Sandra Nowak •
Rejestracja czasu pracy online to elektroniczny system monitorowania czasu pracy pracowników, który umożliwia ewidencjonowanie oraz bezpośredni podgląd godzin pracy za pomocą systemu internetowego lub mobilnego. Taki program znacząco pomaga pracodawcom w skutecznym zarządzaniu czasem pracy, kontrolowaniu obecności pracowników oraz automatycznym generowaniu raportów związanych z czasem pracy. Dla pracowników to wygodne narzędzie, dzięki któremu ma wgląd w przepracowany czas, zaplanowane grafiki online, ma możliwość składania wniosków przez Internet. Jest to szczególnie przydatne narzędzie w wielu branżach, które wymagają dokładnego monitorowania czasu pracy i kosztów związanych z pracownikami.
Niezaprzeczalnym plusem programów do ewidencji czasu pracy w internecie jest możliwość korzystania z rejestrowania lokalizacji zdarzeń użytkowników. Jak to wszystko działa? Dla kogo taka funkcja będzie przydatnym narzędziem? Jak na kwestie zbierania danych lokalizacyjnych zapatruje się RODO? W tym wpisie postaram się odpowiedzieć na te pytania.
Dla kogo RCPonline z funkcją lokalizacji?
Rejestracja czasu pracy online z lokalizacją ma wiele korzyści i jest używana w różnych kontekstach, w zależności od potrzeb firmy. Oto kilka powodów, dla których firma może zdecydować się na rejestrację czasu pracy online z lokalizacją:
Monitorowanie pracowników w terenie:
W przypadku firm, które mają pracowników na placach budowy, w transporcie lub w innych miejscach poza biurem, rejestracja czasu pracy z lokalizacją pozwala na sprawdzenie, gdzie dokładnie znajdują się pracownicy w danej chwili. To może pomóc w zarządzaniu zadaniami, planowaniu tras, optymalizacji działań oraz zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników.
Zarządzanie czasem pracy zdalnych pracowników:
W obliczu wzrostu pracy zdalnej, rejestracja czasu pracy online z lokalizacją umożliwia pracodawcom monitorowanie czasu pracy pracowników, którzy pracują z różnych miejsc. Dzięki temu można mieć wgląd, czy pracownicy wykonują pracę zgodnie z harmonogramem i planem.
Dostosowanie do przepisów prawnych:
W niektórych branżach istnieją przepisy wymagające rejestrowania czasu pracy z uwzględnieniem lokalizacji, na przykład w celu zapewnienia przestrzegania limitów czasu pracy czy płatności za nadgodziny.
Optymalizacja efektywności operacyjnej:
Rejestracja czasu pracy z lokalizacją pozwala na analizowanie danych dotyczących lokalizacji w celu optymalizacji tras, zadań i alokacji zasobów. Można dzięki temu zoptymalizować procesy operacyjne i zwiększyć wydajność.
Zarządzanie projektami:
Dla firm prowadzących projekty na różnych lokalizacjach, rejestracja czasu pracy z lokalizacją pozwala na dokładne śledzenie, ile czasu pracownicy spędzają na każdym projekcie i w jakiej lokalizacji. To pomaga w rozliczaniu projektów i planowaniu zasobów.
Bezpieczeństwo pracowników:
Rejestracja czasu pracy z lokalizacją może pomóc w monitorowaniu pracowników w sytuacjach awaryjnych lub niebezpiecznych. Jeśli pracownik znajduje się w miejscu zagrożonym, firma może szybko podjąć odpowiednie działania.
RODO a lokalizacja.
Rejestracja zdarzeń czasu pracy z lokalizacją podlega przepisom ogólnym dotyczącym ochrony danych osobowych, takim jak Ogólny Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) w Unii Europejskiej. Wprowadzenie systemu monitorowania czasu pracy z lokalizacją musi być zgodne z przepisami RODO oraz innymi przepisami krajowymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Oto kilka kluczowych kwestii, które należy wziąć pod uwagę:
Prawo do prywatności:
Pracownicy mają prawo do prywatności, więc monitorowanie ich lokalizacji w trakcie pracy musi być przeprowadzane w sposób zgodny z przepisami ochrony prywatności. Warto dostarczyć pracownikom informacje na temat monitorowania lokalizacji oraz uzyskać ich zgody w miarę możliwości.
Minimalizacja danych:
Zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych, zbierane dane powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do celów monitorowania czasu pracy. Niezbędne jest ograniczenie zbierania innych danych niż te, które są niezbędne do celów monitorowania.
Bezpieczeństwo danych:
Dane zbierane podczas monitorowania lokalizacji pracowników muszą być odpowiednio zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych. Wszystkie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, muszą być wdrożone.
Przechowywanie danych:
Dane o lokalizacji pracowników powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do osiągnięcia celów monitorowania czasu pracy. Po upływie tego okresu dane powinny być usunięte lub anonimizowane.
Pracownicy mają prawo dostępu do swoich danych osobowych, prawo do poprawiania błędnych danych oraz prawo do usunięcia swoich danych w niektórych przypadkach.
Konsultacja z organem nadzoru ochrony danych:
W niektórych przypadkach, zwłaszcza w przypadku dużych organizacji, może być wymagane skonsultowanie się z organem nadzoru ochrony danych przed wprowadzeniem systemu monitorowania czasu pracy z lokalizacją.
Ustalenie celów monitorowania:
Warto jasno określić cele monitorowania czasu pracy z lokalizacją, takie jak optymalizacja tras, zarządzanie zadaniami lub zapewnienie bezpieczeństwa pracowników.
Zgoda pracowników:
Gdzie to możliwe, pracodawcy mogą ubiegać się o zgodę pracowników na monitorowanie ich lokalizacji w celach związanych z pracą.
Zachowanie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych jest kluczowe podczas wprowadzania systemu monitorowania czasu pracy z lokalizacją, aby uniknąć naruszenia przepisów i potencjalnych kar. Przestrzeganie tych zasad pomaga zminimalizować ryzyko prawne i chronić prywatność pracowników. Przed wdrożeniem takiego systemu zawsze warto skonsultować się z prawnikiem ds. ochrony danych osobowych lub ekspertem ds. RODO, aby upewnić się, że wszystkie procedury są zgodne z przepisami.
RCPonline i Aplikacja GPS.
Te wszystkie kwestie zostały przewidziane podczas tworzenia naszej aplikacji. Po jej zainstalowaniu pracownik musi dobrowolnie wyrazić zgodę na użycie danych lokalizacyjnych. Pamiętaj aby poinformować go o tym fakcie a w razie niewyrażenia przez niego zgody koniecznie zapewnij mu inną formę rejestracji czasu pracy. Jako firma dostarczamy Ci narzędzie, wykorzystuj je zgodnie z prawem.
Jak działa GPS w aplikacjach lokalizacyjnych?
Aplikacje GPS (Global Positioning System) są używane do określania położenia urządzenia lub użytkownika na powierzchni Ziemi przy użyciu sygnałów satelitarnych. Oto ogólny sposób, w jaki działają aplikacje GPS:
Zbieranie sygnałów satelitarnych:
Aplikacje GPS korzystają z sygnałów wysyłanych przez satelity umieszczone na orbicie wokół Ziemi. System GPS składa się z co najmniej 24 satelitów, które emitują sygnały radiowe.
Przyjmowanie sygnałów przez odbiornik GPS:
Twoje urządzenie (na przykład smartfon) jest wyposażone w odbiornik GPS, który jest zdolny do odbierania sygnałów od satelitów GPS. Odbiornik może jednocześnie komunikować się z wieloma satelitami.
Trójwymiarowe wyznaczanie położenia:
Odbiornik GPS odbiera sygnały od co najmniej trzech satelitów i oblicza odległość od każdego z nich na podstawie czasu, jaki sygnał potrzebował, aby dotrzeć z satelity do urządzenia. Ten proces jest nazywany trójwymiarowym wyznaczaniem położenia.
Określenie położenia:
Po odbiorze sygnałów od trzech lub więcej satelitów, odbiornik GPS może obliczyć swoje położenie na Ziemi. W wyniku tego procesu otrzymuje się zestaw współrzędnych geograficznych, takich jak długość geograficzna i szerokość geograficzna oraz wysokość nad poziomem morza.
Aktualizacja położenia:
Odbiornik GPS stale aktualizuje swoje położenie, śledząc zmiany sygnałów od satelitów i dokonując obliczeń. Dzięki temu użytkownik może śledzić swoją trasę, prędkość i dokładne położenie na mapie.
Użytkowanie danych mapowych:
Aplikacje GPS często wykorzystują dane mapowe, które są zapisane w pamięci urządzenia lub pobierane z Internetu. Te dane pozwalają na wyświetlanie aktualnej pozycji użytkownika na mapie i umożliwiają nawigację.
Warto zauważyć, że dokładność aplikacji GPS może zależeć od wielu czynników, takich jak ilość widocznych satelitów, jakość sygnału, przeszkody geograficzne i warunki atmosferyczne. Dlatego w niektórych sytuacjach, na przykład w gęstych miastach czy w górach, dokładność GPS może być nieco niższa.
Dla kogo rejestracja czasu pracy online z lokalizacją?
Rejestracja czasu pracy z lokalizacją może być korzystna dla różnych rodzajów firm i organizacji, zwłaszcza jeśli mają specyficzne potrzeby związane z zarządzaniem pracownikami i lokalizacjami. Oto kilka przykładów grup, dla których rejestracja czasu pracy z lokalizacją może być szczególnie przydatna:
Firmy z pracownikami mobilnymi:
Firmy, które zatrudniają pracowników, którzy często pracują poza biurem lub w terenie, takie jak przedstawiciele handlowi, dostawcy, technicy serwisowi czy kierowcy, mogą korzystać z rejestracji czasu pracy z lokalizacją, aby śledzić ich położenie i efektywność pracy.
Budownictwo i branża budowlana:
W branżach budowlanych ważne jest monitorowanie, gdzie i jak długo pracownicy spędzają czas na różnych placach budowy. Rejestracja czasu pracy z lokalizacją pomaga w zarządzaniu projektami, alokacji zasobów i bezpieczeństwie pracowników.
W miarę wzrostu pracy zdalnej wiele firm korzysta z rejestracji czasu pracy z lokalizacją, aby monitorować czas pracy pracowników pracujących z różnych lokalizacji i upewnić się, że są aktywni w określonych godzinach.
Przedsiębiorstwa wielolokalizacyjne:
Firmy z wieloma oddziałami lub placówkami mogą używać rejestracji czasu pracy z lokalizacją, aby zarządzać pracownikami w różnych lokalizacjach, analizować wydajność poszczególnych miejsc i optymalizować operacje.
Firmy z przepisami dotyczącymi czasu pracy:
W branżach istnieją przepisy wymagające rejestrowania czasu pracy z uwzględnieniem lokalizacji, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy i płatnościami.
Firmy projektowe i konsultingowe:
Firmy zarządzające projektami lub świadczące usługi konsultingowe często używają rejestracji czasu pracy z lokalizacją do monitorowania, ile czasu pracownicy poświęcają na konkretne projekty i w jakich lokalizacjach.
Firmy z obszaru bezpieczeństwa:
W sektorach związanych z bezpieczeństwem, takich jak ochrona, ochrona mienia czy nadzór nad infrastrukturą krytyczną, rejestracja czasu pracy z lokalizacją pomaga w monitorowaniu obecności pracowników w kluczowych obszarach.
Warto zaznaczyć, że nie każda firma musi stosować rejestrację czasu pracy z lokalizacją, ale dla tych, które mają specyficzne potrzeby związane z zarządzaniem pracownikami i lokalizacjami, może to być cenne narzędzie do efektywnego zarządzania zasobami ludzkimi i operacjami. Przed wdrożeniem takiego systemu warto rozważyć swoje konkretne cele i przepisy prawne, aby dostosować go do swoich potrzeb.
RCPonline i usługa lokalizacyjna.
W naszym systemie również posiadamy funkcję lokalizacji pracowników. Prosta i intuicyjna aplikacja zarejestruje dodatkowo lokalizację GPS. Dzięki temu łatwo zweryfikujesz czy pracownik odbija się w wyznaczonym miejscu o właściwej porze.
Nie śledzimy położenia w czasie rzeczywistym. Korzystając z naszej lokalizacji po odnotowaniu któregoś ze zdarzeń przez pracownika, widzisz jego położenie na mapie w momencie kiedy rejestrował któreś ze zdarzeń. Podając współrzędne i określając promień definiujący dozwolony obszar, z którego pracownicy mogą się rejestrować system automatycznie wykryje czy rejestracja była dokonana w tym obszarze i zdecyduje czy zaliczyć czas pracy. Dzięki temu łatwo zweryfikujesz czy pracownicy nie odbijają się już w drodze na wyznaczone miejsce.
Definiując lokalizacje i przypisując do nich czytniki, adresy IP lub obszary na mapie będziesz mógł wyświetlić raport z podsumowaniem czasu pracy każdego pracownika w poszczególnych lokalizacjach.
_______
Rejestracja czasu pracy online z wykorzystaniem lokalizacji GPS to nie tylko nowoczesne rozwiązanie, ale również sposób na usprawnienie zarządzania czasem pracy i zwiększenie efektywności firmy. Dzięki tej prostym w obsłudze aplikacji pracodawcy mogą śledzić obecność pracowników na miejscu pracy, eliminując tym samym ryzyko nieścisłości i nadużyć. To narzędzie staje się coraz bardziej popularne w różnych branżach, gdzie kontrola nad czasem pracy i lokalizacją pracowników jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania. Dlatego też warto zastanowić się nad jego wprowadzeniem w swojej firmie i dołączyć do przedsiębiorstw, które już teraz korzystają z tej innowacyjnej technologii.
