Jak ułożyć harmonogram pracy?

Projekty, tabelki, raporty, prezentacje, analizy, spotkania biznesowe – tak często wygląda zakres obowiązków wielu pracowników. Każdy z nas ma wiele obowiązków na głowie, ale nie każdy potrafi radzić sobie z ich nadmiarem. Często jego skutkiem jest stres, niska samoocena czy wypalenie zawodowe. Jak radzić sobie, gdy natłok zadań służbowych nas przytłacza? W dzisiejszym artykule podpowiadamy, jak skutecznie ułożyć sobie harmonogram pracy.

Plan to podstawa

Wiele projektów służbowych rozpoczynaharmonogram pracyie inaczej jest również w tym przypadku. Aby pracować efektywnie, stwórz swój harmonogram pracy. Taki plan nie tylko przyspiesza i porządkuje obowiązki służbowe, ale dzięki niemu wszystko mamy w jednym miejscu, co pozwala nam całościowo spojrzeć na dany okres pracy. Najpierw ustal, co w danym czasie musisz zrobić. Najlepiej wypisz wszystkie swoje zadania służbowe od razu z deadlinami. Spróbuj oszacować, ile dane działania może zająć Ci czasu, i również zanotuj to. Oceń również, czy wykonanie danego zadania nie wiążę się z konsultacją z innymi pracownikami czy przełożonym (to zawsze wydłuża czas zakończenia projektu). Teraz postaraj się te wszystkie informacje przenieść na kalendarz. Jest to czas, kiedy możesz kreślić, przenosić, zamieniać miejscami – Twoim celem jest stworzenie jak najbardziej realnego planu. Przydatne są tutaj również wszelkiego rodzaju markery i flamastry – zaznacz cykl zadań czy obowiązki z tej samej kategorii jednym kolorem. Taki plan będzie czytelniejszy i od razu będziesz widział, czy na którąś kategorię zadań nie przeznaczasz za mało/za dużo czasu. Harmonogram możesz sporządzić w wersji papierowej lub elektronicznej, tygodniowy lub miesięczny - to pozostaje już kwestią upodobań planującego. 😉 

Hierarchia ważności 

No dobrze, plan zrobiony, ale w międzyczasie oczywiście wpadły inne ważne zlecenia, które musisz wykonać w tej chwili? A może zachorowałeś i nie jesteś w stanie zrealizować swojego planu? Takie sytuacje często się zdarzają. Miej świadomość, że plan, który stworzyłeś, nie zawsze zrealizujesz w 100%, i to jest jak najbardziej normalne. W takich nieprzewidywalnych sytuacjach postaraj się ustalić hierarchię ważności. W pierwszej kolejności staraj się robić to, co ma najkrótszy, nieprzesuwalny termin zakończenia, czyli ustal priorytety. Jeśli wiesz, że dany projekt jest ogromny, postaraj się go podzielić na etapy wraz z terminami końcowymi. W opracowanym harmonogramie możesz oszacować hierarchię każdego zadania i zapisać jego ważność np. za pomocą punktów od 1 do 3, gdzie 1 to zadanie najważniejsze, a 3 – najmniej ważne. 

Analizuj 

Jeśli wprowadzenie planu oraz hierarchii ważności nie zadziałały, spróbuj podejść do swoich obowiązków od drugiej strony. Rozpoczynając pracę nad danym projektem, zapisz dokładną godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia pracy nad nim. Uwzględnij również dłuższe przerwy. Rozpisz tak swój cały dzień pracy. Ważne, aby być w tym bardzo konsekwentnym. Takie zapiski można prowadzić w kalendarzu, ale bardziej efektywnym sposobem jest wprowadzenie danych do elektronicznego systemu ewidencji pracy. Po danym okresie system wygeneruje raport, w którym zostanie przedstawiona Twoja analiza czasu pracy. Sprawdzisz, na co poświęciłeś za mało, a na co za dużo czasu. Po tygodniu takiej dokładnej rozpiski spróbuj przeanalizować czas poświęcony na każdy projekt. Na jeden z nich poświęciłeś zbyt dużo czasu? Spróbuj ustalić dlaczego, jakie miałeś trudności, czy efekt końcowy jest zadowalający. Jeśli okaże się, że dane zadanie przerasta Cię lub po prostu nie jesteś w stanie samodzielnie wykonać go dobrze, zgłoś to swojemu pracodawcy. Na pewno znajdziecie dobre rozwiązanie, a Ty będziesz spokojniejszy. 

Na koniec jeszcze kilka dodatkowych wskazówek:

• wyeliminuj tzw „rozpraszalniki”, czyli wszystko to, co odciąga Twoją uwagę – powiadomienia z aplikacji czy głośną muzykę z radio,
• unikaj bałaganu na biurku,
• bądź optymistą! 😉

Chcesz przetestować elektroniczny system ewidencji pracy od RCPonline? To się świetnie składa, ponieważ przez pierwsze 14 dni możesz testować system całkowicie za darmo!