Proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji, to nie tylko kluczowy element zarządzania zasobami ludzkimi, ale również fascynujące zjawisko.

Istnieje wiele teorii dotyczących pochodzenia onboardingu, ale można śmiało stwierdzić, że jego korzenie sięgają czasów, gdy przemysł i organizacje zaczęły się rozwijać w XIX wieku. Początkowo proces przyjmowania pracownika do firmy ograniczał się głównie do podpisania umowy i przekazania kilku informacji na temat zadań. W miarę jak przedsiębiorstwa stawały się bardziej skomplikowane, procesy bardziej złożone, a miejsca pracy bardziej specjalizowane, potrzeba bardziej strukturalnego podejścia do wprowadzania pracowników stała się bardziej oczywista. Wraz z rozwojem teorii zarządzania i nauk o organizacji na przełomie XX i XXI wieku, onboardingu przywiązano jeszcze większą wagę. Badania z dziedziny psychologii organizacji oraz zarządzania zasobami ludzkimi wykazały, że odpowiednie wprowadzenie nowego pracownika do organizacji ma ogromny wpływ na jego wydajność, zaangażowanie i retencję.

Onboarding: dlaczego warto?

Proces wprowadzania nowych pracowników do organizacji, stał się niezwykle ważny z wielu powodów. Nie jest jedynie modą, ale raczej stałym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi i kluczowym procesem w dzisiejszym świecie pracy. Choć pojęcie "onboarding" może wydawać się stosunkowo nowe, jego istota - czyli wprowadzanie nowych pracowników do organizacji - istnieje od dawna.

Dzisiejsze firmy przykładają do adaptacji nowozatrudnionych dużo większą wagę niż kiedyś, ponieważ uznają, że ma on kluczowe znaczenie dla sukcesu organizacji. Współczesne procesy onboardingu są bardziej skomplikowane, spersonalizowane i ukierunkowane na budowanie długoterminowych relacji z pracownikami.

Główne czynniki, które przyczyniły się do wzrostu jego popularności to między innymi:

Wzrost konkurencji na rynku pracy:

Współczesny rynek pracy jest bardziej konkurencyjny niż kiedykolwiek wcześniej. Firmy rywalizują o najlepsze talenty, co sprawia, że pracownicy są wybredniejsi w wyborze pracodawcy. Skuteczny proces onboardingu pomaga przyciągnąć i zatrzymać topowych kandydatów.

Retencja pracowników:

Onboarding ma wpływ na retencję pracowników. Kiedy nowi pracownicy czują się mile widziani, dobrze wprowadzeni do firmy i jej kultury, są bardziej skłonni pozostać w organizacji na dłuższy czas.

Poprawa produktywności:

Efektywne wdrożenie nowego pracownika pomaga mu szybko dostosować się do nowych zadań i środowiska pracy, co przyspiesza osiągnięcie pełnej produktywności.

Zrozumienie kultury organizacyjnej:

Adaptacja pod skrzydłami mentora pomaga nowym pracownikom zrozumieć kulturę organizacyjną firmy, jej wartości, cele i oczekiwania. Wspiera to bardziej efektywne włączenie się do zespołu i pracy zgodnie z firmowymi normami.

Redukcja stresu:

Proces aklimatyzacji pomaga zmniejszyć stres związany z nową pracą. Zatrudnieni pracownicy czują się bardziej pewnie, gdy wiedzą, czego mogą się spodziewać, i mają wsparcie ze strony firmy i zespołu.

Rozwój zawodowy:

Onboarding to często pierwszy krok w procesie rozwoju zawodowego pracownika. Połączenie wprowadzenia do firmy z planem rozwoju daje nowym pracownikom perspektywę i motywację do dalszej pracy i rozwoju.

Zwiększenie zaangażowania pracowników:

Pracownicy, którzy przechodzą pozytywny proces onboardingu, często są bardziej zaangażowani w swoją pracę i bardziej lojalni wobec firmy.

 W rezultacie, stał się nieodłącznym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi i jest uważany za kluczowy proces w zapewnieniu sukcesu organizacyjnego. Firmy inwestują w rozwijanie skutecznych programów wdrożeń, które pomagają nowym pracownikom szybko osiągnąć pełną produktywność, zintegrować się z zespołem i stać się cennym aktywem organizacji.

Pozytywna adaptacja działa obustronnie, ma wpływ zarówno na nowego pracownika, jak i na firmę. Dla pracownika oznacza to wsparcie w dostosowaniu się do nowego środowiska pracy, zrozumienie kultury organizacyjnej i skuteczne rozpoczęcie nowej roli. Dla firmy to okazja do efektywnego przekazania wiedzy i wartości firmowych, a także budowania zaangażowania i lojalności pracownika. To partnerskie podejście, które przyczynia się do sukcesu zarówno pracownika, jak i organizacji.

Cześć, jestem tu nowy…

Udało się! Na tle innych kandydatów wypadłeś najlepiej, za kilka dni Twój pierwszy dzień w nowej pracy! Co teraz? Możliwe, że poza ekscytacją pojawi się stres związany z adaptacją. Zmiany zawsze wpływają na nas w jakimś mniejszym lub większym stopniu. Chcesz wypaść jak najlepiej? Przygotuj się.

Badanie Firmy i Branży:

Przeczytaj materiały dostępne na stronie internetowej firmy, takie jak misja, wizja, wartości i historia. Dowiedz się więcej o branży, w której firma działa, aby zrozumieć jej kontekst i wyzwania. Pamiętaj: nie wszystko w internecie to prawda.

Przygotowanie Dokumentów:

Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty i identyfikatory, które mogą być wymagane na pierwszy dzień pracy.

Nauka Nowego Miejsca Pracy:

Jeśli masz możliwość, odwiedź nowe miejsce pracy przed pierwszym dniem pracy, aby dowiedzieć się, gdzie znajdują się biuro, sala konferencyjna, toalety itp.

Rozwijanie Umiejętności:

Jeśli istnieje określony zestaw umiejętności lub narzędzi, których będziesz potrzebować w nowej pracy, pracuj nad ich rozwinięciem lub odświeżeniem. Gorzej kiedy w CV wpisałeś coś, o czym nie masz pojęcia. Może

Zadawaj Pytania:

Nie krępuj się pytać pracodawcy o wszelkie wątpliwości lub pytania, które mogą Cię nurtować przed pierwszym dniem pracy. Zdecydowanie lepsze wrażenie zrobisz będąc zainteresowany nowym miejscem pracy.

Przygotowanie Zadaniowe:

Jeśli pracodawca przekazał Ci jakieś zadania do wykonania na pierwszy dzień, upewnij się, że jesteś na nie przygotowany.

Planowanie Dojazdu:

Zorganizuj swoją trasę do pracy, abyś miał pewność, że dotrzesz na czas w dniu pierwszego dnia.

Zadbaj o Wypoczynek.

W dniach poprzedzających pierwszy dzień pracy, dbaj o zdrowy sen, aktywność fizyczną i dobrą dietę, abyś był pełen energii.

Kalendarz i Planowanie:

Zorganizuj swój kalendarz i plan na pierwsze dni w pracy, abyś mógł efektywnie zarządzać swoim czasem.

Przygotowanie się do nowego miejsca pracy może pomóc w zredukowaniu stresu i uczynić pierwsze dni bardziej komfortowymi. Pamiętaj, że każdy pracownik potrzebuje czasu na dostosowanie się do nowego otoczenia, więc nie spodziewaj się perfekcji od razu. Dąż do nauki i rozwoju, a z czasem staniesz się cennym członkiem zespołu.

Atmosfera w Twojej firmie jest też Twoją wizytówką.

Pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Dotyczy to również tego jak pracownik poczuje się kiedy trafi do Twojej firmy. Jako pracodawca możesz przygotować się na proces wdrożenia nowego pracownika, aby zapewnić mu jak najbardziej efektywne i pozytywne doświadczenie w nowej firmie.  Dla firmy to okazja do efektywnego przekazania wiedzy i wartości firmowych, a także budowania zaangażowania i lojalności pracownika.

Oto kilka kroków, które pracodawca możesz podjąć:

Przygotuj Plan!

Opracuj strukturalny plan onboardingu, który określa, co nowy pracownik będzie musiał zrobić, zrozumieć i osiągnąć w pierwszych dniach, tygodniach i miesiącach pracy.

Zadania i Obowiązki:

Wyraźnie określ zadania i obowiązki nowego pracownika oraz oczekiwania, które firma ma wobec niego na początku jego zatrudnienia.

Dokumenty i Formalności:

Przygotuj wszystkie niezbędne dokumenty związane z zatrudnieniem i upewnij się, że są gotowe do podpisania w dniu rozpoczęcia pracy.

Narzędzia Pracy:

Upewnij się, że nowy pracownik ma dostęp do niezbędnych narzędzi pracy, takich jak komputer, oprogramowanie, identyfikatory i hasła, oraz że wszystko działa sprawnie.

Szkolenia i Wprowadzenie:

Zorganizuj odpowiednie szkolenia wstępne, które pomogą nowemu pracownikowi zrozumieć firmę, jej kulturę, procedury i polityki.

Przydzielenie Mentora lub Przewodnika:

Jeśli to możliwe, przypisz doświadczonego pracownika jako mentora lub przewodnika, który pomoże nowemu pracownikowi zorientować się w firmie i odpowiedzi na pytania.

Przygotuj Środowisko Pracy:

Przygotuj miejsce pracy nowego pracownika, włączając w to biurko, krzesło, wyposażenie i wszelkie niezbędne materiały.

Informacje o Firmie:

Przygotuj zestaw informacji o firmie, włączając w to broszury, prezentacje i dokumenty opisujące historię, misję, wizję i cele firmy.

Planuj Harmonogram Onboardingu:

Określ harmonogram onboardingu, uwzględniając różne etapy i terminy, w tym pierwszy dzień pracy, pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc itp.

Wsparcie od HR:

Upewnij się, że dział HR jest gotowy do pomocy w procesie onboardingu, w tym wypełniania dokumentów i udzielania informacji na temat świadczeń pracowniczych.

Monitoring i Feedback:

Planuj regularne spotkania z nowym pracownikiem, aby ocenić postępy, zbierać feedback i odpowiednio reagować na jego potrzeby.

Pamięć o Integracji:

Organizuj spotkania integracyjne i wydarzenia, które pomogą nowemu pracownikowi zintegrować się z zespołem.

Onboarding stał się nieodłącznym elementem strategii zarządzania zasobami ludzkimi i jest uważany za kluczowy proces w zapewnieniu sukcesu organizacyjnego. Firmy inwestują w rozwijanie skutecznych programów onboardingu, które pomagają nowym pracownikom szybko osiągnąć pełną produktywność, zintegrować się z zespołem i stać się cennym aktywem organizacji.

Wszyscy płyniemy na tym samym statku:

Zgrany zespół to nieoceniona siła firmy. Gdy pracownicy doskonale się rozumieją, efektywnie współpracują i wzajemnie się wspierają, firma może osiągnąć znacznie lepsze wyniki. Taki zespół jest bardziej produktywny, kreatywny i gotowy do rozwiązywania wszelkich wyzwań. Ponadto, pozytywna atmosfera w zespole sprzyja retencji pracowników, co pozwala na długotrwały rozwój firmy.

Oto kilka pomysłów, jak zespół może powitać nową osobę:

Spotkanie powitalne: Zorganizuj krótkie spotkanie powitalne, na którym wszyscy członkowie zespołu mogą się przedstawić, powiedzieć kilka słów o sobie i podzielić się swoimi rolami w firmie. To świetny sposób na poznanie nazwisk i twarzy.

Podarunek powitalny: Przygotuj mały upominek powitalny dla nowego pracownika, na przykład notes z logo firmy, kubek z napisem, czy inny gadżet związanym z firmą.

Lunch powitalny: Zaproponuj wspólny lunch na przywitanie nowego pracownika. To doskonała okazja do nieformalnej rozmowy i budowania więzi.

Przewodnik po firmie: Poproś jednego z pracowników, aby wziął nową osobę na krótką wycieczkę po firmie, pokazał ważne miejsca, toalety, kuchnię itp.

Prezentacja obecnych projektów: Jeśli to możliwe, rozważ zaproszenie nowej osoby do uczestnictwa w prezentacji projektu lub zadania, nad którym zespół pracuje. To pozwoli mu od razu poczuć się zaangażowanym.

Pomoc w dostosowaniu się: Dajcie nowemu pracownikowi znać, że jesteście dostępni, aby pomóc w dostosowaniu się do nowego środowiska pracy i że mogą zawsze zwrócić się z pytaniami czy problemami.

Zorganizowane spotkanie integracyjne: Raz na jakiś czas można zorganizować specjalne spotkanie integracyjne, na którym wszyscy członkowie zespołu spędzą czas razem poza biurem.

Zdjęcie grupowe: Zróbcie wspólne zdjęcie grupowe, aby uwiecznić moment przybycia nowego pracownika do zespołu.

...

Onboarding to nie tylko proces wprowadzania nowych pracowników do firmy, ale także kluczowy element sukcesu organizacji. Zarówno dla pracownika, jak i dla firmy, adaptacja ma znaczenie, ponieważ pomaga w skutecznym dostosowaniu się do nowego otoczenia pracy, zrozumieniu kultury organizacyjnej i budowaniu efektywnych relacji. Dla pracownika onboarding oznacza wsparcie w pierwszych krokach, dostęp do potrzebnych narzędzi i wiedzy oraz poczucie przynależności do zespołu. Dla firmy to okazja do budowania silnej marki pracodawcy, zwiększania retencji pracowników i przyciągania najlepszych talentów.

Warto inwestować w skuteczne programy onboardingu, które pomagają nowym pracownikom osiągnąć pełną produktywność, a jednocześnie przyczyniają się do sukcesu całej organizacji. To proces, który działa obustronnie, wzmacniając zarówno indywidualne umiejętności pracownika, jak i potencjał firmy. Dlatego warto poświęcić czas i zasoby na tworzenie pozytywnego doświadczenia onboardingu dla wszystkich nowych pracowników.