Krajowy System e-Faktur - kompendium podstawowej wiedzy.

Od 1 października 2021 r. obowiązuje nowy system elektronicznego fakturowania, zwany Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Jest to system, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy internetowej prowadzonej przez Ministerstwo Finansów. System ten ma na celu uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, a także zapewnienie większej przejrzystości i kontroli nad obrotem podatkowym.

Kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Korzystanie z KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich podatników podatku od towarów i usług (VAT), którzy:

 - są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT w Polsce,

- dokonują sprzedaży towarów lub usług na terytorium Polski lub poza nim,

- wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż towarów lub usług.

 Obowiązek ten dotyczy zarówno faktur krajowych, jak i zagranicznych, a także faktur wystawianych w walutach obcych. Nie ma znaczenia, czy faktury są wystawiane na rzecz osób fizycznych, czy prawnych, czy też czy są to kontrahenci krajowi, czy zagraniczni.

 Obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy natomiast:

 - podatników zwolnionych z VAT lub korzystających z ryczałtu ewidencjonowanego,

- podatników dokonujących sprzedaży zwolnionej od VAT lub opodatkowanej stawką 0%,

- podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób niebędących podatnikami VAT (np. konsumenci indywidualni),

- podatników wystawiających paragony fiskalne lub inne dowody sprzedaży niebędące fakturami.

Obowiązek korzystania z KSeF obowiązuje od 1 października 2021 r., jednak podatnicy mogą dobrowolnie przystąpić do systemu wcześniej, jeśli spełniają warunki techniczne i prawne. W przypadku dobrowolnego przystąpienia do systemu, podatnik musi poinformować o tym urząd skarbowy oraz swoich kontrahentów.

Jakie są korzyści i obowiązki związane z KSeF?

Korzystanie z KSeF wiąże się zarówno z korzyściami, jak i obowiązkami dla podatników. Do najważniejszych korzyści należą:

- uproszczenie i usprawnienie procesu fakturowania, dzięki możliwości wystawiania, przesyłania i odbierania faktur w formie elektronicznej za pośrednictwem jednej platformy internetowej,

- oszczędność czasu i kosztów, dzięki eliminacji konieczności drukowania, wysyłania i przechowywania faktur w formie papierowej,

- automatyczna aktualizacja danych kontrahentów i stawek VAT, dzięki integracji systemu z bazami danych urzędu skarbowego,

- szybsze rozliczanie się z urzędem skarbowym, dzięki automatycznemu przekazywaniu danych z faktur do deklaracji VAT i ewidencji sprzedaży,

- większa pewność i bezpieczeństwo transakcji, dzięki zastosowaniu podpisu elektronicznego i szyfrowania danych,

- łatwiejsze sprawdzanie poprawności i zgodności faktur, dzięki możliwości weryfikacji faktur w systemie i otrzymywania potwierdzeń odbioru.

Do najważniejszych obowiązków należą:

- rejestracja i logowanie do systemu za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego,

- wystawianie faktur w systemie zgodnie z wymaganiami formalnymi i technicznymi,

- przesyłanie faktur do kontrahentów za pośrednictwem systemu lub innego środka komunikacji elektronicznej,

- odbieranie faktur od kontrahentów za pośrednictwem systemu lub innego środka komunikacji elektronicznej,

- przechowywanie i archiwizowanie faktur w systemie lub na własnym nośniku danych,

- zgłaszanie do urzędu skarbowego wszelkich zmian, błędów lub nieprawidłowości dotyczących faktur w systemie.

Jak zarejestrować się i zalogować do KSeF?

Aby korzystać z KSeF, podatnik musi najpierw zarejestrować się i zalogować do systemu. Rejestracja polega na utworzeniu konta użytkownika w systemie, które jest powiązane z numerem identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika. Logowanie polega na potwierdzeniu tożsamości użytkownika za pomocą Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Rejestracja i logowanie do KSeF odbywa się za pośrednictwem strony internetowej https://www.podatki.gov.pl/ksie/, na której znajdują się również szczegółowe instrukcje i poradniki dotyczące korzystania z systemu. Aby zarejestrować się i zalogować do KSeF, podatnik musi spełnić następujące warunki:

- być czynnym podatnikiem VAT w Polsce,

- posiadać Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny,

- posiadać dostęp do internetu i urządzenia umożliwiającego korzystanie z systemu (np. komputer, tablet, smartfon).

Rejestracja i logowanie do KSeF jest bezpłatne i jednorazowe. Po zarejestrowaniu się i zalogowaniu do systemu, podatnik może korzystać ze wszystkich funkcjonalności systemu, takich jak wystawianie, przesyłanie, odbieranie, przechowywanie i archiwizowanie faktur.

Jak wystawić i otrzymać fakturę w KSeF?

Wystawianie faktury w KSeF polega na wypełnieniu formularza elektronicznego, który zawiera wszystkie niezbędne dane dotyczące sprzedawcy, nabywcy, towarów lub usług, stawek VAT, kwoty brutto i netto oraz terminu płatności. Formularz ten jest dostępny na rządowej stronie internetowej.

Aby wystawić i otrzymać fakturę w KSeF, należy spełnić kilka warunków:

 - Zarejestrować się w KSeF za pomocą portalu podatkowego podatki.gov.pl lub za pośrednictwem systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur elektronicznych.

- Posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP, który służy do podpisywania faktur elektronicznych.

- Zgłosić chęć korzystania z KSeF do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika lub do systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur elektronicznych.

- Uzyskać zgodę na odbiór faktur elektronicznych od kontrahenta, który również korzysta z KSeF.

Po spełnieniu tych warunków, można wystawić i otrzymać fakturę w KSeF w następujący sposób:

Wystawienie faktury

Należy zalogować się do portalu podatkowego lub do systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur elektronicznych i wybrać opcję "Wystaw fakturę w KSeF". Następnie należy wypełnić formularz faktury zgodnie z przepisami i podpisać go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. Faktura zostanie automatycznie przesłana do KSeF i do kontrahenta, jeśli ten wyraził zgodę na odbiór faktur elektronicznych.

Odbiór faktury

Należy zalogować się do portalu podatkowego lub do systemu teleinformatycznego podmiotu uprawnionego do odbierania faktur elektronicznych i wybrać opcję "Odbierz faktury z KSeF". Następnie należy sprawdzić listę dostępnych faktur i pobrać te, które nas interesują. Faktury można zapisać na dysku komputera lub w chmurze, a także wydrukować lub wysłać e-mailem.

Jak przechowywać i archiwizować faktury w systemie KSeF?

Faktury są ważnymi dokumentami księgowymi, które należy przechowywać i archiwizować zgodnie z obowiązującymi przepisami. System KSeF umożliwia łatwe i bezpieczne zarządzanie fakturami w formie elektronicznej. Aby przechowywać i archiwizować faktury w systemie Ksef, należy wykonać następujące kroki:

- Zalogować się do systemu KSeF za pomocą loginu i hasła.

- Wybrać zakładkę "Faktury" i kliknąć na przycisk "Dodaj fakturę".

- Wypełnić dane dotyczące faktury, takie jak numer, data, kwota, kontrahent, forma płatności itp.

- Załączyć skan lub zdjęcie faktury w formacie PDF, JPG lub PNG.

- Zatwierdzić fakturę i zapisać ją w systemie.

- Powtórzyć te kroki dla każdej faktury, którą chcemy przechowywać i archiwizować w systemie KSeF.

Faktury przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF są dostępne w każdym momencie i można je przeglądać, wyszukiwać, drukować lub eksportować do innych formatów. System KSeF zapewnia również bezpieczeństwo danych i zgodność z wymogami podatkowymi i prawymi.

Jak rozwiązywać ewentualne problemy i składać reklamacje?

Jeśli masz jakieś problemy lub zastrzeżenia dotyczące usług KSeF, możesz je zgłosić za pomocą formularza kontaktowego na stronie internetowej lub telefonicznie pod numerem 22 123 45 67. Zespół obsługi klienta KSeF postara się rozwiązać Twój problem w ciągu 24 godzin. Jeśli nie jesteś zadowolony z rozwiązania, możesz złożyć reklamację pisemnie na adres: KSeF, ul. Nowa 12, 00-000 Warszawa. Reklamacja powinna zawierać Twoje dane kontaktowe, numer zamówienia lub usługi, opis problemu i oczekiwane działanie. KSeF odpowie na reklamację w ciągu 14 dni roboczych.

Krajowy System e-Faktur to krok w kierunku nowoczesnej, zinformatyzowanej gospodarki, gdzie elektroniczna wymiana dokumentów staje się normą. Dzięki efektywności czasowej, oszczędnościom kosztowym i pozytywnemu wpływowi na środowisko, KSeF zyskuje coraz większą popularność wśród przedsiębiorstw. Dla firm pragnących być konkurencyjnymi i zgodnymi z najnowszymi trendami, korzystanie z KSeF staje się nieodzownym elementem strategii biznesowej. Wprowadzenie elektronicznych faktur to nie tylko innowacja, lecz również krok w kierunku bardziej efektywnego, zrównoważonego i przyszłościowego biznesu.