Choroba a Praca: Prawa, Świadczenia i Obowiązki Pracowników.

Choroba pracownika uruchamia jednocześnie przepisy Kodeksu pracy i ustawy zasiłkowej: przez pierwsze dni niezdolności do pracy świadczenie wypłaca pracodawca, później ZUS, a nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia może kosztować pracownika utratę zasiłku, a nawet pracy. Od 13 kwietnia 2026 r. obowiązują też nowe zasady dotyczące pracy zarobkowej na L4 i kontroli zwolnień.

W artykule wyjaśniamy, jak pracownik powinien zawiadomić pracodawcę o chorobie, jakie świadczenia mu przysługują i jak liczy się ich podstawę, kiedy zasiłek nie przysługuje, kto może kontrolować pracownika na zwolnieniu oraz czy w czasie choroby można rozwiązać umowę o pracę.

Jak pracownik powinien powiadomić pracodawcę o chorobie?

Pracownik powinien niezwłocznie poinformować pracodawcę o okresie niezdolności do pracy z powodu choroby. Powiadomienie może odbyć się osobiście, telefonicznie, za pomocą SMS-a, e-maila, listu poleconego lub poprzez inną osobę. Doskonale w tym celu sprawdzają się również elektroniczne wnioski urlopowe jakie pracownik może złożyć w systemie do rejestracji czasu pracy takim jak np. RCPonline. Pracodawca zostaje poinformowany w czasie rzeczywistym o nieobecności, którą pracownik zgłasza wygodnie poprzez swoje urządzenie mobilne. Dodatkowo w naszym systemie istnieje wygodny szablon pomagający przenieść nieobecności wprost z ZUS PUE.

Zawiadomienie powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Termin ten można przekroczyć tylko wtedy, gdy uniemożliwiły to szczególne okoliczności — np. obłożna choroba połączona z brakiem domowników albo inne zdarzenie losowe; wtedy pracownik zawiadamia pracodawcę niezwłocznie po ich ustaniu. Ważne jest również poinformowanie pracodawcy z odpowiednim wyprzedzeniem, jeśli pracownik planuje nieobecność z powodu choroby, na przykład związanej z zabiegiem czy pobytem w szpitalu.

Jakie świadczenia przysługują w czasie zwolnienia lekarskiego?

W czasie zwolnienia lekarskiego pracownikowi przysługują różne świadczenia związane z jego niezdolnością do pracy z powodu choroby. Oto lista głównych świadczeń:

• Wynagrodzenie chorobowe: Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe za każdy dzień niezdolności do pracy z powodu choroby, w tym także za dni wolne od pracy. Wysokość wynagrodzenia chorobowego zależy od rodzaju choroby i okoliczności związanych z przyczyną nieobecności. Przyczyny wystawienia zaświadczeń lekarskich potwierdzają oznaczone na nich kody: powtarzające się choroby w ciągu 60 dni – kod A, ciąża – kod B, nadużycie alkoholu – kod C, gruźlica – kod D. Co do zasady wynagrodzenie chorobowe wynosi 80% podstawy wymiaru.
• Zasiłek chorobowy: Po wykorzystaniu okresu wynagrodzenia chorobowego (33 dni w roku, a od roku następującego po ukończeniu 50 lat — 14 dni) pracownik otrzymuje zasiłek chorobowy z ZUS, co do zasady w wysokości 80% podstawy wymiaru. 100% przysługuje m.in. w okresie ciąży, po wypadku w drodze do pracy lub z pracy oraz przy badaniach i zabiegach dawców komórek, tkanek i narządów. Przy niezdolności wskutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej zasiłek w wysokości 100% przysługuje od pierwszego dnia.
• Świadczenie rehabilitacyjne: Jeśli po wyczerpaniu okresu zasiłkowego pracownik nadal będzie chory i niezdolny do pracy, a lekarz orzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych stwierdzi, że dalsze leczenie lub rehabilitacja mogą przywrócić mu zdolność do pracy, ZUS może przyznać mu świadczenie rehabilitacyjne. Jest to świadczenie pieniężne, które pracownik będzie otrzymywał do czasu powrotu do pracy, maksymalnie przez 12 miesięcy.
• Zwrot kosztów: W niektórych przypadkach pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów związanych z leczeniem, rehabilitacją lub zakupem leków w ramach systemu ubezpieczeń społecznych.
• Opieka medyczna: Pracownikowi przysługuje opieka medyczna w ramach ubezpieczenia zdrowotnego, która obejmuje wizyty lekarskie, badania diagnostyczne, leki oraz inne usługi medyczne niezbędne do leczenia
• Inne świadczenia dodatkowe: W niektórych przypadkach pracownik może otrzymać dodatkowe świadczenia, takie jak refundacja kosztów transportu do lekarza czy dofinansowanie zakupu sprzętu rehabilitacyjnego.

Pracownik może otrzymywać te świadczenia przez określony czas w zależności od rodzaju choroby, postępów w leczeniu oraz oceny lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Co to jest podstawa wymiaru?

Podstawa wymiaru to przeciętne miesięczne wynagrodzenie, które służy jako podstawa do obliczenia wysokości świadczeń, takich jak zasiłek chorobowy. Podstawa wymiaru jest ustalana na podstawie wynagrodzenia pracownika za okresy kalendarzowe poprzedzające moment powstania niezdolności do pracy z powodu choroby. W skład podstawy wymiaru mogą wchodzić różne składniki wynagrodzenia, takie jak pensja podstawowa, premie, dodatki służbowe, kwartalne oraz roczne składniki wynagrodzenia.

Okres wyczekiwania – co to?

Okres wyczekiwania dotyczy sytuacji zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia chorobowego w systemie ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to zazwyczaj pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia przez pracodawcę na podstawie umowy o pracę. Okres wyczekiwania określa czas, jaki musi upłynąć od momentu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia, aby mógł on pobierać świadczenia od pracodawcy oraz z systemu ubezpieczeń społecznych.

Okres wyczekiwania nie dotyczy jednak:

• Absolwentów szkół lub szkół wyższych, którzy są objęci ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu.
• Pracowników nieobecnych z powodu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy.
• Pracowników z 10-letnim okresem obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego.
• Posłów albo senatorów, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od zakończenia kadencji.
• Funkcjonariuszy Służby Celnej, którzy przeszli do pracy w Krajowej Administracji Skarbowej.

Dla tych grup pracowników nie stosuje się okresu wyczekiwania, co oznacza, że mogą oni od razu korzystać ze świadczeń chorobowych bez konieczności oczekiwania na upływ określonego czasu od momentu zgłoszenia się do ubezpieczenia.

Kiedy przysługuje zasiłek chorobowy?

Zasiłek chorobowy przysługuje pracownikowi, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby i został zgłoszony do systemu ubezpieczeń społecznych. Wysokość zasiłku chorobowego zależy od rodzaju choroby oraz okoliczności związanych z niezdolnością do pracy. Podstawowo wynagrodzenie chorobowe wynosi 80% podstawy wymiaru, jednakże istnieją pewne wyjątki. Wynagrodzenie chorobowe wynosi 100% podstawy wymiaru, gdy niezdolność przypada w okresie ciąży, wynika z wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo z badań i zabiegu u kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów (art. 92 § 1 KP). Przy wypadku przy pracy i chorobie zawodowej pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia chorobowego — od pierwszego dnia przysługuje zasiłek chorobowy w wysokości 100% podstawy. Natomiast pracownicy, którzy skończyli 50 lat, mogą otrzymywać wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy tylko przez pierwsze 14 dni choroby w roku kalendarzowym, a od 15. dnia wypłatę zasiłku chorobowego zapewnia Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Ponadto, okres zasiłkowy, czyli czas wypłaty zasiłku chorobowego, jest ograniczony i wynosi zazwyczaj 182 dni, chociaż dla niektórych grup może być wydłużony do 270 dni. W przypadku przekroczenia tego okresu, a pracownik nadal będzie niezdolny do pracy, może mu zostać przyznane świadczenie rehabilitacyjne. Ostateczną wysokość zasiłku chorobowego oblicza się na podstawie podstawy wymiaru, która uwzględnia przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika w okresie ubezpieczenia chorobowego, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia społeczne.

Kiedy nie przysługuje nam zasiłek chorobowy?

Zasiłek chorobowy nie przysługuje w kilku sytuacjach:

• Jeśli nie minął 30-dniowy okres wyczekiwania od momentu zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia chorobowego w systemie ubezpieczeń społecznych.
• Jeśli niezdolność do pracy powstała w czasie korzystania przez pracownika z urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, tymczasowego aresztowania lub odbywania kary pozbawienia wolności.
• Jeśli pracownik został odsunięty od pracy z powodu podejrzenia o nosicielstwo zarazków choroby zakaźnej i nie podjął proponowanej innej pracy, niezabronionej takim osobom, odpowiadającej jego kwalifikacjom zawodowym lub taką, którą może wykonywać po uprzednim przeszkoleniu.
• Jeśli niezdolność do pracy była wynikiem umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez pracownika, co zostało stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu.
• Jeśli niezdolność do pracy spowodowało nadużycie alkoholu, wówczas zasiłek chorobowy nie przysługuje za pierwsze 5 dni niezdolności.
• Jeśli pracownik w okresie zwolnienia lekarskiego wykonuje pracę zarobkową (z wyjątkiem czynności incydentalnych wymuszonych istotnymi okolicznościami — nie jest nią polecenie pracodawcy) lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem, czyli podejmuje działania utrudniające lub wydłużające leczenie (art. 17 ust. 1–1b ustawy zasiłkowej, w brzmieniu od 13 kwietnia 2026 r.).
• Jeśli zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane.

W tych przypadkach pracownikowi nie przysługuje zasiłek chorobowy, a pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia chorobowego.

Czy i kto może kontrolować pracownika na zwolnieniu?

Prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich kontroluje ZUS (art. 68 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Od 13 kwietnia 2026 r. każdy pracodawca może skontrolować pracownika za okres, za który wypłaca mu wynagrodzenie chorobowe (art. 68 ust. 1d), a pracodawca zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób — także w okresie wypłacanego przez siebie zasiłku (art. 68 ust. 1a). Samo orzeczenie o niezdolności do pracy weryfikują lekarze orzecznicy ZUS. Kontrola polega na ustaleniu, czy pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej i nie podejmuje aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, a wątpliwości rozstrzyga ZUS.

Czy w czasie choroby można rozwiązać umowę o pracę?

Nie można rozwiązać umowy o pracę z pracownikiem w trakcie jego choroby za wypowiedzeniem. Ochrona przed wypowiedzeniem trwa do momentu, gdy pracodawca uzyska prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z powodu długotrwałej niezdolności do pracy (art. 41 i 53 § 1 KP): przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy — po 3 miesiącach niezdolności, a przy dłuższym zatrudnieniu lub niezdolności wskutek wypadku przy pracy albo choroby zawodowej — po okresie pobierania wynagrodzenia i zasiłku oraz pierwszych 3 miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego. Ochrona nie wyklucza rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 KP).

Czy można rozwiązać umowę z pracownikiem, który nadużywa zwolnienia lekarskiego?

Jeśli pracownik nadużywa zwolnienia lekarskiego, co może być ujawnione w wyniku kontroli lub innych działań, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, co nazywane jest zwolnieniem dyscyplinarnym. Pracownik może być zwolniony, jeśli wykonuje inną pracę w czasie zwolnienia lub prowadzi działalność sprzeczną z jego stanem zdrowia. W przypadku takiego rozwiązania umowy o pracę pracownik nie jest uprawniony do odszkodowania ani świadczeń z tytułu zwolnienia.

Podsumowanie

Skuteczne zarządzanie nieobecnościami z powodu choroby wymaga współpracy i zrozumienia zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Warto pamiętać, że zdrowie pracowników jest kluczowym elementem sukcesu organizacji, dlatego ważne jest zapewnienie odpowiednich świadczeń oraz wsparcia w przypadku choroby. Poprawne powiadomienie pracodawcy o chorobie oraz uczciwe wykorzystywanie zwolnień lekarskich to fundamenty zaufania i współpracy między stronami. Kontrola ze strony pracodawcy, choć czasem niepopularna, może być konieczna w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania firmy oraz sprawiedliwego traktowania wszystkich pracowników.

Dla pracowników kluczowe jest również zrozumienie, że niezdolność do pracy z powodu choroby to czas, który należy poświęcić na regenerację zdrowia. Jednocześnie warto pamiętać o przestrzeganiu zasad i ograniczaniu ryzyka nadużyć, które mogą zaszkodzić zarówno jednostce, jak i całej organizacji. Dzięki świadomości prawnej oraz współpracy między pracownikami a pracodawcami możliwe jest skuteczne zarządzanie nieobecnościami z powodu choroby, co przyczynia się do budowy zdrowszego i bardziej produktywnego miejsca pracy.