KSeF) i nadawanie uprawnień pracownikom lub biuru rachunkowemu,
- wystawianie faktur w systemie zgodnie z wymaganiami formalnymi i technicznymi,
- przesyłanie faktur do KSeF – kontrahent krajowy otrzymuje je przez system, a nabywcom spoza systemu (np. konsumentom, kontrahentom zagranicznym) udostępnia się je w uzgodniony sposób (art. 106gb ust. 4),
- odbieranie faktur od kontrahentów przez KSeF,
- korygowanie błędów fakturami korygującymi wystawianymi w KSeF – faktury przesłanej do systemu nie można usunąć ani zmienić,
- stosowanie trybu offline lub awaryjnego, gdy wystawienie faktury w KSeF nie jest możliwe.
Jak zarejestrować się i zalogować do KSeF?
KSeF nie wymaga zakładania konta – podatnik uwierzytelnia się w systemie w kontekście swojego numeru NIP, a następnie może nadać uprawnienia pracownikom lub biuru rachunkowemu (art. 106nb ustawy o VAT). Uwierzytelnienie odbywa się m.in. za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej albo certyfikatu KSeF.
Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna) oraz instrukcje są dostępne na stronie ksef.podatki.gov.pl; podatnik może też korzystać z programu księgowego lub fakturowego zintegrowanego z KSeF. Aby zarejestrować się i zalogować do KSeF, podatnik musi spełnić następujące warunki:
- być podatnikiem (czynnym lub zwolnionym z VAT) albo osobą przez niego upoważnioną,
- posiadać środek uwierzytelnienia (np. Profil Zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny lub certyfikat KSeF),
- posiadać dostęp do internetu i urządzenia umożliwiającego korzystanie z systemu (np. komputer, tablet, smartfon).
Korzystanie z KSeF jest bezpłatne. Po uwierzytelnieniu podatnik może korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, takich jak wystawianie, odbieranie i pobieranie faktur oraz zarządzanie uprawnieniami.
Jak wystawić i otrzymać fakturę w KSeF?
Wystawianie faktury w KSeF polega na wypełnieniu formularza elektronicznego, który zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy, towarów lub usług, stawek VAT, kwoty brutto i netto oraz terminu płatności. Fakturę można wystawić w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF lub w programie fakturowym połączonym z KSeF przez interfejs API.
Aby wystawić i otrzymać fakturę w KSeF, należy spełnić kilka warunków:
- Uwierzytelnić się w KSeF (samodzielnie albo przez osobę, której podatnik nadał uprawnienia).
- Korzystać z narzędzia do wystawiania faktur – Aplikacji Podatnika KSeF albo programu zintegrowanego z KSeF. Samej faktury nie podpisuje się podpisem elektronicznym.
- Od 1 lutego 2026 r. nie trzeba zgłaszać korzystania z KSeF w urzędzie skarbowym ani uzyskiwać zgody kontrahenta na odbiór faktur – odbiór przez KSeF wynika z ustawy.
Po spełnieniu tych warunków, można wystawić i otrzymać fakturę w KSeF w następujący sposób:
Wystawienie faktury
Należy zalogować się do portalu podatkowego lub do systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur elektronicznych i wybrać opcję "Wystaw fakturę w KSeF". Następnie należy wypełnić dane faktury zgodnie z przepisami i wysłać ją do KSeF. Po przyjęciu faktura otrzymuje numer identyfikujący KSeF i jest dostępna dla nabywcy w systemie.
Odbiór faktury
Należy zalogować się do portalu podatkowego lub do systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do odbierania faktur elektronicznych i wybrać opcję "Odbierz faktury z KSeF". Następnie należy sprawdzić listę dostępnych faktur i pobrać te, które nas interesują. Faktury można zapisać na dysku komputera lub w chmurze, a także wydrukować lub wysłać e-mailem.
Jak przechowywać i archiwizować faktury w systemie KSeF?
Faktury są ważnymi dokumentami księgowymi, które należy przechowywać i archiwizować zgodnie z obowiązującymi przepisami. System KSeF umożliwia łatwe i bezpieczne zarządzanie fakturami w formie elektronicznej. Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych odbywa się automatycznie:
- Faktury ustrukturyzowane przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT).
- W tym czasie podatnik nie musi archiwizować ich osobno – może je w każdej chwili pobrać z systemu.
- KSeF nie służy do przechowywania skanów ani zdjęć faktur papierowych – do systemu trafiają wyłącznie faktury w formacie XML.
- Faktury wystawione poza KSeF (np. dla konsumentów albo w okresie przejściowym) podatnik przechowuje samodzielnie na zasadach z art. 112 i 112a ustawy o VAT.
Faktury przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF są dostępne w każdym momencie i można je przeglądać, wyszukiwać, drukować lub eksportować do innych formatów. System KSeF zapewnia również bezpieczeństwo danych i zgodność z wymogami podatkowymi i prawymi.
Jak rozwiązywać ewentualne problemy i składać reklamacje?
Pytania i problemy techniczne dotyczące KSeF obsługuje Krajowa Informacja Skarbowa – aktualne numery infolinii i formularz kontaktowy są podane na stronie ksef.podatki.gov.pl. Gdy system jest niedostępny, Ministerstwo Finansów ogłasza to w komunikatach, a podatnik może wystawić fakturę w trybie offline lub awaryjnym i przesłać ją do KSeF w terminie wskazanym w ustawie. Błędy w wystawionej fakturze koryguje się fakturą korygującą w KSeF.
Krajowy System e-Faktur to krok w kierunku nowoczesnej, zinformatyzowanej gospodarki, gdzie elektroniczna wymiana dokumentów staje się normą. Dzięki efektywności czasowej, oszczędnościom kosztowym i pozytywnemu wpływowi na środowisko, KSeF zyskuje coraz większą popularność wśród przedsiębiorstw. Dla firm pragnących być konkurencyjnymi i zgodnymi z najnowszymi trendami, korzystanie z KSeF staje się nieodzownym elementem strategii biznesowej. Wprowadzenie elektronicznych faktur to nie tylko innowacja, lecz również krok w kierunku bardziej efektywnego, zrównoważonego i przyszłościowego biznesu.